Organiser un festival du café, étape par étape

Un festival du café se prépare d’abord autour de la date, du lieu et des torréfacteurs disponibles. Ensuite, construisez le programme, ouvrez les inscriptions et confirmez les ateliers avant de commander les quantités nécessaires. Les derniers jours servent surtout à vérifier les stocks, répartir les grains, installer les tables et tester les paiements. Gardez une marge pour les livraisons, les besoins alimentaires et le matériel électrique : ce sont les points qui posent le plus souvent problème.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Faire les réservations
3
Contacter des torréfacteurs
2 personnes
4
Réserver les ateliers
2 personnes
5
Rédiger les invitations
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Planifier les livraisons
10
Publier le programme
11
Inviter les bénévoles
12
Confirmer les inscriptions
13
Confirmer les fournisseurs
14
Vérifier les stocks
2 personnes
15
Faire la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Récupérer le matériel
2 personnes
18
Répartir les grains de café
2 personnes
19
Préparer les pâtisseries et les snacks
2 personnes
20
Créer des panneaux de direction
21
Préparer les badges nominatifs
22
Vérifier l'application de paiement
23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
25
Installer les tables
4 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Installer les tentes de fête
4 personnes
28
Installer les machines à café
3 personnes
29
Raccorder les points d’eau
2 personnes
30
Installer les rallonges en toute sécurité
2 personnes
31
Préparer un café de dégustation
3 personnes
32
Aménager le bar à café
3 personnes
33
Installer les stands de dégustation
3 personnes
34
Présenter les pâtisseries
2 personnes
35
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
36
Installer la décoration
3 personnes
37
Tester l’éclairage
2 personnes
38
Placer les panneaux d’information
2 personnes
39
Installer la table d'inscription
2 personnes
40
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
41
Préparer la salle d’atelier
3 personnes
42
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
43
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
44
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

45
Accueillir les participants
4 personnes
46
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
47
Servir le café
4 personnes
48
Animer les dégustations de café
4 personnes
49
Encadrer les ateliers
3 personnes
50
Servir les pâtisseries
2 personnes
51
Servir du thé et du cacao
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
54
Rassembler la vaisselle
2 personnes
55
Garder les tables propres
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Vérifier les toilettes
58
Vérifier l'éclairage
59
Gérer les dernières commandes
3 personnes
60
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

61
Éteindre les machines à café
2 personnes
62
Emballer le matériel
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Vider les réfrigérateurs
2 personnes
69
Clôturer la caisse
2 personnes
70
Rassembler les objets trouvés
71
Retourner les matériels
2 personnes
72
Ranger le stock restant
2 personnes
73
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
74
Remettre le lieu en état
2 personnes
75
Envoyer un message de remerciement
76
Relancer les fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Tables bistrotqté 8
Chaises pliantesqté 100
Tables hautesqté 6
Nappesqté 12
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Sous-tassesqté 120
Verresqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Cuillères à caféqté 120
Louchesqté 12
Sucriersqté 8
Pichets à laitqté 8

Équipement

Machines à caféqté 4
Moulins à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 10
Plaques chauffantesqté 4
Glacièresqté 4
Plaques à inductionqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2

Cuisine

Carafes d’eauqté 10
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 3
Balances de cuisineqté 2
Balances de baristaqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Bannières caféqté 6
Décoration de tableqté 12
Panneaux en ardoiseqté 10
Marqueurs craieqté 12
Badges nominatifsqté 120
Braceletsqté 120
Panneaux de directionqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Épongesqté 12
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le lieu et les réservations avant de contacter les torréfacteurs. Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les fournisseurs, les ateliers et les livraisons.
Publiez le programme avant l’envoi des invitations si plusieurs ateliers sont proposés. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de confirmer les effectifs, les besoins alimentaires et les quantités de pâtisseries.
Calculez les besoins par poste, et non pour l’ensemble du festival : machines à café, moulins, bouilloires, tasses et thermos doivent être répartis selon les ateliers et les espaces de dégustation.
Vérifiez l’électricité la veille avec les responsables du lieu. Comptez les points d’alimentation, prévoyez des rallonges et des multiprises, puis sécurisez les câbles avec des passe-câbles avant l’arrivée du public.
Préparez l’accueil avant l’ouverture : badges nominatifs, panneaux de direction, caisses et terminaux de paiement doivent être regroupés au même endroit. Faites un test de paiement et installez les tables au moins 1 heure avant le début.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival du café ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et les ateliers, confirmer les torréfacteurs, envoyer les invitations et organiser les livraisons.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un festival du café ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant l’événement, dès que le programme et le lieu sont confirmés. Relancez les inscrits environ 7 jours avant pour vérifier leur présence et leurs besoins alimentaires.
Combien de machines à café faut-il prévoir ?: Prévoyez au moins une machine par poste de préparation ou par atelier simultané, puis ajoutez une solution de secours si le public est nombreux. Vérifiez aussi qu’un moulin et un point d’alimentation sont disponibles pour chaque poste.
Quand installer le matériel et les tables ?: Faites l’installation le jour même, au moins 1 heure avant l’ouverture, ou la veille si le lieu le permet. Testez les machines, bouilloires, plaques chauffantes et terminaux de paiement avant l’arrivée des participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.