Organiser un festival pour enfants sans rien oublier

Un festival pour enfants se prépare d’abord comme un parcours, pas comme une simple succession de jeux. Fixez la date et le programme, réservez le lieu, puis dessinez le plan du site avant d’ouvrir les inscriptions. Les informations recueillies auprès des familles servent ensuite à répartir les activités, les bénévoles et les besoins alimentaires. La dernière semaine, concentrez-vous sur la météo, les livraisons, le stockage et les consignes données aux accompagnateurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Choisir les activités et les jeux
2 personnes
3
Réserver le lieu
4
Vérifier les autorisations
5
Créer le plan du site
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir les inscriptions
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Vérifier les prévisions météo
11
Confirmer les livraisons
12
Répartir les activités
2 personnes
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Imprimer la liste de contacts
15
Créer les instructions pour les accompagnateurs
2 personnes
16
Créer une carte des allergènes
17
Créer la liste de prix et le menu
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Stocker les fournitures au sec
2 personnes
21
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
22
Réfrigérer les produits périssables
2 personnes
23
Trier les jeux
2 personnes
24
Préparer le matériel de bricolage
3 personnes
25
Créer la playlist musicale
26
Vérifier le plan météo
2 personnes
27
Inspecter le site
3 personnes
28
Monter les tentes de réception
6 personnes
29
Installer les tables et les chaises
5 personnes
30
Délimiter la zone de jeu sans scène
3 personnes
31
Installer les panneaux d’activités
2 personnes
32
Suspendre la décoration
4 personnes
33
Accrocher les lumières
3 personnes
34
Installer les stations de jeu
6 personnes
35
Aménager les tables de bricolage
4 personnes
36
Installer la table de maquillage
2 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Tester le système de sonorisation
2 personnes
40
Installer la table d’information
2 personnes
41
Préparer la trousse de premiers secours
42
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
43
Faire le briefing des accompagnateurs
3 personnes

Événement

44
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Expliquer le programme
2 personnes
47
Encadrer l’activité de bricolage
3 personnes
48
Encadrer le maquillage
3 personnes
49
Animer des jeux de corde à sauter et de ballon
3 personnes
50
Encadrer la chasse au trésor
3 personnes
51
Encadrer la danse pour enfants
2 personnes
52
Tenir le stand d’eau et de limonade
2 personnes
53
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
4 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Garder le buffet propre et approvisionné
2 personnes
56
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
57
Rassembler les déchets
2 personnes
58
Annoncer le programme du soir
59
Encadrer le programme musical
2 personnes
60
Allumer l’éclairage
61
Annoncer le dernier tour
62
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

63
Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes
64
Ranger le service traiteur
4 personnes
65
Rassembler le matériel de jeu
4 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
68
Démonter les tentes de fête
6 personnes
69
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
70
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
71
Nettoyer le site
4 personnes
72
Ranger le matériel audio
2 personnes
73
Compter le stock
2 personnes
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes
75
Conserver les objets trouvés
76
Envoyer un message de remerciement
77
Partager les photos avec autorisation

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 4
Tables de buffetqté 4
Table de loge
Paravent de loge

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 4

Décoration

Ballonsqté 200
Guirlandes de fanionsqté 12
Nappesqté 12
Guirlandes en papierqté 10
Panneau d’accueil
Panneaux d’activitésqté 10
Panneaux indicateursqté 12

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Distributeurs thermosqté 2
Mégaphone à main

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Carafes d’eauqté 8
Caisses de stockageqté 12
Pains de glaceqté 20

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
balles souplesqté 12
Cordes à sauterqté 10
Cerceauxqté 10
Cônesqté 30
Témoins de relaisqté 8
Tables de jeu de paletsqté 2
Jeu de lancer de boîtesqté 2
Craie de trottoirqté 12
Cartes de chasse au trésorqté 120
Cartes de poinçonnageqté 120
Tamponsqté 10
Prixqté 120
Tissu parachute
Baguettes à bullesqté 12

Matériel de bricolage

Pinceaux pour enfantsqté 40
Palettes de peintureqté 20
Tabliersqté 30
Bacs de bricolageqté 8
Crayons de couleurqté 12
Feutresqté 12
Papier de couleurqté 500
Toiles à peindreqté 100
Sets de ciseaux pour enfantsqté 20
Bâtons de colleqté 30
Colle à paillettesqté 20
Perlesqté 2000
Fil élastiqueqté 10
Autocollantsqté 500
Sacs en cotonqté 100
Protection de table en plastiqueqté 12

Maquillage

Kit de maquillage à l’eauqté 4
Pinceaux de maquillageqté 20
Éponges de maquillageqté 40

Matériel de maquillage

Miroirsqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Ruban de balisageqté 4
Cônes de signalisationqté 12
Lampes de pocheqté 4
Badges nominatifsqté 40
Braceletsqté 150
Couvertures de survieqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 2
Chiffons microfibresqté 20
Bacs à vaisselleqté 3
Spray désinfectantqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le plan du site : prévoyez dès le départ les zones d’activités, le buffet, l’accueil, les toilettes, les circulations et un espace calme. Les panneaux d’activités et indicateurs seront plus faciles à préparer une fois les emplacements fixés.
Ouvrez les inscriptions seulement quand le programme et la capacité du lieu sont confirmés. Demandez l’âge des enfants, le nom de l’accompagnateur, un contact d’urgence et les allergies afin de créer une liste de contacts et une carte des allergènes.
Répartissez les bénévoles par activité, accueil, buffet et surveillance, avec au moins une personne de remplacement par zone. Donnez-leur des instructions écrites et imprimez les contacts : le jour venu, personne ne doit dépendre d’un message sur un téléphone.
Vérifiez la météo plusieurs jours avant, puis de nouveau la veille. Si des tentes sont prévues, décidez à l’avance quelles activités passent à l’abri et gardez les jeux, décorations et fournitures de bricolage au sec.
Achetez les produits frais au dernier moment compatible avec votre organisation et réfrigérez-les immédiatement. Confirmez aussi les livraisons, contrôlez la liste des courses et préparez séparément le matériel de bricolage, les jeux et le matériel de service.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival pour enfants ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date. Réservez d’abord le lieu, fixez le programme et vérifiez les autorisations, car ces éléments conditionnent les inscriptions et le plan du site.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant le festival, une fois les activités et les horaires confirmés. Fixez une date de clôture 7 jours avant l’événement pour traiter les inscriptions, les allergies et la répartition des groupes.
Quand faut-il répartir les bénévoles ?: Faites une première répartition 10 à 14 jours avant, puis confirmez-la 2 ou 3 jours avant. Prévoyez les horaires, la zone attribuée, les consignes et un remplaçant pour chaque activité principale.
Que préparer la veille d’un festival pour enfants ?: La veille, contrôlez la météo, confirmez les livraisons, réfrigérez les produits périssables et regroupez le matériel par zone. Imprimez aussi la liste des contacts, les instructions des accompagnateurs, le menu et la carte des allergènes.

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