Organiser un festival de musique du monde, étape par étape

Un festival de musique du monde se prépare d’abord comme un projet artistique, puis comme un événement accueillant du public. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu avant de confirmer les artistes ou de commander le matériel. Les autorisations, l’assurance, l’alimentation électrique et la sonorisation doivent être réglées plusieurs semaines à l’avance. Ce plan vous aide ensuite à coordonner les inscriptions, le catering, les bénévoles, la signalétique et le déroulement du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Contacter les artistes
2 personnes
3
Réserver le lieu
4
Vérifier les autorisations
5
Vérifier l’assurance
6
Confirmer les artistes
2 personnes
7
Établir le programme des spectacles
2 personnes
8
Concevoir les invitations
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Réserver le catering
2 personnes
13
Réserver l’alimentation électrique
14
Réserver le matériel de sonorisation
15
Réserver les toilettes
16
Recruter des bénévoles
2 personnes
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Collecter les informations des artistes
19
Recueillir les besoins techniques
20
Publier l’itinéraire et le stationnement
21
Publier le programme en ligne
22
Créer la signalisation
2 personnes
23
Vérifier les stocks
2 personnes
24
Vérifier la liste des courses
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Remplir les glacières
2 personnes
27
Préparer les en-cas
3 personnes
28
Inspecter le lieu
2 personnes
29
Balisage du site
3 personnes
30
Monter la scène
4 personnes
31
Monter les tentes
4 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Raccorder la sonorisation
3 personnes
34
Installer l'éclairage
2 personnes
35
Raccorder l’alimentation en toute sécurité
2 personnes
36
Installer les points de restauration
3 personnes
37
Aménager le stand d’information
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
2 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Installer la décoration
3 personnes

Événement

41
Accueillir les artistes
2 personnes
42
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
43
Préparer les stocks de catering
3 personnes
44
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
45
Accueillir le public
3 personnes
46
Distribuer le programme
2 personnes
47
Encadrer la première prestation
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Servir les boissons
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner les points de restauration
2 personnes
52
Alterner les spectacles
3 personnes
53
Répondre aux questions du public
2 personnes
54
Maintenir le site propre
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
57
Allumer l’éclairage du soir
58
Annoncer le dernier numéro
59
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

60
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
61
Clôturer le catering
3 personnes
62
Retirer la décoration
3 personnes
63
Démonter la scène
4 personnes
64
Démonter les tentes
4 personnes
65
Rassembler le mobilier
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Trier les déchets
3 personnes
68
Nettoyer le site
4 personnes
69
Mettre les toilettes en service
70
Nettoyer le matériel
2 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Rendre les articles empruntés
2 personnes
73
Remettre le lieu en état
2 personnes
74
Ranger le stock restant
2 personnes
75
Rassembler les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 12
Stands de marchéqté 6
Éléments de podiumqté 12
Barrières de sécuritéqté 20

Équipement

Installation de sonorisation
Table de mixage
Microphones de chantqté 6
Pieds de microqté 6
Caissons de monitoringqté 3
Boîtiers DIqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Groupe électrogène

Éclairage

Kits d’éclairage LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes de chantierqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Pinces et spatulesqté 12
Bacs alimentairesqté 20
Pinces de serviceqté 10

Décoration

Drapeaux du mondeqté 30
Tissus colorésqté 12
Affiches du programmeqté 20
Nappesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Stylosqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sacs poubelleqté 150
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Essuie-toutqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le lieu et une première grille horaire avant de contacter tous les artistes. Gardez au moins 30 minutes entre deux spectacles pour les changements de plateau, les balances et les retards possibles.
Demandez à chaque artiste ses besoins techniques au moment de la confirmation : nombre de microphones, boîtiers DI, retours, instruments et durée de la balance. Regroupez ces informations dans un seul document pour le sonorisateur.
Ne repoussez pas les autorisations, l’assurance, les toilettes et l’alimentation électrique à la dernière semaine. Faites un point de contrôle au moins 4 semaines avant le festival et vérifiez que la puissance disponible correspond au son, à l’éclairage et au catering.
Organisez les bénévoles par créneaux plutôt que par mission générale. Prévoyez une équipe pour l’accueil, une pour les artistes, une pour le bar ou le catering et une personne référente joignable pendant toute la journée.
Publiez l’itinéraire, le stationnement et le programme en ligne plusieurs jours avant l’événement, puis affichez-les sur place. Comptez une signalétique visible à chaque changement de direction et préparez les verres réutilisables, la vaisselle et les glacières avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique du monde ?: Prévoyez au minimum 3 à 6 mois pour un festival avec plusieurs artistes. Les autorisations, l’assurance, le lieu, le catering et le matériel technique doivent idéalement être confirmés 4 semaines avant la date.
Quand faut-il confirmer les artistes d’un festival ?: Confirmez les artistes dès que la date et le lieu sont sécurisés, de préférence 8 à 12 semaines avant le festival. Demandez leurs besoins techniques et alimentaires au même moment afin d’éviter les commandes de dernière minute.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Pour un petit festival, prévoyez au moins 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les artistes et 1 référent technique ou logistique par créneau. Ajoutez une personne dès que plusieurs scènes, stands ou points de restauration fonctionnent en parallèle.
Quand réserver la sonorisation et le groupe électrogène ?: Réservez la sonorisation et l’alimentation électrique dès que le programme est suffisamment précis, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Faites valider la puissance et le plan de branchement au moins 7 jours avant l’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.