Cómo organizar un Festival del café sin perder el control

Un Festival del café combina degustaciones, talleres, tostadores, comida y varios puntos de servicio, así que conviene organizarlo por fases. Empieza cerrando la fecha y el lugar; después confirma proveedores, programa, inscripciones y necesidades técnicas. La última semana se centra en entregas, materiales, cantidades y voluntarios. El día del evento, reserva al menos 2 horas para abrir el espacio, revisar la electricidad y montar las mesas antes de recibir al primer asistente.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Hacer reservas
3
Contactar a tostadores de café
2 personas
4
Coordinar los talleres
2 personas
5
Redactar invitaciones
6
Enviar invitaciones
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Coordinar las entregas
10
Publicar el programa
11
Invitar a los voluntarios
12
Confirmar inscripciones
13
Confirmar proveedores
14
Comprobar el inventario
2 personas
15
Hacer la lista de la compra
2 personas
16
Hacer la compra
3 personas
17
Recoger los materiales
2 personas
18
Porcionar los granos de café
2 personas
19
Preparar pasteles y snacks
2 personas
20
Hacer carteles de ruta
21
Preparar tarjetas de nombre
22
Comprobar la aplicación de pago
23
Abrir la ubicación
2 personas
24
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
25
Montar mesas
4 personas
26
Colocar las sillas
3 personas
27
Montar carpas
4 personas
28
Colocar las máquinas de café
3 personas
29
Conectar los puntos de agua
2 personas
30
Tender los alargadores de forma segura
2 personas
31
Preparar café de prueba
3 personas
32
Montar la barra de café
3 personas
33
Montar estaciones de degustación
3 personas
34
Exponer la repostería
2 personas
35
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
36
Colgar la decoración
3 personas
37
Probar la iluminación
2 personas
38
Colocar los paneles informativos
2 personas
39
Montar la mesa de registro
2 personas
40
Preparar la caja y el cambio
2 personas
41
Preparar la sala del taller
3 personas
42
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
43
Rellenar las neveras
2 personas
44
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

45
Recepción de participantes
4 personas
46
Registrar a los visitantes
3 personas
47
Servir café
4 personas
48
Guiar degustaciones de café
4 personas
49
Guiar talleres
3 personas
50
Servir pasteles
2 personas
51
Servir té y cacao
2 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Reponer el bufé
2 personas
54
Recoger la vajilla
2 personas
55
Mantener las mesas limpias
2 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Comprobar los baños
58
Comprobar la iluminación
59
Gestionar los últimos pedidos
3 personas
60
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

61
Apagar las máquinas de café
2 personas
62
Empaquetar el material
3 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Recoger mesas y sillas
4 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Limpiar el lugar
4 personas
68
Vaciar los refrigeradores
2 personas
69
Cerrar la caja
2 personas
70
Recoger objetos perdidos
71
Devolver los materiales
2 personas
72
Guardar el stock restante
2 personas
73
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
74
Entregar la ubicación
2 personas
75
Enviar mensaje de agradecimiento
76
Llamar de nuevo a los proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Mesas bistrocant. 8
Sillas plegablescant. 100
Mesas altascant. 6
Mantelescant. 12
Taburetescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Platilloscant. 120
Vasoscant. 120
Platos de postrecant. 120
Tenedores de postrecant. 120
Cucharillascant. 120
Cucharonescant. 12
Azucareroscant. 8
Jarras de lechecant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 4
Molinillos de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 10
Planchas para mantener calientecant. 4
Neveras portátilescant. 4
Placas de induccióncant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Terminales de pagocant. 2
Cajas registradorascant. 2

Cocina

Jarras de aguacant. 10
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 6
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 3
Básculas de cocinacant. 2
Básculas de baristacant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Banners de cafécant. 6
Decoración de mesacant. 12
Pizarrascant. 10
Rotuladores de tizacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Pulserascant. 120
Carteles de flechascant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Esponjascant. 12
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de abrir las inscripciones. Indica la hora de cada taller, su duración y el número de plazas; así puedes confirmar participantes y detectar preferencias dietéticas con tiempo.
Confirma a tostadores, proveedores y talleres por escrito al menos 7 días antes. Pide la hora exacta de entrega y quién será la persona de contacto, porque una entrega tardía afecta a todo el recorrido.
Calcula el servicio por zonas, no solo por asistentes. Cada punto de café necesita acceso a electricidad, cables protegidos y espacio para máquina, molinillo, tazas, agua y residuos; comprueba los enchufes antes de montar.
Prepara el café y los materiales el día anterior siempre que sea posible. Porciona los granos, prepara las tarjetas de nombre, carteles de ruta y materiales de los talleres para no hacer estas tareas durante la apertura.
Haz una prueba de cobro antes de que llegue el público. Comprueba los terminales de pago, las cajas registradoras y la conexión; lleva una alternativa preparada para evitar colas si falla la aplicación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Festival del café?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, contactar con tostadores y coordinar talleres. Deja la confirmación final de proveedores, voluntarios e inscripciones para la última semana.
¿Cuánto tiempo antes hay que montar un Festival del café?: Reserva al menos 2 horas antes de la apertura para montar mesas, colocar equipos y revisar los puntos de electricidad. Si hay varios talleres o zonas de degustación, añade 60 minutos para probar cada estación.
¿Cuánto café y comida necesito para un Festival del café?: Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un margen del 10 al 15 % para degustaciones y consumos imprevistos. Separa las porciones de granos y prepara los pasteles y snacks antes del montaje.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones al Festival del café?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes e incluye el programa provisional y el sistema de inscripción. Cierra las confirmaciones y recoge las preferencias dietéticas entre 7 y 10 días antes del evento.

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