Weltmusikfestival organisieren: der richtige Ablauf
Ein Weltmusikfestival gelingt, wenn Programm, Künstler und Infrastruktur früh aufeinander abgestimmt werden. Beginne mit Datum, Veranstaltungsort und dem musikalischen Ablauf, bevor du Einladungen verschickst oder Technik buchst. Besonders häufig werden Genehmigungen, Stromversorgung, technische Bühnenanforderungen und ausreichend Helfer zu spät geklärt. Plane außerdem Anreise, Parken, Verpflegung und Beschilderung so, dass Gäste und Künstler am Veranstaltungstag schnell Orientierung finden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Künstler ansprechen
2 Personen
- 3
Location reservieren
- 4
Genehmigungen prüfen
- 5
Versicherung prüfen
- 6
Künstler bestätigen
2 Personen
- 7
Aufführungsplan erstellen
2 Personen
- 8
Einladungen gestalten
- 9
Einladungen verschicken
2 Personen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Catering reservieren
2 Personen
- 13
Stromversorgung reservieren
- 14
Tonanlage reservieren
- 15
Toiletten reservieren
- 16
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 17
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 18
Künstlerinformationen sammeln
- 19
Technische Anforderungen sammeln
- 20
Anfahrt und Parken veröffentlichen
- 21
Programm online veröffentlichen
- 22
Beschilderung erstellen
2 Personen
- 23
Bestand prüfen
2 Personen
- 24
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 25
Einkaufen gehen
3 Personen
- 26
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 27
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 28
Location inspizieren
2 Personen
- 29
Gelände absperren
3 Personen
- 30
Bühne aufbauen
4 Personen
- 31
Zelte aufbauen
4 Personen
- 32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 33
Musikanlage anschließen
3 Personen
- 34
Beleuchtung installieren
2 Personen
- 35
Strom sicher anschließen
2 Personen
- 36
Cateringstationen einrichten
3 Personen
- 37
Infotisch einrichten
2 Personen
- 38
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 39
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 40
Dekoration aufhängen
3 Personen
Event
- 41
Künstler empfangen
2 Personen
- 42
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 43
Cateringvorrat bereitstellen
3 Personen
- 44
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
- 45
Publikum empfangen
3 Personen
- 46
Programm verteilen
2 Personen
- 47
Ersten Auftritt begleiten
2 Personen
- 48
Snacks servieren
3 Personen
- 49
Getränke servieren
3 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Essenstationen auffüllen
2 Personen
- 52
Auftritte wechseln
3 Personen
- 53
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 54
Gelände sauber halten
2 Personen
- 55
Mülleimer leeren
2 Personen
- 56
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
- 57
Abendbeleuchtung einschalten
- 58
Letzten Auftritt ankündigen
- 59
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 60
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 61
Catering abschließen
3 Personen
- 62
Dekoration entfernen
3 Personen
- 63
Bühne abbauen
4 Personen
- 64
Zelte abbauen
4 Personen
- 65
Mobiliar zusammensuchen
4 Personen
- 66
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 67
Abfall trennen
3 Personen
- 68
Gelände reinigen
4 Personen
- 69
Toiletten übergeben
- 70
Geräte reinigen
2 Personen
- 71
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 72
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 73
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
- 74
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 75
Rechnungen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- KlappischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 120
- BarhockerAnz. 12
- MarktständeAnz. 6
- BühnenelementeAnz. 12
- AbsperrgitterAnz. 20
Ausstattung
- PA-Anlage
- Mischpult
- GesangsmikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- MonitorboxenAnz. 3
- DI-BoxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Stromaggregat
Beleuchtung
- LED-LichtsetsAnz. 4
- LichterkettenAnz. 8
- ArbeitslampenAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 200
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- ServierschalenAnz. 20
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 6
- Koch- und BrotmesserAnz. 8
- Zangen und SpatelAnz. 12
- LebensmittelboxenAnz. 20
- ServierzangenAnz. 10
Dekoration
- WeltflaggenAnz. 30
- Bunte TücherAnz. 12
- Programmatische PosterAnz. 20
- TischdeckenAnz. 12
- KreidetafelnAnz. 8
- StifteAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- MüllsäckeAnz. 150
- BesensetsAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 6
- PapierhandtücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Programm zuerst fest und bestätige die Künstler erst, wenn Auftrittszeiten, technische Anforderungen und Anreise geklärt sind. Sammle diese Angaben schriftlich, damit die Aufführungsplanung nicht in der letzten Woche geändert werden muss.
- Prüfe Genehmigungen und Versicherung direkt nach der Reservierung des Veranstaltungsorts. Kläre außerdem früh, ob für Bühne, Absperrgitter, Stromaggregat oder zusätzliche Toiletten besondere Auflagen gelten.
- Plane die Technik nach den Anforderungen der einzelnen Auftritte: PA-Anlage, Mischpult, Gesangsmikrofone, Monitorboxen und DI-Boxen müssen zur Zahl der Künstler passen. Teste Stromwege und Verlängerungskabel vor dem Einlass, nicht erst beim Soundcheck.
- Teile Freiwillige in feste Schichten ein und besetze Einlass, Bühne, Catering, Technik und Abbau jeweils mit einer verantwortlichen Person. Rechne für jede Schicht mindestens eine kurze Übergabezeit ein, damit Informationen nicht verloren gehen.
- Veröffentliche Programm, Anfahrt und Parkmöglichkeiten spätestens 7 Tage vor dem Festival. Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und prüfe drei bis fünf Tage vorher Getränke, Geschirr, Kühlung, Kaffeemaschinen und Beschilderung.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Weltmusikfestival organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Datum, Programm und Veranstaltungsort. Künstler, Genehmigungen, Technik und Catering sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin verbindlich geklärt sein.
- Wann sollte man Künstler für ein Weltmusikfestival buchen?
- Sprich Künstler an, sobald Datum und Rahmen des Festivals feststehen, meist 6 Monate vorher. Bestätige Auftritt, Honorar, technische Anforderungen und Anreise spätestens 8 Wochen vor der Veranstaltung schriftlich.
- Wie viele Helfer braucht ein Weltmusikfestival?
- Für ein kleines Festival solltest du mindestens 1 verantwortliche Person für jede Aufgabe einplanen: Einlass, Bühne, Catering, Technik und Abbau. Bei Schichten von 4 bis 6 Stunden brauchst du pro Bereich zusätzlich eine Übergabe oder Ersatzperson.
- Wann müssen Programm und Anreiseinformationen online sein?
- Veröffentliche das vollständige Programm, Anfahrt und Parkmöglichkeiten mindestens 7 Tage vor dem Festival. Aktualisiere Änderungen sofort und informiere bestätigte Künstler sowie angemeldete Gäste spätestens 48 Stunden vorher.
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