Zo organiseer je een kinderfestival zonder last-minute chaos

Begin met het programma en de datum, en werk daarna pas de locatie, vergunningen en inrichting uit. Bij een kinderfestival moeten activiteiten, begeleiding, eten en bewegwijzering logisch op elkaar aansluiten. Open aanmeldingen zodra tijd, plek en programma vaststaan, zodat je dieetwensen en aantallen kunt verwerken. Plan de laatste controle minstens één week vooraf en houd een alternatief klaar voor regen of hitte.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Activiteiten en spellen kiezen
2 personen
3
Locatie reserveren
4
Vergunningen controleren
5
Plattegrond van terrein maken
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Weersvoorspelling controleren
11
Leveringen bevestigen
12
Activiteiten indelen
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Contactlijst afdrukken
15
Instructies voor begeleiders maken
2 personen
16
Allergenenkaart maken
17
Prijslijst en menukaart maken
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Voorraad droog opslaan
2 personen
21
Koelproducten inkopen
2 personen
22
Bederfelijke producten koelen
2 personen
23
Spellen sorteren
2 personen
24
Knuts 기materiaal klaarzetten
3 personen
25
Muziek afspeellijst maken
26
Weerplan controleren
2 personen
27
Terrein inspecteren
3 personen
28
Partytenten opbouwen
6 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
30
Podiumvrije speelzone afzetten
3 personen
31
Activiteitenborden plaatsen
2 personen
32
Versiering ophangen
4 personen
33
Lichtjes ophangen
3 personen
34
Spelstations inrichten
6 personen
35
Knutseltafels inrichten
4 personen
36
Schminktafel inrichten
2 personen
37
Cateringbuffet inrichten
4 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Geluidsinstallatie testen
2 personen
40
Informatietafel klaarzetten
2 personen
41
EHBO-koffer klaarzetten
42
Afvalpunten plaatsen
2 personen
43
Briefing begeleiders geven
3 personen

Event

44
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
45
Bezoekers ontvangen
3 personen
46
Programma uitleggen
2 personen
47
Knutselactiviteit begeleiden
3 personen
48
Schminken begeleiden
3 personen
49
Springtouw- en balspellen begeleiden
3 personen
50
Speurtocht begeleiden
3 personen
51
Kinderdans begeleiden
2 personen
52
Water- en limonadestation bemannen
2 personen
53
Hapjes en broodjes serveren
4 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Buffet schoon en gevuld houden
2 personen
56
Spelmateriaal controleren
2 personen
57
Afval verzamelen
2 personen
58
Avondprogramma aankondigen
59
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
60
Verlichting inschakelen
61
Laatste ronde aankondigen
62
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

63
Restanten veilig koelen
2 personen
64
Catering opruimen
4 personen
65
Spelmateriaal verzamelen
4 personen
66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
68
Partytenten afbreken
6 personen
69
Afval naar inzamelpunt brengen
3 personen
70
Servies en materialen afwassen
3 personen
71
Terrein schoonmaken
4 personen
72
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
73
Voorraad tellen
2 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Gevonden voorwerpen bewaren
76
Bedankbericht versturen
77
Foto's met toestemming delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 4
Kleedkamertafel
Kleedkamerscherm

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 200
Vlaggenlijnenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Papieren slingersaantal 10
Welkomstbord
Activiteitenbordenaantal 10
Pijlbordenaantal 12

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Thermosdispensersaantal 2
Handmegafoon

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Waterkannenaantal 8
Opslagboxenaantal 12
Koelelementenaantal 20

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
zachte ballenaantal 12
Springtouwenaantal 10
Hoepelsaantal 10
Pionnenaantal 30
Estafettestokkenaantal 8
Sjoelbakkenaantal 2
Blikwerpsetaantal 2
Stoepkrijtaantal 12
Speurtochtkaartenaantal 120
Stempelkaartenaantal 120
Stempelsaantal 10
Prijzenaantal 120
Parachutedoek
Bellenblaasstokkenaantal 12

Knutselmateriaal

Kinderkwastenaantal 40
Verfpalettenaantal 20
Schortenaantal 30
Knutselbakkenaantal 8
Kleurpotlodenaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Kleurpapieraantal 500
Schilderdoekenaantal 100
Kinderschaarsetsaantal 20
Lijmstiftenaantal 30
Glitterlijmaantal 20
Kralenaantal 2000
Elastiekdraadaantal 10
Stickersaantal 500
Katoenen tasjesaantal 100
Plastic tafelbeschermingaantal 12

Schminken

Waterschminksetaantal 4
Schminkpenselenaantal 20
Schminksponsjesaantal 40

Schminkmateriaal

Spiegelsaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Zaklampenaantal 4
Naambadgesaantal 40
Polsbandjesaantal 150
Reddingsdekensaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Handwasdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 20
Afwasbakkenaantal 3
Desinfectiesprayaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Zet activiteiten op tijdsblokken en wijs per onderdeel begeleiders aan. Maak voor hen korte instructies en druk de contactlijst af; op de dag zelf wil je niet zoeken naar telefoonnummers.
Maak een plattegrond met partytenten, tafels, activiteiten en pijlborden. Houd looproutes vrij en zet het welkomstbord bij de ingang, zodat kinderen en ouders niet tegelijk bij de organisatiebalie blijven staan.
Controleer aanmeldingen uiterlijk één week voor het festival en verwerk dieetwensen in een allergenenkaart. Maak de prijslijst en menukaart vooraf, zodat vrijwilligers niet zelf hoeven te improviseren.
Regel stroom en geluid vóór de opbouw: test de bluetoothspeaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen op locatie. Leg koelboxen en thermosdispensers zo neer dat kinderen niet tussen warme bereiding en uitgifte lopen.
Controleer de weersvoorspelling 48 uur vooraf en bepaal wanneer je overschakelt op je binnen- of regenplan. Zet knutselmateriaal, spellen en decoratie per activiteit klaar; losse dozen kosten op de festivaldag onnodig veel tijd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kinderfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Controleer daarna direct vergunningen en open de aanmeldingen zodra capaciteit en activiteiten vaststaan.
Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een kinderfestival?: Plan minimaal één begeleider per activiteit en daarnaast één aanspreekpunt voor ontvangst en praktische vragen. Bij spellen met kleine groepen werkt één begeleider per 8 tot 10 kinderen meestal overzichtelijker dan één persoon voor het hele terrein.
Wanneer controleer je de weersvoorspelling voor een kinderfestival?: Bekijk de voorspelling 48 uur vooraf voor de definitieve indeling en nogmaals op de ochtend zelf. Beslis uiterlijk de dag ervoor welke activiteiten onder partytenten of naar binnen gaan.
Wanneer doe je de boodschappen voor een kinderfestival?: Koop houdbare voorraad en materialen enkele dagen vooraf en koelproducten zo kort mogelijk voor de start. Controleer de boodschappenlijst de dag vóór het festival en bewaar bederfelijke producten direct gekoeld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.