Organiser un salon du design, étape par étape

Un salon du design se prépare d’abord sur plan, puis sur le terrain. Commencez par confirmer les exposants et leurs besoins avant d’attribuer les stands, de réserver le mobilier et de fixer les livraisons. Les inscriptions, les autorisations et la procédure de caisse doivent être réglées plusieurs semaines avant l’ouverture. Gardez enfin du temps pour imprimer les badges, les panneaux et les documents destinés aux exposants : ce sont souvent les éléments oubliés au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Sélectionner les fournisseurs
2 personnes
2
Confirmer les participants
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Créer les visuels promotionnels
2 personnes
5
Publier des messages sur les réseaux sociaux
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Mettre à jour la liste des fournisseurs
9
Informer les exposants
2 personnes
10
Élaborer le plan
2 personnes
11
Attribuer les numéros de stand
12
Faire les réservations
13
Convenir des horaires de livraison
14
Vérifier les autorisations
15
Préparer les documents d’assurance
16
Déterminer le mode de paiement
2 personnes
17
Définir la procédure de caisse
2 personnes
18
Imprimer la liste de contacts
19
Concevoir les badges nominatifs
20
Concevoir les panneaux d’orientation
21
Préparer les impressions
22
Imprimer la lettre aux exposants
23
Inventorier le matériel
2 personnes
24
Vérifier la liste des courses
25
Faire les courses
3 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer des colis par stand
3 personnes
28
Trier le matériel imprimé
2 personnes
29
Tester les caisses
2 personnes
30
Vérifier les prévisions météo

Événement

31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Réception des livraisons
3 personnes
33
Monter les tentes
6 personnes
34
Installer les tables
4 personnes
35
Installer les chaises
3 personnes
36
Installer les portants à vêtements
3 personnes
37
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
38
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
39
Installer la décoration
3 personnes
40
Brancher l’éclairage
2 personnes
41
Mettre en place le point café
3 personnes
42
Préparer la vaisselle
2 personnes
43
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
44
Préparer les boissons
2 personnes
45
Accueillir les exposants
4 personnes
46
Orienter les exposants vers leurs stands
3 personnes
47
Vérifier l'aménagement du stand
3 personnes
48
Vérifier les tarifs
2 personnes
49
Installer les caisses
2 personnes
50
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
51
Accueillir les visiteurs
3 personnes
52
Distribuer le programme
2 personnes
53
Servir le café et le thé
3 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Maintenir le coin café propre
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Vérifier les toilettes
2 personnes
59
Soutenir les exposants
2 personnes
60
Faire une tournée des stands
2 personnes
61
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
62
Faire démonter les stands
4 personnes
63
Fermer les caisses
2 personnes

Suivi

64
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
65
Démonter les tentes
6 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Remettre les portants à vêtements en place
3 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Débrancher l'éclairage
2 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Trier les déchets
2 personnes
73
Compter le matériel emprunté
2 personnes
74
Emballer le matériel
3 personnes
75
Retourner le matériel des fournisseurs
2 personnes
76
Retourner les matériels de location
2 personnes
77
Ranger le stock restant
2 personnes
78
Trier les objets perdus
79
Enregistrer les objets trouvés
80
Informer les exposants des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Stands de marchéqté 24
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Portants à vêtementsqté 12
Cubes d’expositionqté 24
Panneaux de présentationqté 36
Tabourets de barqté 8
Chariots de transportqté 4
Tables de caisseqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 100
Couvertsqté 100
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Nappesqté 24
Fonds de scène en tissuqté 12
Guirlandes de fanionsqté 16
Compositions floralesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 24
Supports pour cartes de prixqté 48
Miroirsqté 8
Guirlandesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 3
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 16
Projecteurs LEDqté 12
Lampes à pilesqté 12

Cuisine

Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Louchesqté 8
Bacs à vaisselleqté 4

Nettoyage

Aspirateursqté 2
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Matériel d'impression

Panneaux numérotés des standsqté 24
Panneaux de directionqté 12
Flyers du programmeqté 500
Plansqté 400
Badges nominatifsqté 40
Étiquettes de prixqté 200
Formulaires d’inscriptionqté 100

Fournitures de bureau

Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 30
Marqueurs indélébilesqté 24
Ruban adhésifqté 12
Ruban adhésif double faceqté 8
Ciseauxqté 8
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 8
Étiquettesqté 300
Plateaux pour espècesqté 4

Sécurité

Passe-câblesqté 20
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 6
Gants de travailqté 12
Lampes de pocheqté 6
Capes de pluieqté 20

Déchets

Poubellesqté 12
Conteneurs à papierqté 4
Bacs à verreqté 4
Caisses pour les retoursqté 12

Conseils

Commencez le plan des stands dès que les participants sont confirmés. Numérotez chaque emplacement et transmettez le plan aux exposants au moins 7 jours avant leur arrivée.
Fixez les créneaux de livraison par fournisseur, plutôt qu’une seule plage horaire. Prévoyez au moins 30 minutes entre deux arrivées pour éviter les files de chariots et de matériel.
Demandez les besoins alimentaires lors de l’inscription et clôturez les réponses 10 à 14 jours avant le salon. Ce délai laisse le temps d’adapter les achats et le service du café.
Préparez la caisse avant le montage : mode de paiement, procédure, table dédiée et liste de contacts imprimée. Testez le matériel au moins 24 heures avant l’ouverture.
Imprimez les badges, les panneaux d’orientation et la lettre aux exposants 2 à 3 jours avant l’événement. Gardez une réserve de 10 % pour les remplacements et les inscriptions tardives.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon du design ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Les premières semaines servent à sélectionner les fournisseurs, confirmer les exposants et vérifier les autorisations, avant de finaliser le plan et les réservations.
Combien de temps faut-il pour installer les stands ?: Prévoyez au minimum une demi-journée pour l’installation, davantage si les exposants apportent des éléments volumineux. Attribuez les créneaux de livraison à l’avance et gardez 60 minutes de marge avant l’accueil du public.
Quand envoyer les invitations et ouvrir les inscriptions ?: Envoyez les invitations environ 6 semaines avant le salon et ouvrez les inscriptions dès leur envoi. Faites un point sur les participants 10 jours avant l’événement pour relancer les réponses manquantes.
Que préparer la veille d’un salon du design ?: La veille, vérifiez le mobilier, les stands, la signalétique, les badges et le matériel de caisse. Faites aussi un inventaire final et placez les documents d’accueil au point d’entrée au moins 2 heures avant l’arrivée des exposants.

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