Zo organiseer je een banenmarkt zonder losse eindjes

Begin met de datum, openingstijden en locatie voordat je werkgevers uitnodigt. Daarna bouw je het programma en de standindeling rond het aantal deelnemende werkgevers en de beschikbare ruimtes. Regel vroeg de aanmeldingen, presentatoren en praktische bezoekersinformatie. In de laatste week draait het vooral om bevestigen, printen, techniek testen en de ontvangst voorbereiden. Zo voorkom je dat werkgevers ontbreken, bezoekers verdwalen of presentaties zonder kabels en microfoons beginnen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijden vastleggen
2 personen
2
Locatie en ruimtes reserveren
2 personen
3
Werkgevers benaderen
3 personen
4
Deelnemende werkgevers bevestigen
2 personen
5
Standindeling maken
2 personen
6
Programma samenstellen
2 personen
7
Aanmeldformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Sociale media aankondiging plaatsen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Presentatoren bevestigen
2 personen
13
Reserveringen controleren
2 personen
14
Plattegrond uitwerken
2 personen
15
Werkgeversinformatie versturen
2 personen
16
Parkeerinformatie versturen
17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
18
Bewegwijzering printen
2 personen
19
Programmaflyers printen
2 personen
20
Werkgeverslijst printen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Materialen verzamelen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Ruimtes controleren
2 personen
27
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
28
Werkgeversstands opbouwen
6 personen
29
Registratiebalie inrichten
2 personen
30
Presentatieruimte inrichten
3 personen
31
Bewegwijzering ophangen
2 personen
32
Decoratie ophangen
2 personen
33
Techniek aansluiten
2 personen
34
Presentaties testen
2 personen
35
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
36
Hapjes klaarzetten
2 personen
37
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

38
Werkgevers ontvangen
3 personen
39
Bezoekers registreren
4 personen
40
Programma uitdelen
2 personen
41
Bezoekers wegwijs maken
2 personen
42
Presentaties aankondigen
43
Presentaties begeleiden
2 personen
44
Microfoon beheren
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Hapjes serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Toiletten controleren
50
Voorraad controleren
51
Dieetvriendelijke hapjes aanvullen
52
Werkgevers ondersteunen
2 personen
53
Gevonden voorwerpen verzamelen
54
Laatste bezoekers informeren
2 personen
55
Werkgevers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

56
Techniek uitschakelen
2 personen
57
Standmaterialen afbreken
6 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Ruimtes schoonmaken
4 personen
62
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
63
Materialen terugbrengen
3 personen
64
Koelboxen leegmaken
2 personen
65
Bruikbare restanten opslaan
2 personen
66
Geleende spullen retourneren
2 personen
67
Gevonden voorwerpen afhandelen
68
Bedankbericht versturen
69
Aanwezigheidsgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 120
Registratiebalie
Krukkenaantal 12
Kapstokkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 10
HDMI-kabelsaantal 4
USB-sticksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 8
Wifiversterkersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Theelepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 4

Decoratie

Banierenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompenaantal 3
Tafelkledenaantal 24
Standbordenaantal 24
Klembordenaantal 30
Naambordhoudersaantal 30
Pennenbakjesaantal 24

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Kantoor

Naamstickersaantal 250
Balpennenaantal 150
Permanent markersaantal 24
Notitieblokkenaantal 80
A4-papieraantal 5
Plakbandaantal 8
Schaaraantal 8
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 8
Paperclipsaantal 4
Enveloppenaantal 100
Kleefnotitiesaantal 20
Registratielijstenaantal 10
Programmaflyersaantal 300
Plattegrondenaantal 150
Evaluatieformulierenaantal 150
Polsbandjesaantal 250
Touwaantal 4
Tie-wrapsaantal 200
Punaisebakjesaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 8
Brandblussersaantal 2

Tips

Bevestig werkgevers uiterlijk twee tot drie weken vooraf en vraag per organisatie om een contactpersoon, logo, functieteksten en het aantal vertegenwoordigers. Daarmee maak je de werkgeverslijst en standindeling definitief.
Plan de bezoekersstroom per tijdsblok als de ruimte beperkt is. Stuur de plattegrond, parkeergegevens en het programma minstens vijf dagen vooraf mee met de bevestiging.
Maak één registratiepunt bij de ingang en leg naamkaartjes, aanmeldgegevens en een geprinte werkgeverslijst daar klaar. Reserveer minimaal één persoon voor ontvangst en één persoon die deelnemers naar de juiste stand verwijst.
Test beamer, projectieschermen, luidsprekers en draadloze microfoons uiterlijk één dag vooraf op de plek waar ze worden gebruikt. Leg per presentatie de juiste HDMI-kabel, USB-stick, verlengsnoer en stekkerdoos klaar.
Koop en koel dranken pas nadat het definitieve aantal deelnemers bekend is. Zet koffie, thee, water en hapjes op een aparte plek van de registratiebalie en controleer dieetwensen uiterlijk drie dagen vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een banenmarkt organiseren?: Begin minstens acht weken vooraf met datum, locatie en werkgeversbenadering. Gebruik de laatste twee weken voor bevestigingen, aanmeldingen, plattegrond, techniek en printwerk.
Hoeveel werkgevers heb je nodig voor een banenmarkt?: Dat hangt af van de ruimte en het doelpubliek, maar plan per werkgever minimaal één tafel en twee stoelen. Tel daarnaast ruimte voor registratie, looproutes, presentaties en catering mee voordat je toezegt.
Wanneer moet je werkgevers uitnodigen voor een banenmarkt?: Stuur de eerste uitnodiging zes tot acht weken vooraf. Vraag om een definitieve bevestiging uiterlijk twee tot drie weken voor de datum, zodat je stands, programma en werkgeversinformatie kunt afronden.
Wat regel je in de laatste week voor een banenmarkt?: Controleer reserveringen, deelnemersaantallen, dieetwensen, presentatoren en techniek. Print in die week ook naamkaartjes, bewegwijzering, programmaflyers en de werkgeverslijst; open de locatie minimaal één uur voor aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.