So organisierst du ein Kaffeefestival

Ein Kaffeefestival steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst Ort und Datum sichern, dann Röster, Workshops und Anmeldungen koordinieren. Plane die Stromversorgung und die Wege zwischen Kaffeemaschinen, Mühlen und Sitzbereichen frühzeitig. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin sollten Lieferungen, Ernährungswünsche und Helfer feststehen. Kurz vor dem Öffnen prüfst du Bestand, Bezahlmöglichkeiten und jede Station einzeln.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Reservierungen vornehmen
3
Kaffeeröster ansprechen
2 Personen
4
Workshops festlegen
2 Personen
5
Einladungen erstellen
6
Einladungen verschicken
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Lieferungen abstimmen
10
Programm veröffentlichen
11
Freiwillige einladen
12
Anmeldungen bestätigen
13
Lieferanten bestätigen
14
Bestand prüfen
2 Personen
15
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
16
Einkaufen gehen
3 Personen
17
Materialien abholen
2 Personen
18
Kaffeebohnen portionieren
2 Personen
19
Gebäck und Snacks bereitstellen
2 Personen
20
Wegweiser erstellen
21
Namensschilder vorbereiten
22
Bezahl-App prüfen
23
Location öffnen
2 Personen
24
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
25
Tische aufstellen
4 Personen
26
Stühle aufstellen
3 Personen
27
Partyzelte aufbauen
4 Personen
28
Kaffeemaschinen aufstellen
3 Personen
29
Wasserstellen anschließen
2 Personen
30
Verlängerungskabel sicher verlegen
2 Personen
31
Probekaffee zubereiten
3 Personen
32
Kaffeebar einrichten
3 Personen
33
Probierstationen einrichten
3 Personen
34
Gebäck auslegen
2 Personen
35
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
36
Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Beleuchtung testen
2 Personen
38
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
39
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
40
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
41
Workshopraum vorbereiten
3 Personen
42
Müllstationen aufstellen
2 Personen
43
Kühlboxen befüllen
2 Personen
44
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

45
Teilnehmende empfangen
4 Personen
46
Besucher registrieren
3 Personen
47
Kaffee servieren
4 Personen
48
Kaffeeverkostungen betreuen
4 Personen
49
Workshops betreuen
3 Personen
50
Gebäck servieren
2 Personen
51
Tee und Kakao servieren
2 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Buffet auffüllen
2 Personen
54
Geschirr sammeln
2 Personen
55
Tische sauber halten
2 Personen
56
Mülleimer leeren
2 Personen
57
Toiletten kontrollieren
58
Beleuchtung kontrollieren
59
Letzte Bestellungen abwickeln
3 Personen
60
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

61
Kaffeemaschinen ausschalten
2 Personen
62
Vorrat einpacken
3 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Abfall sammeln
3 Personen
67
Location reinigen
4 Personen
68
Kühlgeräte leeren
2 Personen
69
Kasse abschließen
2 Personen
70
Fundsachen sammeln
71
Materialien zurückgeben
2 Personen
72
Restbestand einlagern
2 Personen
73
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
74
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
75
Dankesnachricht versenden
76
Lieferanten nachtelefonieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
BistrotischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 100
StehtischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 12
HockerAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
UntertassenAnz. 120
GläserAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
GebäckgabelnAnz. 120
TeelöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ZuckerschälchenAnz. 8
MilchkännchenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 4
KaffeemühlenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 10
WarmhalteplattenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
InduktionsplattenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
KartenterminalsAnz. 2
KassenAnz. 2

Küche

WasserkannenAnz. 10
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 3
KüchenwaagenAnz. 2
Barista-WaagenAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
KaffeebannerAnz. 6
TischdekorationAnz. 12
KreidetafelnAnz. 10
KreidestifteAnz. 12
NamensschilderAnz. 120
ArmbänderAnz. 120
WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
SchwämmeAnz. 12
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Röster und Workshops spätestens sechs Wochen vorher fest. So kannst du das Programm veröffentlichen und Einladungen mit konkreten Zeiten verschicken.
Plane für jede Kaffeestation mindestens einen Stromanschluss ein und prüfe die Verlängerungskabel am Vortag. Kabelmatten gehören auf Laufwege, bevor Tische und Stehtische stehen.
Teile die Kaffeebohnen erst am Vortag in benötigte Portionen auf. Rechne zusätzlich mit etwa 10 Prozent Reserve, damit eine gut besuchte Verkostung nicht vorzeitig endet.
Erfasse Ernährungswünsche bei der Anmeldung und markiere Gebäck und Snacks sichtbar. Eine separate Ablage für dessertteller, Gebäckgabeln und Servierbesteck verhindert Verwechslungen.
Öffne den Ort mindestens 90 Minuten vor Beginn. In dieser Zeit stellst du Tische auf, kontrollierst Kaffeemaschinen und Kartenterminals und bringst Wegweiser sowie Namensschilder an.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Kaffeefestival organisieren?: Beginne etwa acht Wochen vor dem Termin mit Ort, Datum und Reservierungen. Röster und Workshops sollten spätestens sechs Wochen vorher feststehen, damit du das Programm rechtzeitig veröffentlichen kannst.
Wie viele Helfer braucht ein Kaffeefestival?: Plane mindestens eine Person pro aktiver Kaffeestation und zusätzlich zwei Helfer für Einlass, Nachschub und Fragen ein. Bei vier Stationen sind damit ungefähr sechs Personen während des Festivals sinnvoll.
Wie viel Kaffee braucht man für ein Kaffeefestival?: Portioniere die Bohnen nach Workshop und Station und rechne rund 10 Prozent Reserve ein. Bei 100 erwarteten Gästen solltest du also Mengen für etwa 110 Verkostungen oder Portionen vorbereiten.
Wann muss man die Technik für ein Kaffeefestival prüfen?: Kontrolliere Kaffeemaschinen, Mühlen, Wasserkocher, Warmhalteplatten und Kartenterminals spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag folgt 90 Minuten vor Beginn ein kurzer Funktionstest an jeder Station.

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