Cómo organizar una feria de empleo sin dejar cabos sueltos
Una feria de empleo empieza mucho antes de abrir las puertas. Primero se cierran la fecha, el lugar y las empresas participantes; después se organiza la inscripción, el plano de puestos y el programa. En los últimos días, los errores suelen aparecer en detalles concretos: información de aparcamiento que no llega, presentadores sin confirmar, cables que faltan o bebidas sin enfriar. Sigue este orden para que empresas, candidatos y equipo sepan qué hacer en cada momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y las horas
2 personas
- 2
Reservar el lugar y las salas
2 personas
- 3
Contactar a los empleadores
3 personas
- 4
Confirmar a los empleadores participantes
2 personas
- 5
Hacer el plano de puestos
2 personas
- 6
Elaborar el programa
2 personas
- 7
Publicar el formulario de inscripción
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Publicar anuncio en redes sociales
- 10
Gestionar inscripciones
2 personas
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Confirmar presentadores
2 personas
- 13
Comprobar las reservas
2 personas
- 14
Desarrollar el plano
2 personas
- 15
Enviar la información del empleador
2 personas
- 16
Enviar la información de aparcamiento
- 17
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 18
Imprimir señalización
2 personas
- 19
Imprimir folletos del programa
2 personas
- 20
Imprimir lista de empleadores
- 21
Hacer la compra
2 personas
- 22
Reunir los materiales
3 personas
- 23
Enfriar bebidas
2 personas
- 24
Preparar aperitivos
3 personas
- 25
Abrir la ubicación
2 personas
- 26
Comprobar los espacios
2 personas
- 27
Montar mesas y sillas
4 personas
- 28
Montar los stands de empleadores
6 personas
- 29
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 30
Preparar el espacio de presentación
3 personas
- 31
Colgar señalización
2 personas
- 32
Colgar la decoración
2 personas
- 33
Conectar la técnica
2 personas
- 34
Probar presentaciones
2 personas
- 35
Preparar café y té
2 personas
- 36
Preparar los aperitivos
2 personas
- 37
Instruir al equipo de registro
2 personas
Evento
- 38
Recibir a los empleadores
3 personas
- 39
Registrar a los visitantes
4 personas
- 40
Repartir el programa
2 personas
- 41
Orientar a los visitantes
2 personas
- 42
Anunciar presentaciones
- 43
Coordinar presentaciones
2 personas
- 44
Gestionar el micrófono
- 45
Servir café y té
2 personas
- 46
Servir aperitivos
2 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 49
Comprobar los baños
- 50
Comprobar el inventario
- 51
Reponer los aperitivos aptos para dietas especiales
- 52
Apoyar a los empleadores
2 personas
- 53
Recoger objetos perdidos
- 54
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 55
Despedir a los empleadores
2 personas
Seguimiento
- 56
Apagar la técnica
2 personas
- 57
Desmontar los materiales del stand
6 personas
- 58
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 59
Lavar la vajilla
3 personas
- 60
Recoger la basura
3 personas
- 61
Limpiar espacios
4 personas
- 62
Retirar la señalización
2 personas
- 63
Devolver los materiales
3 personas
- 64
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
- 65
Guardar los restos aprovechables
2 personas
- 66
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 67
Gestionar objetos perdidos
- 68
Enviar mensaje de agradecimiento
- 69
Archivar los datos de asistencia
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 120
- Mostrador de registro
- Taburetescant. 12
- Percheroscant. 4
- Papeleracant. 12
Equipo
- Portátilescant. 4
- Proyectorcant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Altavocescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 10
- Cables HDMIcant. 4
- Memorias USBcant. 4
- Cables de cargacant. 8
- Repetidores de Wi‑Ficant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos de técant. 100
- Vasos para aguacant. 100
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharillascant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Cucharonescant. 8
- Jarras medidorascant. 4
Decoración
- Banderascant. 8
- Globoscant. 150
- Bombas para globoscant. 3
- Mantelescant. 24
- Carteles de standcant. 24
- Portapapelescant. 30
- Portanombrescant. 30
- Portalápicescant. 24
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 6
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Paños de microfibracant. 20
Catering
- Compras
Oficina
- Pegatinas con nombrecant. 250
- Bolígrafoscant. 150
- Rotuladores permanentescant. 24
- Bloc de notascant. 80
- Papel A4cant. 5
- Cinta adhesivacant. 8
- Tijerascant. 8
- Grapadorascant. 4
- Grapascant. 8
- Clipscant. 4
- Sobrescant. 100
- Notas adhesivascant. 20
- Listas de registrocant. 10
- Folletos del programacant. 300
- Planoscant. 150
- Formularios de evaluacióncant. 150
- Pulserascant. 250
- Cuerdacant. 4
- Bridascant. 200
- Cubetas para chinchetascant. 6
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 4
- Chalecos reflectantescant. 8
- Extintorescant. 2
Consejos
- Cierra la fecha, el horario y las salas antes de invitar a las empresas. Reserva también el tiempo de montaje y comprueba que el lugar permite colocar mesas, sillas, registro y puestos sin bloquear las entradas.
- Contacta primero con las empresas y confirma su participación antes de publicar el programa. Pide a cada empleador su información definitiva y envíala a los asistentes con antelación, junto con las indicaciones de aparcamiento.
- Publica el formulario de inscripción cuando el número de empresas y el programa provisional estén claros. Recoge las preferencias dietéticas desde el principio y revisa las inscripciones cada pocos días para detectar cambios.
- Diseña el plano de puestos y pruébalo físicamente antes del evento. Comprueba que cada mesa tenga acceso a enchufes, que los cables no crucen las zonas de paso y que los portátiles, pantallas, proyectores y micrófonos funcionen juntos.
- Deja la impresión y el montaje para una revisión final, no para improvisar el mismo día. Prepara tarjetas de nombre, señalización, folletos del programa y la lista de empleadores; el día anterior enfría las bebidas y reúne el material de café, té y aperitivos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar salas, contactar con empresas, publicar las inscripciones y corregir el plano antes de imprimir la señalización.
- ¿Cuándo hay que confirmar a las empresas participantes?
- Intenta cerrar la lista al menos 3 semanas antes. Después puedes preparar el plano definitivo, la lista de empleadores, el programa y la información que recibirán los candidatos.
- ¿Cuándo se debe enviar la información a los asistentes?
- Envía el programa, las empresas participantes y las indicaciones de aparcamiento entre 5 y 7 días antes. Reenvía cualquier cambio importante el día anterior para evitar dudas en el registro.
- ¿Qué hay que comprobar el día antes de una feria de empleo?
- Revisa durante una prueba de 60 a 90 minutos el registro, la conexión Wi‑Fi, los portátiles, el proyector, las pantallas, los altavoces, los micrófonos y todos los cables. También verifica que la señalización esté impresa y que las bebidas estén frías.
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