Cómo organizar un festival de música del mundo
Organizar un festival de música del mundo exige coordinar artistas, público, técnica y servicios en un orden preciso. Empieza fijando la fecha, el programa y el lugar; después cierra permisos, seguro y contratos antes de anunciar nada. Las necesidades técnicas de cada actuación condicionan el sonido, la electricidad y los horarios de montaje. Esta guía te ayuda a evitar los retrasos más habituales y a llegar al día del festival con responsabilidades, materiales y accesos bien definidos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Contactar con los artistas
2 personas
- 3
Reservar el lugar
- 4
Comprobar permisos
- 5
Comprobar el seguro
- 6
Confirmar a los artistas
2 personas
- 7
Hacer el programa de actuaciones
2 personas
- 8
Diseñar invitaciones
- 9
Enviar invitaciones
2 personas
- 10
Gestionar inscripciones
2 personas
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Reservar el catering
2 personas
- 13
Reservar el suministro eléctrico
- 14
Reservar equipo de sonido
- 15
Reservar los aseos
- 16
Reclutar voluntarios
2 personas
- 17
Asignar voluntarios
2 personas
- 18
Recopilar información de los artistas
- 19
Recopilar necesidades técnicas
- 20
Publicar la ruta y el aparcamiento
- 21
Publicar el programa en línea
- 22
Crear la señalización
2 personas
- 23
Comprobar el inventario
2 personas
- 24
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 25
Hacer la compra
3 personas
- 26
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 27
Preparar aperitivos
3 personas
- 28
Inspeccionar el lugar
2 personas
- 29
Cerrar el recinto
3 personas
- 30
Montar el escenario
4 personas
- 31
Montar tiendas
4 personas
- 32
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 33
Conectar el equipo de sonido
3 personas
- 34
Instalar la iluminación
2 personas
- 35
Conectar la corriente de forma segura
2 personas
- 36
Montar los puntos de catering
3 personas
- 37
Montar la mesa de información
2 personas
- 38
Comprobar los baños
2 personas
- 39
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 40
Colgar la decoración
3 personas
Evento
- 41
Recibir a los artistas
2 personas
- 42
Hacer la prueba de sonido
3 personas
- 43
Preparar el stock de catering
3 personas
- 44
Atender la mesa de registro
2 personas
- 45
Recibir al público
3 personas
- 46
Repartir el programa
2 personas
- 47
Acompañar la primera actuación
2 personas
- 48
Servir aperitivos
3 personas
- 49
Servir las bebidas
3 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Reponer puntos de comida
2 personas
- 52
Alternar actuaciones
3 personas
- 53
Responder preguntas del público
2 personas
- 54
Mantener limpio el recinto
2 personas
- 55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 56
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
- 57
Encender la iluminación nocturna
- 58
Anunciar la última actuación
- 59
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Seguimiento
- 60
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 61
Cerrar catering
3 personas
- 62
Retirar la decoración
3 personas
- 63
Desmontar el escenario
4 personas
- 64
Desmontar las tiendas
4 personas
- 65
Recoger el mobiliario
4 personas
- 66
Lavar la vajilla
3 personas
- 67
Clasificar residuos
3 personas
- 68
Limpiar el recinto
4 personas
- 69
Dejar los baños listos
- 70
Limpiar el equipo
2 personas
- 71
Inventariar materiales
2 personas
- 72
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 73
Entregar la ubicación
2 personas
- 74
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 75
Recopilar facturas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas plegablescant. 12
- Sillas plegablescant. 120
- Taburetes de barcant. 12
- Puestos de mercadocant. 6
- Piezas de escenariocant. 12
- Vallas de separacióncant. 20
Equipo
- Instalación de PA
- Mesa de mezclas
- Micrófonos para cantocant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas de monitorcant. 3
- Cajas DIcant. 4
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 8
- Grupo electrógeno
Iluminación
- Juegos de luces LEDcant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas de trabajocant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 200
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas de servircant. 20
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 8
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chef y de pancant. 8
- Pinzas y espátulascant. 12
- Bandejas de comidacant. 20
- Pinzas de servircant. 10
Decoración
- Banderas del mundocant. 30
- Telas de colorescant. 12
- Pósteres del programacant. 20
- Mantelescant. 12
- Pizarrascant. 8
- Bolígrafoscant. 20
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Bolsas de basuracant. 150
- Sets de escobacant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Toallas de papelcant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de diseñar las invitaciones. Reserva al menos 8-12 semanas para confirmar artistas, permisos, seguro y proveedores; anunciar el festival antes de tener esas respuestas provoca cambios difíciles de comunicar.
- Pide a cada artista una ficha técnica con canales, micrófonos, cajas DI, monitores y tiempo de montaje. Recopila esta información 4-6 semanas antes y compártela con quien gestione la mesa de mezclas y la instalación de PA.
- No dejes la electricidad para el final: calcula las necesidades del sonido, la iluminación, las máquinas de café y los puestos de comida antes de reservar el suministro. Si el lugar no ofrece potencia suficiente, confirma un grupo electrógeno y cables alargadores con margen.
- Organiza la llegada del público y de los artistas por separado. Publica la ruta y el aparcamiento al menos 7 días antes, y coloca señalización visible para escenario, aseos, catering, entradas y zonas de voluntarios.
- Asigna turnos concretos a los voluntarios, no solo tareas generales. Prepara una lista con responsable y horario para inscripciones, atención a artistas, catering, cambios de actuación y cierre; reúne al equipo 60 minutos antes de abrir.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música del mundo?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite contactar y confirmar artistas, reservar el lugar, comprobar permisos y seguro, contratar sonido, electricidad, aseos y catering, y publicar el programa sin improvisaciones.
- ¿Cuándo hay que confirmar las necesidades técnicas de los artistas?
- Pide la información técnica al confirmar cada actuación y ciérrala como máximo 4-6 semanas antes. Necesitas saber canales, micrófonos, cajas DI, monitores y tiempos de montaje para preparar la mesa de mezclas y el programa.
- ¿Cuánta electricidad necesita un festival de música del mundo?
- No hay una cifra única: suma el consumo del PA, la mesa de mezclas, la iluminación, las máquinas de café, las neveras y los puestos. Haz el cálculo al menos 4 semanas antes y añade un margen del 20%; si el lugar no llega, reserva un grupo electrógeno.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones y publicar el programa?
- Envía las invitaciones cuando el lugar, los artistas principales y los servicios básicos estén confirmados, normalmente 4-6 semanas antes. Publica la ruta, el aparcamiento y el programa definitivo al menos 7 días antes, cuando ya no esperes cambios.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!