Checklist pour organiser un festival pour enfants

Un festival pour enfants demande plus qu’une liste de jeux et de décorations. Il faut coordonner les inscriptions, les activités, les accompagnateurs, les repas et l’installation du site dans le bon ordre. Cette checklist regroupe 77 tâches et 90 éléments à prévoir, des premières réservations au rangement final. Utilisez-la pour répartir le travail, anticiper les besoins alimentaires et éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Choisir les activités et les jeux
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Créer le plan du site
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les livraisons
Répartir les activités
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer la liste de contacts
Créer les instructions pour les accompagnateurs
2 personnes
Créer une carte des allergènes
Créer la liste de prix et le menu
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les fournitures au sec
2 personnes
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
Réfrigérer les produits périssables
2 personnes
Trier les jeux
2 personnes
Préparer le matériel de bricolage
3 personnes
Créer la playlist musicale
Vérifier le plan météo
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Délimiter la zone de jeu sans scène
3 personnes
Installer les panneaux d’activités
2 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Accrocher les lumières
3 personnes
Installer les stations de jeu
6 personnes
Aménager les tables de bricolage
4 personnes
Installer la table de maquillage
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer la table d’information
2 personnes
Préparer la trousse de premiers secours
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Faire le briefing des accompagnateurs
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Expliquer le programme
2 personnes
Encadrer l’activité de bricolage
3 personnes
Encadrer le maquillage
3 personnes
Animer des jeux de corde à sauter et de ballon
3 personnes
Encadrer la chasse au trésor
3 personnes
Encadrer la danse pour enfants
2 personnes
Tenir le stand d’eau et de limonade
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet propre et approvisionné
2 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Encadrer le programme musical
2 personnes
Allumer l’éclairage
Annoncer le dernier tour
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Rassembler le matériel de jeu
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Ranger le matériel audio
2 personnes
Compter le stock
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos avec autorisation

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 4
Tables de buffetqté 4
Table de loge
Paravent de loge

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 4

Décoration

Ballonsqté 200
Guirlandes de fanionsqté 12
Nappesqté 12
Guirlandes en papierqté 10
Panneau d’accueil
Panneaux d’activitésqté 10
Panneaux indicateursqté 12

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Distributeurs thermosqté 2
Mégaphone à main

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Carafes d’eauqté 8
Caisses de stockageqté 12
Pains de glaceqté 20

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
balles souplesqté 12
Cordes à sauterqté 10
Cerceauxqté 10
Cônesqté 30
Témoins de relaisqté 8
Tables de jeu de paletsqté 2
Jeu de lancer de boîtesqté 2
Craie de trottoirqté 12
Cartes de chasse au trésorqté 120
Cartes de poinçonnageqté 120
Tamponsqté 10
Prixqté 120
Tissu parachute
Baguettes à bullesqté 12

Matériel de bricolage

Pinceaux pour enfantsqté 40
Palettes de peintureqté 20
Tabliersqté 30
Bacs de bricolageqté 8
Crayons de couleurqté 12
Feutresqté 12
Papier de couleurqté 500
Toiles à peindreqté 100
Sets de ciseaux pour enfantsqté 20
Bâtons de colleqté 30
Colle à paillettesqté 20
Perlesqté 2000
Fil élastiqueqté 10
Autocollantsqté 500
Sacs en cotonqté 100
Protection de table en plastiqueqté 12

Maquillage

Kit de maquillage à l’eauqté 4
Pinceaux de maquillageqté 20
Éponges de maquillageqté 40

Matériel de maquillage

Miroirsqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Ruban de balisageqté 4
Cônes de signalisationqté 12
Lampes de pocheqté 4
Badges nominatifsqté 40
Braceletsqté 150
Couvertures de survieqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 2
Chiffons microfibresqté 20
Bacs à vaisselleqté 3
Spray désinfectantqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les inscriptions, les allergies et les besoins alimentaires.
Vérifiez les autorisations et dessinez le plan du site avant de commander ou d’installer les tentes, tables et panneaux. Indiquez clairement les activités, l’accueil, les sanitaires et les zones réservées aux accompagnateurs.
Répartissez les bénévoles par activité et donnez-leur des consignes écrites. Prévoyez au moins une personne référente par zone et imprimez la liste des contacts le jour du festival.
Contrôlez la météo 3 à 5 jours avant l’événement, puis de nouveau le matin même. Gardez un plan pour les activités sous tente et vérifiez que les rallonges, multiprises et équipements électriques restent au sec.
Faites les achats en deux temps : les produits secs et le matériel plusieurs jours avant, les produits frais juste avant le festival. Réfrigérez les aliments périssables dès leur arrivée et préparez une carte des allergènes visible au buffet.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival pour enfants ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations, ouvrir les inscriptions, recruter les bénévoles et confirmer les livraisons.
Quand ouvrir les inscriptions pour un festival pour enfants ?: Ouvrez-les environ 3 semaines avant la date prévue, après avoir fixé le programme et les activités. Fermez-les quelques jours avant l’événement afin de traiter les listes, les allergies et les besoins alimentaires.
Quand vérifier la météo pour un festival en plein air ?: Faites une première vérification 3 à 5 jours avant, puis une dernière le matin même. Préparez dès la veille une solution de repli pour les jeux et activités qui ne supportent pas la pluie.
Que faut-il prévoir pour les repas d’un festival pour enfants ?: Recueillez les allergies et régimes alimentaires au moment de l’inscription, puis affichez une carte des allergènes. Achetez les produits frais au maximum 1 à 2 jours avant et conservez-les au froid jusqu’au service.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.