Eine Jobmesse Schritt für Schritt organisieren
Eine Jobmesse gelingt, wenn zuerst Termin, Räume und Arbeitgeber feststehen und erst danach Anmeldung, Programm und Standplan folgen. Plane die Besucherführung früh: Registrierung, Stände, Vorträge, Garderobe und Verpflegung müssen auf dem Lageplan zusammenpassen. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Bestätigungen, Namensschilder, Beschilderung und Techniktests. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem einen klaren Aufbauplan, gekühlte Getränke und eine besetzte Registrierung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
- 2
Ort und Räume reservieren
2 Personen
- 3
Arbeitgeber kontaktieren
3 Personen
- 4
Teilnehmende Arbeitgeber bestätigen
2 Personen
- 5
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 6
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 7
Anmeldeformular veröffentlichen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Social-Media-Ankündigung posten
- 10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Moderatoren bestätigen
2 Personen
- 13
Reservierungen prüfen
2 Personen
- 14
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
- 15
Arbeitgeberinformationen versenden
2 Personen
- 16
Parkinformationen versenden
- 17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 18
Beschilderung drucken
2 Personen
- 19
Programmflyer drucken
2 Personen
- 20
Arbeitgeberliste drucken
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 23
Getränke kühlen
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Räume kontrollieren
2 Personen
- 27
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 28
Arbeitgeberstände aufbauen
6 Personen
- 29
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 30
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
- 31
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 32
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 33
Technik anschließen
2 Personen
- 34
Präsentationen testen
2 Personen
- 35
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 36
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 37
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
Event
- 38
Arbeitgeber empfangen
3 Personen
- 39
Besucher registrieren
4 Personen
- 40
Programm verteilen
2 Personen
- 41
Besucher orientieren
2 Personen
- 42
Präsentationen ankündigen
- 43
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 44
Mikrofon verwalten
- 45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 46
Snacks servieren
2 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Mülleimer leeren
2 Personen
- 49
Toiletten kontrollieren
- 50
Bestand prüfen
- 51
Diätfreundliche Häppchen auffüllen
- 52
Arbeitgeber unterstützen
2 Personen
- 53
Fundsachen sammeln
- 54
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 55
Arbeitgeber verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 56
Technik ausschalten
2 Personen
- 57
Messestandmaterial abbauen
6 Personen
- 58
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 60
Abfall sammeln
3 Personen
- 61
Räume reinigen
4 Personen
- 62
Beschilderung entfernen
2 Personen
- 63
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 64
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 65
Verwertbare Reste aufbewahren
2 Personen
- 66
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 67
Fundsachen bearbeiten
- 68
Dankesnachricht versenden
- 69
Anwesenheitsdaten archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 120
- Registrierungstheke
- HockerAnz. 12
- KleiderständerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 12
Ausstattung
- LaptopsAnz. 4
- BeamerAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 10
- HDMI-KabelAnz. 4
- USB-SticksAnz. 4
- LadekabelAnz. 8
- WLAN-VerstärkerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- TeegläserAnz. 100
- WassergläserAnz. 100
- TellerAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 120
- TeelöffelAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
Dekoration
- BannerAnz. 8
- BallonsAnz. 150
- BallonpumpenAnz. 3
- TischdeckenAnz. 24
- StandschilderAnz. 24
- KlemmbretterAnz. 30
- NamensschildhalterAnz. 30
- StiftehalterAnz. 24
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- LichterkettenAnz. 6
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- MikrofasertücherAnz. 20
Catering
- Einkäufe
Büro
- NamensaufkleberAnz. 250
- KugelschreiberAnz. 150
- PermanentmarkerAnz. 24
- NotizblöckeAnz. 80
- A4-PapierAnz. 5
- KlebebandAnz. 8
- SchereAnz. 8
- TackerAnz. 4
- KlammernAnz. 8
- BüroklammernAnz. 4
- UmschlägeAnz. 100
- KlebezettelAnz. 20
- AnmeldelistenAnz. 10
- ProgrammflyerAnz. 300
- PläneAnz. 150
- EvaluierungsformulareAnz. 150
- ArmbänderAnz. 250
- SeilAnz. 4
- KabelbinderAnz. 200
- ReißzweckenschalenAnz. 6
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 4
- SicherheitswestenAnz. 8
- FeuerlöscherAnz. 2
Tipps
- Beginne mit Termin und Raumreservierung und kontaktiere anschließend die Arbeitgeber. Plane für die Standaufteilung mindestens einen Tisch und zwei Stühle pro Arbeitgeber ein; zusätzliche Hocker eignen sich für kurze Gespräche.
- Veröffentliche das Anmeldeformular erst, wenn Arbeitgeber, Programm und Veranstaltungsort belastbar sind. Verschicke Einladungen und die Social-Media-Ankündigung idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche noch bearbeitet werden können.
- Schicke bestätigten Arbeitgebern spätestens 7 Tage vor der Jobmesse Lageplan, Parkinformationen und Anreisehinweise. So kommen sie nicht erst beim Aufbau mit Fragen zu Standnummern, Strom oder WLAN auf dich zu.
- Teste Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone am Vortag mit den tatsächlich verwendeten Laptops und HDMI-Kabeln. Lege Verlängerungskabel, USB-Sticks und Ladekabel gesammelt am Technikplatz bereit, statt sie am Morgen einzeln zu suchen.
- Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Stelle Registrierungstheke, Namensschilder und Beschilderung zuerst auf, prüfe danach Getränke, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen und führe zum Schluss einen Rundgang durch alle Räume durch.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Jobmesse organisieren?
- Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Räumen und Arbeitgebern. Spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin sollten Anmeldung, Einladungen und Programm veröffentlicht sein.
- Wie viele Arbeitgeber braucht man für eine Jobmesse?
- Die Zahl hängt von Raumgröße und Zielgruppe ab; plane pro Arbeitgeber mindestens einen Standbereich mit Tisch und zwei Stühlen. Bestätige die endgültige Arbeitgeberliste spätestens 2 Wochen vor der Messe, damit Lageplan und Arbeitgeberinformationen rechtzeitig fertig werden.
- Wann muss man die Technik für eine Jobmesse testen?
- Teste Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Funkmikrofone und HDMI-Verbindungen spätestens am Vortag. Öffne am Veranstaltungstag 2 Stunden vor dem Einlass, um Strom, WLAN, Laptops und Präsentationen nochmals zu prüfen.
- Wie viel Verpflegung braucht man für eine Jobmesse?
- Rechne bei einer mehrstündigen Messe mit etwa 0,5 bis 0,75 Litern Wasser pro Person und 1 bis 2 kleinen Snacks pro Person. Kühle Getränke am Vorabend und bereite Kaffee, Tee, Tassen, Gläser und Geschirr spätestens 60 Minuten vor Beginn vor.
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