Cómo organizar un festival infantil sin perder el control

Organizar un festival infantil requiere cerrar primero la fecha, el programa y el lugar, y después convertirlos en un plan operativo. Las inscripciones determinan cuántos monitores, mesas, sillas, vasos y raciones necesitas. Antes del montaje hay que comprobar permisos, previsión meteorológica, entregas, alergias y conexiones eléctricas. La última revisión debe centrarse en quién hace cada tarea, dónde está cada actividad y cómo se atiende a las familias durante el día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Elegir actividades y juegos
2 personas
3
Reservar el lugar
4
Comprobar permisos
5
Hacer un plano del recinto
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Abrir inscripciones
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Comprobar el pronóstico del tiempo
11
Confirmar entregas
12
Distribuir las actividades
2 personas
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Imprimir la lista de contactos
15
Crear instrucciones para los monitores
2 personas
16
Preparar tarjeta de alérgenos
17
Crear la lista de precios y el menú
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Almacenar el stock en seco
2 personas
21
Comprar productos refrigerados
2 personas
22
Refrigerar los productos perecederos
2 personas
23
Clasificar los juegos
2 personas
24
Preparar el material para manualidades
3 personas
25
Crear lista de reproducción
26
Comprobar el plan meteorológico
2 personas
27
Inspeccionar el recinto
3 personas
28
Montar las carpas
6 personas
29
Colocar mesas y sillas
5 personas
30
Delimitar la zona de juego sin escenario
3 personas
31
Colocar los paneles de actividades
2 personas
32
Colgar la decoración
4 personas
33
Colgar luces
3 personas
34
Montar las estaciones de juegos
6 personas
35
Montar mesas de manualidades
4 personas
36
Montar la mesa de pintacaras
2 personas
37
Montar el buffet de catering
4 personas
38
Enfriar las bebidas
2 personas
39
Probar el sistema de sonido
2 personas
40
Preparar la mesa de información
2 personas
41
Preparar el botiquín de primeros auxilios
42
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
43
Dar briefing a los acompañantes
3 personas

Evento

44
Atender la mesa de registro
2 personas
45
Recibir a los visitantes
3 personas
46
Explicar el programa
2 personas
47
Coordinar la actividad de manualidades
3 personas
48
Supervisar el pintacaras
3 personas
49
Coordinar juegos de cuerda y pelota
3 personas
50
Guiar la búsqueda del tesoro
3 personas
51
Acompañar el baile infantil
2 personas
52
Atender el puesto de agua y limonada
2 personas
53
Servir aperitivos y bocadillos
4 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Mantener el buffet limpio y abastecido
2 personas
56
Comprobar el material de juego
2 personas
57
Recoger la basura
2 personas
58
Anunciar el programa de la noche
59
Coordinar el programa musical
2 personas
60
Encender la iluminación
61
Anunciar la última ronda
62
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

63
Enfriar de forma segura los sobrantes
2 personas
64
Recoger el catering
4 personas
65
Reunir el material de juego
4 personas
66
Retirar la decoración
3 personas
67
Desmontar mesas y sillas
5 personas
68
Desmontar las carpas
6 personas
69
Llevar la basura al punto de recogida
3 personas
70
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
71
Limpiar el recinto
4 personas
72
Recoger el equipo de sonido
2 personas
73
Contar el inventario
2 personas
74
Devolver los objetos prestados
2 personas
75
Guardar los objetos perdidos
76
Enviar mensaje de agradecimiento
77
Compartir fotos con permiso

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 4
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de camerino
Biombo para vestuario

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platos reutilizablescant. 120
Cubiertos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 40
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 4

Decoración

Globoscant. 200
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 12
Guirnaldas de papelcant. 10
Cartel de bienvenida
Carteles de actividadescant. 10
Carteles direccionalescant. 12

Equipo

Altavoz Bluetoothcant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Dispensadores térmicoscant. 2
Megáfono de mano

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Jarras de aguacant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12
Acumuladores de fríocant. 20

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 6
pelotas blandascant. 12
Cuerdas para saltarcant. 10
Aroscant. 10
Conoscant. 30
Testigos de relevocant. 8
Mesas de tejocant. 2
Juego de lanzamiento de latascant. 2
Tiza para aceracant. 12
Tarjetas de búsqueda del tesorocant. 120
Tarjetas de selloscant. 120
Selloscant. 10
Premioscant. 120
Tela de paracaídas
Varitas de burbujascant. 12

Material de manualidades

Pinceles infantilescant. 40
Paletas de pinturacant. 20
Delantalescant. 30
Cajas para manualidadescant. 8
Lápices de colorescant. 12
Rotuladorescant. 12
Papel de colorescant. 500
Lienzoscant. 100
Tijeras infantilescant. 20
Barras de pegamentocant. 30
Pegamento con purpurinacant. 20
Cuentascant. 2000
Hilo elásticocant. 10
Pegatinascant. 500
Bolsas de algodóncant. 100
Protección plástica para mesascant. 12

Pintar caras

Set de pintura facial con aguacant. 4
Pinceles de maquillajecant. 20
Esponjas de maquillajecant. 40

Material de maquillaje

Espejoscant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 6
Linternas a pilascant. 6

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Cinta de balizamientocant. 4
Conos de tráficocant. 12
Linternascant. 4
Credencialescant. 40
Pulserascant. 150
Mantas térmicascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Escobillas de bañocant. 2
Paños de microfibracant. 20
Fregaderoscant. 3
Spray desinfectantecant. 4

Catering

Compras

Consejos

Empieza por el programa y el plano del recinto: asigna una zona concreta a cada juego, manualidad, buffet y vestuario, dejando pasillos despejados y una mesa visible para información y contactos.
Cierra las inscripciones con una fecha límite y pide las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Imprime la lista de contactos y la tarjeta de alérgenos al menos 24 horas antes.
Asigna voluntarios por franjas y entrega a cada monitor instrucciones escritas. Prevé una persona de apoyo para cubrir descansos, incidencias y cambios por lluvia.
Comprueba el pronóstico 48 horas antes y decide entonces si las carpas, actividades y carteles deben cambiar de ubicación. No dejes para el mismo día la revisión de permisos ni de las conexiones eléctricas.
Separa el material por actividad y guarda la comida en dos grupos: productos secos y productos refrigerados. Confirma las entregas el día anterior y prepara neveras portátiles o termos para mantener la cadena de frío.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival infantil?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos, fijar el programa y abrir inscripciones. Deja la última semana para confirmar asistentes, voluntarios, compras y entregas.
¿Cuántos monitores hacen falta para un festival infantil?: Como referencia, asigna 1 adulto por cada 8-10 niños en actividades dirigidas, además de una persona coordinadora y al menos una persona de apoyo. Ajusta la proporción según la edad, el recinto y el tipo de juegos.
¿Cuándo hay que comprar la comida para un festival infantil?: Compra los productos secos entre 3 y 5 días antes y los refrigerados el día anterior o la misma mañana. Revisa cantidades después del cierre de inscripciones y conserva los perecederos refrigerados hasta el servicio.
¿Qué hay que preparar el día antes de un festival infantil?: Confirma entregas, revisa el tiempo, imprime contactos e instrucciones, clasifica juegos y material de manualidades y prepara la señalización. También conviene probar el altavoz, el micrófono, los cables y las regletas antes del montaje.

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