Organiser un festival de musique, étape par étape

Un festival de musique se construit dans un ordre précis : d’abord le lieu, la date et les autorisations, puis les artistes, la technique et l’accueil du public. Le programme doit être assez détaillé pour coordonner la scène, les bénévoles, les fournisseurs et les entrées. Prévoyez aussi les imprévus : météo, alimentation, alimentation électrique et circulation sur le site. Ce plan vous aide à passer de la première réservation au dégagement du site après le dernier concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver des artistes et des DJ
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
2 personnes
4
Confirmer l’assurance
5
Faire les réservations
2 personnes
6
Rassembler les informations sur les artistes
7
Créer le programme et le timing
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir la billetterie en ligne
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer les fournisseurs
2 personnes
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Établir les shifts des bénévoles
15
Archiver les contrats des artistes
16
Créer le plan du site
2 personnes
17
Élaborer l'orientation du public
2 personnes
18
Définir les sorties de secours
2 personnes
19
Vérifier les prévisions météo
20
Commander le podium et la technique
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Acheter des produits longue conservation
3 personnes
23
Trier les bracelets et les billets
2 personnes
24
Envoyer le briefing aux artistes
25
Dégager le site
4 personnes
26
Faire monter la scène
6 personnes
27
Installer le son et la lumière
5 personnes
28
Installer les tentes et les clôtures
6 personnes
29
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Aménager le bar et le point de distribution
4 personnes
32
Installer la décoration
3 personnes
33
Aménager l’espace équipe
2 personnes
34
Remplir les réfrigérateurs
3 personnes
35
Préparer les en-cas
4 personnes
36
Réapprovisionner les sanitaires
2 personnes
37
Effectuer la balance technique
4 personnes
38
Accueillir les artistes
2 personnes
39
Préparer les coulisses
3 personnes
40
Briefer les bénévoles
2 personnes
41
Tester les caisses et les scanners
2 personnes
42
Aménager l’entrée et la file d’attente
3 personnes
43
Préparer la nourriture et les boissons
4 personnes
44
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes

Événement

45
Accueillir les visiteurs
6 personnes
46
Scanner les tickets
4 personnes
47
Distribuer les bracelets
3 personnes
48
Encadrer les premières prestations
3 personnes
49
Servir les boissons
5 personnes
50
Servir des amuse-bouches
4 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
52
Réapprovisionner la nourriture et la vaisselle
3 personnes
53
Coordonner les changements de scène
3 personnes
54
Prendre soin des artistes en backstage
2 personnes
55
Maintenir la propreté de l'espace public
3 personnes
56
Vider les poubelles
3 personnes
57
Vérifier les toilettes
2 personnes
58
Annoncer le programme de la scène
59
Enregistrer les objets trouvés
60
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
61
Encadrer la sortie
5 personnes
62
Fermer le bar et la caisse
3 personnes
63
Éteindre la technique en toute sécurité
3 personnes

Suivi

64
Ranger la scène et le site
6 personnes
65
Démonter les tentes et les barrières
6 personnes
66
Démonter le son et la lumière
5 personnes
67
Rassembler le mobilier
4 personnes
68
Collecter les déchets sur le site
5 personnes
69
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
70
Nettoyer le bar et la cuisine
4 personnes
71
Nettoyer les sanitaires
3 personnes
72
Rendre le terrain propre
4 personnes
73
Compter le stock
2 personnes
74
Stocker les restes
2 personnes
75
Retourner le matériel
3 personnes
76
Restituer le mobilier
3 personnes
77
Remettre les clés et le site
2 personnes
78
Gérer les objets perdus
79
Rassembler les factures des fournisseurs
80
Répondre aux messages des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Scène
Tentes de réceptionqté 4
Tables hautesqté 20
Tables de bièreqté 12
Bancsqté 24
Sous-mains de barqté 4
Comptoirsqté 3
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 6
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Caissons DIqté 4
Retours de scèneqté 4
Câbles audioqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Groupe électrogène
Goulottes de câblesqté 20
Ruban gafferqté 8
Talkies-walkiesqté 8
Scanners de billetsqté 4
Caissesqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Barrières de fouleqté 30
Rouleaux de ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 12
Trousses de premiers secoursqté 3
Lampes de pocheqté 8
Extincteursqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes à pilesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 700
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 300
Couvertsqté 300
Petits bolsqté 40
Plateaux de serviceqté 20

Cuisine

Glacièresqté 8
Casiers de boissonsqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pincesqté 12
Louchesqté 12
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 12

Décoration

Drapeaux de festivalqté 12
Guirlandes de fanionsqté 20
Tentures de scèneqté 4
Panneaux de menuqté 8
Panneaux de directionqté 12
Panneaux du programmeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 20
Conteneurs à déchetsqté 6
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations. Vérifiez les contraintes du site, les sorties de secours et l’assurance avant de confirmer les artistes ou les fournisseurs.
Réservez rapidement la scène, la sonorisation, les retours, les micros et l’éclairage. Demandez un plan technique à chaque artiste et archivez les contrats au même endroit.
Construisez le programme avec des horaires réalistes : ajoutez une marge entre deux concerts pour les changements de plateau, les balances et les éventuels retards.
Organisez l’accueil du public avant l’ouverture de la billetterie. Préparez les scanners, les caisses, les terminaux de paiement, les bracelets et une signalétique claire vers les sorties.
Donnez aux bénévoles un briefing écrit et des shifts précis. Prévoyez des talkies-walkies pour la coordination, puis vérifiez la météo, les câbles, les rallonges et le groupe électrogène la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique ?: Prévoyez au moins 6 mois pour un festival avec plusieurs artistes, une billetterie et une installation technique. Commencez encore plus tôt si le lieu, les autorisations ou les artistes sont difficiles à réserver.
Quand faut-il réserver les artistes et la technique ?: Réservez les artistes dès que la date et le lieu sont sécurisés, idéalement 4 à 6 mois avant l’événement. La scène, le son, les retours et l’éclairage doivent être confirmés au plus tard 6 à 8 semaines avant le festival.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de musique ?: Le nombre dépend de la taille du public et du nombre de postes, mais prévoyez au minimum 1 bénévole par zone opérationnelle et par shift. Établissez les horaires au moins 2 semaines à l’avance et gardez une réserve pour les absences.
Que vérifier la veille d’un festival de musique ?: Contrôlez la météo, le plan du site, les sorties de secours, la billetterie, les bracelets et la livraison du matériel. Faites aussi un test complet du son, de l’éclairage, des paiements et de l’alimentation électrique avant l’arrivée du public.

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