So organisierst du ein Kinderfestival ohne Leerlauf

Bei einem Kinderfestival entscheidet nicht nur das Programm, sondern vor allem die Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Datum, Gelände und Aktivitäten fest, bevor du Anmeldungen öffnest oder Material bestellst. Danach folgen Genehmigungen, Helferplanung, Verpflegung und ein klarer Ablauf für den Veranstaltungstag. Plane außerdem früh für Allergien, Wetterwechsel und die Übergabe der Kinder an ihre Begleitpersonen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Aktivitäten und Spiele auswählen
2 Personen
3
Location reservieren
4
Genehmigungen prüfen
5
Geländeplan erstellen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen öffnen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Wettervorhersage prüfen
11
Lieferungen bestätigen
12
Aktivitäten einteilen
2 Personen
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Kontaktliste ausdrucken
15
Anweisungen für Begleitpersonen erstellen
2 Personen
16
Allergiekarte erstellen
17
Preisliste und Speisekarte erstellen
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Vorräte trocken lagern
2 Personen
21
Kühlprodukte einkaufen
2 Personen
22
Verderbliche Produkte kühlen
2 Personen
23
Spiele sortieren
2 Personen
24
Bastelmaterial bereitstellen
3 Personen
25
Musik-Playlist erstellen
26
Wetterplan prüfen
2 Personen
27
Gelände inspizieren
3 Personen
28
Partyzelte aufbauen
6 Personen
29
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
30
Spielbereich ohne Bühne absperren
3 Personen
31
Aktivitätsschilder aufstellen
2 Personen
32
Dekoration aufhängen
4 Personen
33
Lichter aufhängen
3 Personen
34
Spielstationen einrichten
6 Personen
35
Basteltische einrichten
4 Personen
36
Schminktisch einrichten
2 Personen
37
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Beschallungsanlage testen
2 Personen
40
Infotisch aufbauen
2 Personen
41
Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen
42
Müllstationen aufstellen
2 Personen
43
Briefing für Begleitpersonen geben
3 Personen

Event

44
Anmeldetisch besetzen
2 Personen
45
Besucher empfangen
3 Personen
46
Programm erläutern
2 Personen
47
Bastelaktivität betreuen
3 Personen
48
Schminkbetreuung
3 Personen
49
Seil- und Ballspiele betreuen
3 Personen
50
Schnitzeljagd begleiten
3 Personen
51
Kindertanz begleiten
2 Personen
52
Wasser- und Limonadenstation betreuen
2 Personen
53
Snacks und Brötchen servieren
4 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Buffet sauber und gefüllt halten
2 Personen
56
Spielmaterial kontrollieren
2 Personen
57
Abfall sammeln
2 Personen
58
Abendprogramm ankündigen
59
Musikprogramm begleiten
2 Personen
60
Beleuchtung einschalten
61
Letzte Runde ankündigen
62
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

63
Reste sicher kühlen
2 Personen
64
Catering aufräumen
4 Personen
65
Spielmaterial sammeln
4 Personen
66
Dekoration entfernen
3 Personen
67
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
68
Partyzelte abbauen
6 Personen
69
Abfall zum Sammelpunkt bringen
3 Personen
70
Geschirr und Materialien abwaschen
3 Personen
71
Gelände reinigen
4 Personen
72
Soundequipment aufräumen
2 Personen
73
Bestände zählen
2 Personen
74
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
75
Fundgegenstände aufbewahren
76
Dankesnachricht versenden
77
Fotos mit Zustimmung teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 4
BuffetischeAnz. 4
Umkleidetisch
Umkleideschirm

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbares BesteckAnz. 150
KaffeetassenAnz. 40
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 200
WimpelkettenAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
PapiergirlandenAnz. 10
Willkommensschild
AktivitätsboardsAnz. 10
WegweiserAnz. 12

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ThermosspenderAnz. 2
Handmegafon

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
WasserkannenAnz. 8
LagerboxenAnz. 12
KühlelementeAnz. 20

Sportmaterial

FußbälleAnz. 6
weiche BälleAnz. 12
SpringseileAnz. 10
ReifenAnz. 10
KegelAnz. 30
StaffelstäbeAnz. 8
SjoelbakkenAnz. 2
BlechwurfsatzAnz. 2
KreideAnz. 12
Schnitzeljagd-KartenAnz. 120
StempelkartenAnz. 120
StempelAnz. 10
PreiseAnz. 120
Fallschirmtuch
SeifenblasenstäbeAnz. 12

Bastelmaterial

KinderpinselAnz. 40
FarbpalettenAnz. 20
SchürzenAnz. 30
BastelboxenAnz. 8
BuntstifteAnz. 12
FilzstifteAnz. 12
BuntpapierAnz. 500
LeinwändeAnz. 100
KinderscherenAnz. 20
KlebestifteAnz. 30
GlitzerkleberAnz. 20
PerlenAnz. 2000
GummibandAnz. 10
AufkleberAnz. 500
BaumwolltaschenAnz. 100
PlastiktischschutzAnz. 12

Schminken

WasserschminksetAnz. 4
SchminkpinselAnz. 20
SchminkschwämmchenAnz. 40

Schminkmaterial

SpiegelAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
AbsperrbandAnz. 4
VerkehrskegelAnz. 12
TaschenlampenAnz. 4
NamensschilderAnz. 40
ArmbänderAnz. 150
RettungsdeckenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
HandwaschspenderAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 20
SpülbeckenAnz. 3
DesinfektionssprayAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Datum, Programm und Geländeplan. Teile das Festival in klar erkennbare Bereiche ein – etwa Ankunft, Spiele, Basteln, Essen und Rückzugsflächen – und prüfe danach, welche Genehmigungen nötig sind.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Zeiten, Kapazitäten und Aktivitäten feststehen. Erfasse dabei Ernährungswünsche und Allergien; eine gedruckte Kontakt- und Allergieliste sollte spätestens am Vortag bereitliegen.
Plane Helfer nicht nur nach Stationen, sondern auch für Ankunft, Pausen und spontane Ausfälle. Teile Aktivitäten und Freiwillige spätestens eine Woche vorher ein und gib Begleitpersonen schriftliche Anweisungen.
Bestätige Lieferungen und prüfe die Wettervorhersage zwei bis drei Tage vor dem Festival. Zelte, Wegweiser und Lautsprecher helfen bei wechselndem Wetter, ersetzen aber keinen klaren Plan für abgesagte Außenaktivitäten.
Kaufe haltbare Vorräte zuerst und kühle verderbliche Produkte am Veranstaltungstag oder am Vorabend. Sortiere Spiele und Bastelmaterial nach Stationen; so verliert das Team beim Aufbau keine Zeit mit Suchen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Kinderfestival organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Genehmigungen, Anmeldungen und Helferplanung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin laufen.
Wie viele Helfer braucht ein Kinderfestival?: Plane pro betreuter Aktivitätsstation mindestens 1 bis 2 Helfer ein und zusätzlich 2 Personen für Ankunft, Nachfragen und Pausenablösung. Bei jüngeren Kindern brauchst du mehr Unterstützung bei Übergaben und Toilettengängen.
Wann sollte man die Anmeldung für ein Kinderfestival öffnen?: Öffne die Anmeldung, sobald Programm, maximale Teilnehmerzahl und Veranstaltungszeiten feststehen – meist 4 bis 6 Wochen vor dem Festival. Setze einen Anmeldeschluss etwa 7 Tage vorher, damit Allergien und Verpflegung eingeplant werden können.
Was muss man bei schlechtem Wetter für ein Kinderfestival vorbereiten?: Lege spätestens 48 Stunden vorher fest, welche Aktivitäten nach drinnen oder unter Partyzelte wechseln. Informiere Familien über die Wetterregel und stelle einen Ersatzablauf bereit, statt erst am Veranstaltungstag umzuplanen.

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