Organiser un forum de l’emploi, étape par étape

Un forum de l’emploi se prépare d’abord avec une date, un lieu adapté et des employeurs confirmés. Ensuite, construisez le programme, ouvrez les inscriptions et transmettez à chaque participant les informations pratiques dont il a besoin. Les points souvent oubliés sont le plan des stands, les badges, le stationnement et les besoins alimentaires. Prévoyez aussi un contrôle technique et une installation suffisamment tôt le jour même.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires
2 personnes
2
Réserver le lieu et les espaces
2 personnes
3
Contacter les employeurs
3 personnes
4
Confirmer les employeurs participants
2 personnes
5
Préparer le plan du stand
2 personnes
6
Établir le programme
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer les présentateurs
2 personnes
13
Vérifier les réservations
2 personnes
14
Élaborer le plan
2 personnes
15
Envoyer les informations aux employeurs
2 personnes
16
Envoyer les infos de parking
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Imprimer la signalisation
2 personnes
19
Imprimer les flyers du programme
2 personnes
20
Imprimer la liste des employeurs
21
Faire les courses
2 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Vérifier les espaces
2 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Monter les stands des employeurs
6 personnes
29
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
30
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
31
Installer la signalétique
2 personnes
32
Installer la décoration
2 personnes
33
Brancher la technique
2 personnes
34
Tester les présentations
2 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Préparer les en-cas
2 personnes
37
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

38
Accueillir les employeurs
3 personnes
39
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
40
Distribuer le programme
2 personnes
41
Orienter les visiteurs
2 personnes
42
Annoncer les présentations
43
Animer les présentations
2 personnes
44
Gérer le micro
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Vérifier les toilettes
50
Vérifier les stocks
51
Réapprovisionner les bouchées adaptées aux régimes
52
Soutenir les employeurs
2 personnes
53
Rassembler les objets trouvés
54
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
55
Faire ses adieux aux employeurs
2 personnes

Suivi

56
Éteindre la technique
2 personnes
57
Démonter le matériel du stand
6 personnes
58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Nettoyer les espaces
4 personnes
62
Retirer la signalétique
2 personnes
63
Rapporter le matériel
3 personnes
64
Vider les glacières
2 personnes
65
Stocker les restes utilisables
2 personnes
66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
67
Gérer les objets trouvés
68
Envoyer un message de remerciement
69
Archiver les données de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 120
Comptoir d'inscription
Tabouretsqté 12
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 10
Câbles HDMIqté 4
Clés USBqté 4
Câbles de rechargeqté 8
Répéteurs Wi-Fiqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 8
Verres doseursqté 4

Décoration

Bannièresqté 8
Ballonsqté 150
Pompes à ballonsqté 3
Nappesqté 24
Panneaux de standqté 24
Presse-papiersqté 30
Porte-nomsqté 30
Pots à stylosqté 24

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Bureau

Étiquettes nominativesqté 250
Stylos à billeqté 150
Marqueurs permanentsqté 24
Blocs-notesqté 80
Papier A4qté 5
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 8
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 8
Trombonesqté 4
Enveloppesqté 100
Post-itqté 20
Listes d'inscriptionqté 10
Flyers du programmeqté 300
Plansqté 150
Formulaires d’évaluationqté 150
Braceletsqté 250
Cordeqté 4
Attaches-câblesqté 200
Boîtes de punaisesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8
Extincteursqté 2

Conseils

Commencez par réserver le lieu et ses espaces avant de contacter largement les employeurs : le nombre de stands, de chaises et la circulation dépendent directement de la configuration disponible.
Confirmez les employeurs plusieurs semaines avant l’événement, puis envoyez-leur un dossier pratique avec les horaires, le plan du stand, l’accès au parking et le matériel prévu.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est suffisamment stable. Traitez régulièrement les réponses et recueillez les besoins alimentaires au lieu d’attendre la dernière semaine.
Préparez la signalétique et les documents imprimés en avance : badges nominatifs, liste des employeurs, programme et indications doivent être prêts avant l’ouverture du lieu.
Planifiez l’installation au moins 2 heures avant l’accueil du public. Testez les ordinateurs, le vidéoprojecteur, les microphones, les câbles, le Wi-Fi et les prises avant l’arrivée des présentateurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un forum de l’emploi ?: Prévoyez généralement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les employeurs, publier les inscriptions, finaliser le programme et préparer les supports.
Quand faut-il contacter les employeurs pour un forum de l’emploi ?: Contactez-les environ 6 semaines avant la date prévue. Demandez une confirmation écrite au plus tard 3 semaines avant l’événement afin de finaliser le plan des stands et la liste imprimée.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvrez le formulaire 3 à 4 semaines avant le forum. Fixez une date de clôture 3 à 5 jours avant l’événement pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Que faut-il vérifier le matin d’un forum de l’emploi ?: Arrivez au moins 2 heures avant l’accueil. Vérifiez les stands, les badges, la signalétique, le matériel audiovisuel, le Wi-Fi, les boissons et l’espace d’inscription avant l’arrivée des participants.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.