Eine Jobmesse Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Ort fest, bevor du Arbeitgeber ansprichst. Reserviere den Veranstaltungsort anschließend verbindlich und plane die Standflächen erst, wenn die Zahl der teilnehmenden Unternehmen absehbar ist.
• Sammle von jedem Arbeitgeber dieselben Angaben: Firmenname, Ansprechpartner, Logo, benötigte Technik und gewünschte Standgröße. Setze für fehlende Informationen eine feste Frist, zum Beispiel 14 Tage vor der Jobmesse.
• Veröffentliche das Anmeldeformular frühzeitig und prüfe die Besucherliste regelmäßig. Ernährungswünsche solltest du spätestens vor der Cateringbestellung erfassen, damit einzelne Mahlzeiten nicht am Veranstaltungstag fehlen.
• Teste Beamer, Funkmikrofone, Lautsprecher, HDMI-Kabel und USB-C-Adapter gemeinsam mit den tatsächlichen Laptops. Lege Ersatzkabel und Ladekabel bereit und sichere die Geräte mit Laptopschlössern, wenn sie unbeaufsichtigt bleiben.
• Bereite Arbeitgeberpakete, Namensschilder, Lagepläne und Wegweiser vor dem Aufbau vor. Teile Freiwillige mit konkreten Schichten ein und drucke Sicherheitsanweisungen, damit Registrierung, Orientierung und Notfallfragen ab Beginn abgedeckt sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jobmesse organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und der Ansprache der Arbeitgeber. Technik, Catering und Drucksachen sollten spätestens 7 bis 14 Tage vor dem Termin verbindlich geplant sein.

Wie viele Arbeitgeber passen auf eine Jobmesse?

Das hängt von der verfügbaren Fläche und der gewünschten Standgröße ab. Teile die Standplätze erst ein, wenn die Anmeldungen weitgehend abgeschlossen sind, und halte zusätzlich etwa 10 Prozent der Fläche für Wege und Registrierung frei.

Wann sollte man die Einladungen für eine Jobmesse verschicken?

Verschicke die erste Einladung etwa 4 bis 6 Wochen vor der Jobmesse. Eine Erinnerung 7 bis 10 Tage vorher erhöht die Verbindlichkeit und hilft dir, die Besucherliste rechtzeitig zu prüfen.

Wann sollte die Technik für eine Jobmesse getestet werden?

Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und prüfe am Veranstaltungstag noch einmal Strom, WLAN, Bild und Ton. Plane dafür mindestens 60 Minuten vor dem Einlass ein.

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