Organiser un festival pour enfants, étape par étape

Un festival pour enfants se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par fixer la date, le programme et la répartition des espaces avant de réserver les prestataires ou d’envoyer les invitations. Prévoyez les inscriptions, les besoins alimentaires et les rôles des bénévoles assez tôt. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, le matériel, les contacts et le plan de repli.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Répartir le lieu et le terrain
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier la responsabilité civile
5
Définir les prestataires et les locations
2 personnes
6
Recruter des bénévoles
2 personnes
7
Élaborer le programme d’activités
2 personnes
8
Concevoir les invitations
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Publier le programme en ligne
13
Confirmer les réservations
14
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
15
Imprimer le déroulé
16
Imprimer la liste de contacts
17
Vérifier les prévisions météo
18
Préparer le plan de repli en cas de pluie
2 personnes
19
Inventorier le matériel
2 personnes
20
Acheter des prix pour les jeux
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Trier les prix
2 personnes
23
Préparer les activités créatives
3 personnes
24
Imprimer les cartes de la chasse au trésor
25
Composer la playlist musicale
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Préparer les en-cas
4 personnes
28
Créer des cartes d’allergènes
29
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
30
Recharger les téléphones et les talkies-walkies
31
Contrôler le site
3 personnes
32
Monter les tentes et les parasols
6 personnes
33
Installer les tables et les chaises
5 personnes
34
Installer l’électricité et les rallonges
2 personnes
35
Raccorder la sonorisation
2 personnes
36
Aménager le coin câlins
2 personnes
37
Installer les stations de jeu
4 personnes
38
Aménager les tables de bricolage
3 personnes
39
Installer la table de maquillage
2 personnes
40
Monter le buffet traiteur
4 personnes
41
Installer le bar à boissons
3 personnes
42
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
43
Installer les panneaux d'itinéraire et de sécurité
2 personnes
44
Installer la table d'inscription
2 personnes
45
Afficher le programme des activités
2 personnes
46
Préparer les amuse-bouches et les fruits
4 personnes
47
Briefer les bénévoles
3 personnes
48
Vérifier les premiers secours et les coordonnées de contact
2 personnes
49
Faire la dernière ronde du site
3 personnes

Événement

50
Accueillir les visiteurs
4 personnes
51
Enregistrer les enfants
3 personnes
52
Accompagner le programme d'ouverture
2 personnes
53
Animer les activités de bricolage
4 personnes
54
Animer les jeux
5 personnes
55
Réaliser le maquillage
3 personnes
56
Assurer la surveillance du château gonflable
2 personnes
57
Mettre en place la chasse au trésor
2 personnes
58
Encadrer la chasse au trésor
3 personnes
59
Assurer le programme musical
2 personnes
60
Servir des amuse-bouches
4 personnes
61
Servir les boissons
3 personnes
62
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
63
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
64
Vider les poubelles
2 personnes
65
Vérifier les toilettes
2 personnes
66
Enregistrer les objets trouvés
67
Vérifier les points d’eau
68
Animer la mini-disco pour enfants
3 personnes
69
Animer la remise des prix
2 personnes
70
Annoncer la clôture
71
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
4 personnes

Suivi

72
Nettoyer les restes alimentaires
3 personnes
73
Rassembler la vaisselle et le matériel
4 personnes
74
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
75
Démonter les tentes et les parasols
6 personnes
76
Trier le matériel de jeu
3 personnes
77
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
78
Rassembler les déchets
4 personnes
79
Nettoyer le site
4 personnes
80
Faire la vaisselle
3 personnes
81
Vider les glacières
2 personnes
82
Étiqueter les objets empruntés
2 personnes
83
Fermer le lieu
2 personnes
84
Rapporter le matériel
2 personnes
85
Retourner le matériel loué
2 personnes
86
Distribuer les restes
2 personnes
87
Gérer les objets trouvés
88
Rassembler les factures et les reçus
89
Archiver les photos et les matériels

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Couverture de pique-niqueqté 8
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Gobelets pour enfantsqté 80
Assiettesqté 120
Petits bolsqté 80
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 4

Décoration

Ballonsqté 300
Pompe à ballonsqté 3
Guirlandesqté 20
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 16
Figurines thématiquesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 10

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Pieds d'enceinteqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Pied de haut-parleurqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3
Pains de glaceqté 20

Matériel de sport

Balles souplesqté 20
Cerceauxqté 12
Cônesqté 30
Cordes à sauterqté 12
Sacs de course en sacqté 12
Jeu de lancer de boîtesqté 2
Set de lancer d’anneauxqté 2
Tissu parachute

Matériel de bricolage

Tabliers de peinture pour enfantsqté 30
Tabliers pour les accompagnateursqté 6
Présentoirs de tableqté 10
Bacs à peintureqté 20
Pinceauxqté 60
Ciseauxqté 30
Pistolets à colleqté 4
Crayons de couleurqté 30
Feutresqté 30
Papier à dessinqté 500
Bacs de bricolageqté 12
Kits de maquillageqté 4
Miroirsqté 4
Paillettesqté 12
Petits pinceauxqté 24

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Ruban de balisageqté 4
Cônes de signalisationqté 12
Lampes de pocheqté 6
Étiquettes nominativesqté 150
Braceletsqté 150

Inscription

Formulaires d'inscriptionqté 150
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Caisse
Caisse

Matériel de jeu

Cartes de chasse au trésorqté 120
Kits de tamponsqté 6
Tampons encreursqté 6
Roue de la fortune
Machines à bullesqté 4
Table des prix

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant de communiquer : prévoyez des créneaux précis pour les activités créatives, la chasse au trésor, les jeux et la musique, avec quelques minutes entre deux ateliers.
Traitez les autorisations et l’assurance responsabilité civile avant de confirmer les locations. Gardez une copie des documents avec la liste des contacts imprimée le jour du festival.
Répartissez les bénévoles par zone et par horaire, puis confirmez cette répartition au moins 7 jours avant. Prévoyez une personne disponible pour remplacer un absent ou résoudre un problème sur place.
Préparez le plan pluie avant d’envoyer les invitations : indiquez quelles activités passent sous tente ou à l’intérieur, où déplacer les tables et comment prévenir les familles.
Faites l’inventaire du matériel 2 à 3 jours avant, notamment les rallonges, multiprises, microphone, gobelets et panneaux indicateurs. Triez aussi les prix des jeux et préparez les cartes de la chasse au trésor dans des enveloppes séparées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival pour enfants ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de vérifier les autorisations, réserver les prestataires, recruter les bénévoles, traiter les inscriptions et préparer un plan pluie.
Quand envoyer les invitations pour un festival pour enfants ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date. Demandez une réponse au plus tard 10 à 14 jours avant afin de connaître les effectifs et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un festival pour enfants ?: Prévoyez au minimum 1 adulte responsable par zone d’activité et 1 personne de coordination. Ajoutez une personne de remplacement pour 5 à 8 bénévoles afin de gérer les pauses et les absences.
Que faire s’il pleut le jour du festival pour enfants ?: Décidez du plan de repli au moins 48 heures avant, en fonction des prévisions. Déplacez les activités prévues sous tente ou à l’intérieur, affichez le nouveau programme et informez les familles dès que la décision est prise.

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