Zo organiseer je een wereldmuziekfestival
Begin met de datum, het programma en de locatie; die drie bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Benader artiesten vroeg en leg technische wensen, tijden en afspraken schriftelijk vast. Controleer daarna vergunningen, verzekering, stroom, geluid en toiletten voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk voor de festivaldag met één tijdschema voor opbouw, soundchecks, optredens, catering en afbouw. Zo voorkom je dat techniek, vrijwilligers of publieksinformatie pas op het laatste moment geregeld zijn.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Artiesten benaderen
2 personen
- 3
Locatie reserveren
- 4
Vergunningen controleren
- 5
Verzekering controleren
- 6
Artiesten bevestigen
2 personen
- 7
Optredenschema maken
2 personen
- 8
Uitnodigingen ontwerpen
- 9
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Catering reserveren
2 personen
- 13
Stroomvoorziening reserveren
- 14
Geluidsapparatuur reserveren
- 15
Toiletten reserveren
- 16
Vrijwilligers werven
2 personen
- 17
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 18
Artiënteninformatie verzamelen
- 19
Technische wensen verzamelen
- 20
Route en parkeren publiceren
- 21
Programma online publiceren
- 22
Bewegwijzering maken
2 personen
- 23
Voorraad controleren
2 personen
- 24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 25
Boodschappen doen
3 personen
- 26
Koelboxen vullen
2 personen
- 27
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 28
Locatie inspecteren
2 personen
- 29
Terrein afzetten
3 personen
- 30
Podium opbouwen
4 personen
- 31
Tenten opbouwen
4 personen
- 32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 33
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
- 34
Verlichting installeren
2 personen
- 35
Stroom veilig aansluiten
2 personen
- 36
Cateringpunten inrichten
3 personen
- 37
Informatietafel inrichten
2 personen
- 38
Toiletten controleren
2 personen
- 39
Afvalpunten plaatsen
2 personen
- 40
Decoratie ophangen
3 personen
Event
- 41
Artiesten ontvangen
2 personen
- 42
Soundcheck uitvoeren
3 personen
- 43
Cateringvoorraad klaarzetten
3 personen
- 44
Registratietafel bemannen
2 personen
- 45
Publiek ontvangen
3 personen
- 46
Programma uitdelen
2 personen
- 47
Eerste optreden begeleiden
2 personen
- 48
Hapjes serveren
3 personen
- 49
Dranken serveren
3 personen
- 50
Dranken bijvullen
2 personen
- 51
Eetpunten bijvullen
2 personen
- 52
Optredens wisselen
3 personen
- 53
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
- 54
Terrein schoonhouden
2 personen
- 55
Afvalbakken legen
2 personen
- 56
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
- 57
Avondverlichting inschakelen
- 58
Laatste optreden aankondigen
- 59
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
- 60
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 61
Catering afsluiten
3 personen
- 62
Versiering verwijderen
3 personen
- 63
Podium afbreken
4 personen
- 64
Tenten afbreken
4 personen
- 65
Meubilair verzamelen
4 personen
- 66
Servies afwassen
3 personen
- 67
Afval sorteren
3 personen
- 68
Terrein schoonmaken
4 personen
- 69
Toiletten opleveren
- 70
Apparatuur schoonmaken
2 personen
- 71
Materialen inventariseren
2 personen
- 72
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 73
Locatie opleveren
2 personen
- 74
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
- 75
Facturen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 120
- Barkrukkenaantal 12
- Marktkramenaantal 6
- Podiumdelenaantal 12
- Afzethekkenaantal 20
Apparatuur
- PA-installatie
- Mengtafel
- Zangmicrofoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- Monitorboxenaantal 3
- DI-boxenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 8
- Aggregaat
Verlichting
- LED-lichtsetsaantal 4
- Lichtslingersaantal 8
- Werklampenaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 200
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Serveerschalenaantal 20
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Tangen en spatelsaantal 12
- Voedselbakkenaantal 20
- Serveertangenaantal 10
Decoratie
- Wereldvlaggenaantal 30
- Gekleurde doekenaantal 12
- Programmapostersaantal 20
- Tafelkledenaantal 12
- Krijtbordenaantal 8
- Pennenaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalzakkenaantal 150
- Bezemsetsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 6
- Papieren handdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg per artiest uiterlijk enkele weken voor het festival de aankomsttijd, speelduur, bezetting en technische wensen vast. Zo weet je hoeveel microfoons, DI-boxen, monitorboxen en podiumruimte nodig zijn.
- Plan de techniek vóór je het optredenschema publiceert. Reserveer de PA-installatie, mengtafel, microfoonstatieven, verlengkabels en eventuele stroomvoorziening met voldoende tijd voor levering en een soundcheck.
- Maak één vrijwilligersrooster met minstens drie blokken: opbouw, publieksbegeleiding en afbouw. Wijs per blok een aanspreekpunt aan voor artiesten, catering en techniek; anders blijven vragen bij de organisator liggen.
- Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal eters tijdig door aan de cateraar. Controleer daarnaast herbruikbare drinkglazen, borden, bestek, serveerschalen en koelboxen voordat je boodschappen doet.
- Publiceer route, parkeren en programma niet pas op de festivaldag. Zet bewegwijzering klaar en controleer vóór opening of bezoekers de ingang, toiletten, marktkramen en optredens vanaf de route duidelijk kunnen vinden.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een wereldmuziekfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie en artiesten. Reserveer techniek, stroom, toiletten en catering zodra het programma grotendeels vaststaat, meestal 2 tot 4 maanden voor het festival.
- Hoeveel artiesten passen er op één festivaldag?
- Plan per optreden niet alleen de speelduur, maar ook minimaal 30 minuten wisseltijd en soundcheckruimte. Bij een festivaldag van 8 uur passen daardoor bijvoorbeeld 5 tot 7 optredens, afhankelijk van de bezetting en techniek.
- Wanneer moet je vergunningen en verzekering voor een wereldmuziekfestival regelen?
- Controleer de vergunningseisen direct nadat locatie en datum zijn gekozen, idealiter 4 tot 6 maanden vooraf. Vraag bij de locatie na welke verzekering al geldt en welke dekking je zelf nog moet regelen.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wereldmuziekfestival?
- Reken naast een coördinator op minimaal 1 vrijwilliger per publieksfunctie per dienst, plus aparte mensen voor opbouw, artiestenbegeleiding en afbouw. Werk met diensten van 3 tot 4 uur, zodat niemand de hele festivaldag belast is.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!