Zo organiseer je een koffiefestival zonder last-minute stress
Begin met de datum, locatie en capaciteit; pas daarna leg je branders, workshops en reserveringen vast. Werk vervolgens naar buiten met uitnodigingen, aanmeldingen en een gepubliceerd programma. In de laatste week draait alles om bevestigen, voorraad en leveringen. Op de dag zelf zijn stroompunten, kabels, koffiemachines en een duidelijke tafelindeling bepalend voor de doorloop. Plan het portioneren van koffiebonen en het klaarzetten van gebak niet in het laatste halfuur.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Reserveringen maken
- 3
Koffiebranders benaderen
2 personen
- 4
Workshops vastleggen
2 personen
- 5
Uitnodigingen opstellen
- 6
Uitnodigingen versturen
- 7
Aanmeldingen verwerken
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Leveringen afspreken
- 10
Programma publiceren
- 11
Vrijwilligers uitnodigen
- 12
Aanmeldingen bevestigen
- 13
Leveranciers bevestigen
- 14
Voorraad controleren
2 personen
- 15
Boodschappenlijst maken
2 personen
- 16
Boodschappen doen
3 personen
- 17
Materialen ophalen
2 personen
- 18
Koffiebonen portioneren
2 personen
- 19
Gebak en snacks klaarzetten
2 personen
- 20
Routebordjes maken
- 21
Naamkaartjes voorbereiden
- 22
Betaalapp controleren
- 23
Locatie openen
2 personen
- 24
Stroompunten controleren
2 personen
- 25
Tafels opstellen
4 personen
- 26
Stoelen plaatsen
3 personen
- 27
Partytenten opzetten
4 personen
- 28
Koffiemachines plaatsen
3 personen
- 29
Waterpunten aansluiten
2 personen
- 30
Verlengkabels veilig leggen
2 personen
- 31
Proefkoffie zetten
3 personen
- 32
Koffiebar inrichten
3 personen
- 33
Proefstations inrichten
3 personen
- 34
Gebak uitstallen
2 personen
- 35
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
- 36
Decoratie ophangen
3 personen
- 37
Verlichting testen
2 personen
- 38
Informatieborden plaatsen
2 personen
- 39
Registratietafel inrichten
2 personen
- 40
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
- 41
Workshopruimte klaarzetten
3 personen
- 42
Afvalpunten plaatsen
2 personen
- 43
Koelingen vullen
2 personen
- 44
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
- 45
Deelnemers ontvangen
4 personen
- 46
Bezoekers registreren
3 personen
- 47
Koffie serveren
4 personen
- 48
Koffieproeverijen begeleiden
4 personen
- 49
Workshops begeleiden
3 personen
- 50
Gebak serveren
2 personen
- 51
Thee en cacao serveren
2 personen
- 52
Dranken bijvullen
2 personen
- 53
Buffet aanvullen
2 personen
- 54
Servies verzamelen
2 personen
- 55
Tafels schoonhouden
2 personen
- 56
Afvalbakken legen
2 personen
- 57
Toiletten controleren
- 58
Verlichting controleren
- 59
Laatste bestellingen afhandelen
3 personen
- 60
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 61
Koffiemachines uitschakelen
2 personen
- 62
Voorraad inpakken
3 personen
- 63
Servies afwassen
3 personen
- 64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 65
Decoratie verwijderen
3 personen
- 66
Afval verzamelen
3 personen
- 67
Locatie schoonmaken
4 personen
- 68
Koelingen legen
2 personen
- 69
Kassa afsluiten
2 personen
- 70
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 71
Materialen retourneren
2 personen
- 72
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 73
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
- 74
Locatie opleveren
2 personen
- 75
Bedankbericht versturen
- 76
Leveranciers nabellen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 12
- Bistrotafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 100
- Statafelsaantal 6
- Tafelkledenaantal 12
- Krukkenaantal 12
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Schoteltjesaantal 120
- Glazenaantal 120
- Dessertbordjesaantal 120
- Gebaksvorkjesaantal 120
- Theelepelsaantal 120
- Opscheplepelsaantal 12
- Suikerbakjesaantal 8
- Melkkannetjesaantal 8
Apparatuur
- Koffiemachinesaantal 4
- Koffiemolensaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 10
- Warmhoudplatenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Inductieplatenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelmattenaantal 12
- Betaalterminalsaantal 2
- Kassa'saantal 2
Keuken
- Waterkannenaantal 10
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Mengkommenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen met dekselaantal 6
- Serveertangenaantal 8
- Maatbekersaantal 3
- Keukenweegschalenaantal 2
- Baristaweegschalenaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Koffiebannersaantal 6
- Tafeldecoratieaantal 12
- Krijtbordenaantal 10
- Krijtstiftenaantal 12
- Naamkaartjesaantal 120
- Polsbandjesaantal 120
- Pijlbordjesaantal 12
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Batterijlantaarnsaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Sponzenaantal 12
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Microvezeldoekenaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg branders en workshops bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Zo kun je het programma publiceren voordat je uitnodigingen verstuurt en voorkom je dat deelnemers zich aanmelden voor onderdelen die nog niet zeker zijn.
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en sluit die inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het festival. Geef gebak en snacks daarna door aan de leverancier, in plaats van op de ochtend zelf te gokken op de aantallen.
- Controleer 3 tot 5 dagen vooraf alle leveringen, materialen en voorraad. Tel niet alleen koffiebonen, maar ook kopjes, schoteltjes, glazen, lepels en dessertbordjes; servies is vaak eerder op dan koffie.
- Maak vóór de opbouw een stroomplan met alle koffiemachines, koffiemolens, waterkokers, warmhoudplaten en betaalterminals. Houd verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten klaar en test elk stroompunt zodra de locatie opengaat.
- Plan de opbouw minimaal 2 uur voor de eerste bezoekers. Zet eerst tafels en apparatuur neer, controleer daarna water en stroom, en maak pas als laatste naamkaartjes, routebordjes, koffieporties en het gebak klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een koffiefestival organiseren?
- Begin ongeveer 8 weken van tevoren met datum, locatie, koffiebranders en workshops. Verstuur uitnodigingen zodra het programma grotendeels vaststaat en bevestig leveranciers opnieuw in de laatste week.
- Hoeveel koffiebonen heb je nodig voor een koffiefestival?
- Reken per proeverij met ongeveer 10 tot 15 gram koffiebonen per deelnemer. Tel alle geplande proefrondes bij elkaar op en voeg 10 procent reserve toe voor morsen, opnieuw zetten en extra bezoekers.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een koffiefestival?
- Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw en 30 minuten extra als er meerdere koffiemachines of workshops zijn. Test stroom, water, betaalterminals en apparatuur voordat bezoekers binnenkomen.
- Wanneer moet je de deelnemers van een koffiefestival bevestigen?
- Stuur de bevestiging direct na verwerking van de aanmelding en uiterlijk 7 dagen voor het festival nog een praktische herinnering. Vermeld daarin het programma, de route en eventuele dieetwensen die zijn doorgegeven.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!