Cómo organizar una feria de empleo sin perder el control
Una feria de empleo se organiza en dos líneas paralelas: confirmar a las empresas y preparar una experiencia sencilla para los visitantes. Empieza por fijar fecha y lugar, calcula la capacidad y reserva lo necesario antes de abrir las inscripciones. Después cierra participantes, puestos, programa y necesidades técnicas en ese orden. Los últimos días deben servir para comprobar nombres, materiales, presentaciones y accesos, no para tomar decisiones básicas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Hacer reservas
- 3
Contactar a los empleadores participantes
3 personas
- 4
Registrar a los empleadores
2 personas
- 5
Asignar puestos
2 personas
- 6
Redactar invitaciones
2 personas
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Publicar el formulario de inscripción
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Comprobar la lista de visitantes
2 personas
- 12
Recopilar información de los empleadores
2 personas
- 13
Definir el programa final
2 personas
- 14
Desarrollar el plano
- 15
Confirmar a los empleadores
2 personas
- 16
Pedir el catering
- 17
Asignar voluntarios
2 personas
- 18
Imprimir instrucciones de seguridad
- 19
Preparar acreditaciones
2 personas
- 20
Preparar los kits para empleadores
3 personas
- 21
Imprimir planos
- 22
Imprimir la señalización
- 23
Recopilar las presentaciones
- 24
Probar la técnica
2 personas
- 25
Reunir los materiales
2 personas
- 26
Hacer la compra
2 personas
- 27
Comprobar el lugar
2 personas
- 28
Montar mesas y sillas
4 personas
- 29
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
- 30
Montar los stands de empleadores
6 personas
- 31
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 32
Montar el punto de catering
2 personas
- 33
Preparar el espacio de presentación
3 personas
- 34
Colgar señalización
2 personas
- 35
Conectar la técnica
2 personas
- 36
Preparar el material de registro
2 personas
- 37
Preparar café y té
2 personas
- 38
Enfriar las bebidas
2 personas
Evento
- 39
Recibir a los empleadores
3 personas
- 40
Guiar a los empleadores hasta los stands
3 personas
- 41
Atender la mesa de registro
3 personas
- 42
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 43
Repartir el programa
2 personas
- 44
Repartir acreditaciones
2 personas
- 45
Apoyar los stands de los empleadores
2 personas
- 46
Servir café y té
2 personas
- 47
Preparar los aperitivos
2 personas
- 48
Servir aperitivos
2 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 51
Anunciar presentaciones
- 52
Coordinar presentaciones
2 personas
- 53
Gestionar micrófonos
- 54
Resolver dudas técnicas
2 personas
- 55
Repartir material informativo adicional
2 personas
- 56
Facilitar conversaciones tranquilas
2 personas
- 57
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 58
Despedir a los empleadores
3 personas
Seguimiento
- 59
Recoger el catering
3 personas
- 60
Recoger materiales de los stands
4 personas
- 61
Apagar la técnica
2 personas
- 62
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 63
Recoger la basura
3 personas
- 64
Lavar la vajilla
3 personas
- 65
Limpiar el lugar
4 personas
- 66
Retirar la señalización
2 personas
- 67
Recoger objetos perdidos
- 68
Devolver el material alquilado
2 personas
- 69
Enviar agradecimientos a los empleadores
- 70
Procesar los datos de asistencia
- 71
Devolver los artículos pendientes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 32
- Sillascant. 110
- Taburetes de barcant. 8
- Mesa de registro
- Taburetescant. 12
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 8
Equipo
- Portátilescant. 3
- Candados para portátilescant. 3
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavozcant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Enrollacablescant. 6
- Regletascant. 12
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores USB-Ccant. 3
- Cables de cargacant. 6
- Mando a distancia para presentacionescant. 2
- Router wifi
Decoración
- Banners verticalescant. 6
- Mantelescant. 32
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 35
- Carteles direccionalescant. 12
- Cartel de bienvenida
- Fondos con logocant. 6
- Tiras adhesivascant. 4
- Canaletas para cablescant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Cucharonescant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Escobas de manocant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Escobacant. 2
- Rascavidrios
Catering
- Compras
Artículos de papel
- Folletos del programacant. 250
- Planoscant. 200
- Folletos para empleadorescant. 300
- Formularios de inscripcióncant. 250
- Formularios de evaluacióncant. 200
- Bloc de notascant. 120
- Sobrescant. 120
- Papel para impresoracant. 2
- Credencialescant. 180
- Fundas para acreditacionescant. 180
- Bolígrafoscant. 150
- Rotuladorescant. 24
- Notas adhesivascant. 24
- Portapapelescant. 12
- Carpetas archivadorascant. 12
- Tarjetas de encuestacant. 150
Artículos de oficina
- Tijerascant. 8
- Rollos de cinta adhesivacant. 12
- Grapadorascant. 4
- Cajas de grapascant. 8
- Clipscant. 4
- Gomas elásticascant. 4
- Pegatinas de etiquetascant. 8
- Bridascant. 100
- Bridascant. 100
- Cintas métricascant. 2
- Cinta americanacant. 4
- Rotuladores para pizarra blancacant. 12
- Pizarra blanca
- Bloc de rotafoliocant. 3
- Rotuladores para pizarracant. 12
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Lámparas de escritoriocant. 6
- Lámparas nocturnascant. 4
Seguridad
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Señales de advertenciacant. 6
- Linternascant. 4
- Chalecos reflectantescant. 8
Consejos
- Cierra primero la lista de empresas y sus necesidades: pide con antelación el nombre del contacto, el texto para la acreditación, los materiales que llevarán y cualquier requisito técnico. Sin esos datos no podrás asignar puestos ni terminar el plano.
- Abre las inscripciones solo cuando tengas una información estable: horario, lugar, empresas participantes y forma de acceso. Reserva al menos una revisión específica para preferencias dietéticas y otra para detectar cambios o inscripciones incompletas.
- Diseña el plano pensando en el flujo, no solo en cuántas mesas caben. Deja espacio para la mesa de registro, sillas, percheros, papeleras y cables; coloca los carteles direccionales donde una persona los vea antes de tener que preguntar.
- Haz una prueba técnica completa antes del día del evento: portátil, proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoz, cables HDMI, adaptadores USB-C, regletas y router wifi. Lleva también cables de carga, un mando de presentaciones y enrollacables; son elementos pequeños que suelen faltar cuando ya han llegado los asistentes.
- Prepara paquetes separados para cada empresa y para el equipo de voluntariado. Incluye acreditaciones, plano, instrucciones de seguridad y materiales; confirma el programa final y las presentaciones antes de imprimir para no rehacer señalización, identificadores ni copias.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varias empresas. Reserva el lugar y contacta con los empleadores en las primeras 2 semanas; deja los últimos 7 días para confirmaciones, impresión y pruebas.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria de empleo?
- Abre el formulario cuando estén confirmados el lugar, el horario y la mayoría de las empresas, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra o revisa la lista 3 días antes para corregir nombres, aforo y preferencias dietéticas.
- ¿Cuándo hay que asignar los puestos de las empresas?
- Haz una primera distribución cuando tengas registrados a todos los empleadores, aproximadamente 2 o 3 semanas antes. Confírmala después de recibir sus necesidades de espacio y envía el plano definitivo al menos 3 días antes.
- ¿Cuándo se prueba la tecnología de una feria de empleo?
- Realiza una prueba completa entre 24 y 48 horas antes, usando el mismo portátil, proyector, pantalla, micrófonos y conexiones del evento. El día de la feria vuelve a comprobar el sonido y las presentaciones al menos 60 minutos antes de abrir.
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