Musikfestival organisieren: So gehst du richtig vor

Ein Musikfestival braucht eine feste Reihenfolge: Erst stehen Datum, Gelände, Budget und Genehmigungen fest, danach buchst du Künstler, Technik und Lieferanten. Plane das Programm früh genug, damit Ticketverkauf, Helferschichten und Besucherlenkung darauf aufbauen können. Besonders häufig werden Strom, Notausgänge, Künstlerbriefings und ein wetterfester Aufbau zu spät geklärt. Mit einem Geländeplan und klaren Zuständigkeiten behältst du auch am Veranstaltungstag den Überblick.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Künstler und DJs buchen
2 Personen
3
Genehmigungen prüfen
2 Personen
4
Versicherung bestätigen
5
Reservierungen vornehmen
2 Personen
6
Künstlerinformationen sammeln
7
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Online-Ticketverkauf eröffnen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Lieferanten bestätigen
2 Personen
13
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
14
Schichten für Freiwillige einteilen
15
Künstlerverträge archivieren
16
Geländeplan erstellen
2 Personen
17
Besucherlenkung ausarbeiten
2 Personen
18
Notausgänge festlegen
2 Personen
19
Wettervorhersage prüfen
20
Bühne und Technik bestellen
2 Personen
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Vorrat an haltbaren Produkten kaufen
3 Personen
23
Armbänder und Tickets sortieren
2 Personen
24
Künstlerbriefing versenden
25
Gelände freimachen
4 Personen
26
Bühne aufbauen lassen
6 Personen
27
Ton- und Lichtanlage installieren
5 Personen
28
Zelte und Absperrungen aufstellen
6 Personen
29
Stromversorgung anschließen
3 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
31
Bar und Ausgabe einrichten
4 Personen
32
Dekoration aufhängen
3 Personen
33
Crewraum einrichten
2 Personen
34
Kühlboxen befüllen
3 Personen
35
Snacks vorbereiten
4 Personen
36
Sanitäranlagen auffüllen
2 Personen
37
Technischen Soundcheck durchführen
4 Personen
38
Künstler empfangen
2 Personen
39
Backstage vorbereiten
3 Personen
40
Freiwillige einweisen
2 Personen
41
Kassen und Scanner testen
2 Personen
42
Eingang und Warteschlange einrichten
3 Personen
43
Essen und Getränke bereitstellen
4 Personen
44
Eröffnungscheck durchführen
3 Personen

Event

45
Besucher empfangen
6 Personen
46
Tickets scannen
4 Personen
47
Armbänder verteilen
3 Personen
48
Erste Auftritte begleiten
3 Personen
49
Getränke servieren
5 Personen
50
Snacks servieren
4 Personen
51
Getränke nachfüllen
3 Personen
52
Essen und Geschirr auffüllen
3 Personen
53
Bühnenwechsel begleiten
3 Personen
54
Künstler backstage betreuen
2 Personen
55
Publikumsbereich sauber halten
3 Personen
56
Mülleimer leeren
3 Personen
57
Toiletten kontrollieren
2 Personen
58
Bühnenprogramm ankündigen
59
Verlorene Gegenstände erfassen
60
Letzten Auftritt begleiten
3 Personen
61
Abstrom begleiten
5 Personen
62
Bar und Kasse schließen
3 Personen
63
Technik sicher ausschalten
3 Personen

Nachbereitung

64
Bühne und Gelände aufräumen
6 Personen
65
Zelte und Zäune abbauen
6 Personen
66
Ton und Licht abbauen
5 Personen
67
Mobiliar zusammensuchen
4 Personen
68
Abfall auf dem Gelände einsammeln
5 Personen
69
Geschirr und Materialien abwaschen
3 Personen
70
Bar und Küche reinigen
4 Personen
71
Sanitärräume reinigen
3 Personen
72
Gelände sauber übergeben
4 Personen
73
Bestände zählen
2 Personen
74
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
75
Ausrüstung zurückgeben
3 Personen
76
Möbel zurückgeben
3 Personen
77
Schlüssel und Gelände übergeben
2 Personen
78
Fundgegenstände bearbeiten
79
Lieferantenrechnungen sammeln
80
Besucheranfragen beantworten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Bühne
PartyzelteAnz. 4
StehtischeAnz. 20
BiertischeAnz. 12
BänkeAnz. 24
BarunterlagenAnz. 4
ThekenAnz. 3
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

LautsprecherAnz. 6
SubwooferAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
BühnenmonitoreAnz. 4
AudiokabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
Stromaggregat
KabelkanäleAnz. 20
Gaffer TapeAnz. 8
FunkgeräteAnz. 8
TicketscannerAnz. 4
KassenAnz. 3
KartenterminalsAnz. 3
AbsperrgitterAnz. 30
Absperrbänder-RollenAnz. 6
VerkehrskegelAnz. 12
Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
TaschenlampenAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
BatterielaternenAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 700
WeingläserAnz. 80
TellerAnz. 300
BestecksetsAnz. 300
SchälchenAnz. 40
ServiertablettsAnz. 20

Küche

KühlboxenAnz. 8
GetränkekistenAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ZangenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 12

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 12
WimpelkettenAnz. 20
BühnentücherAnz. 4
MenükartenAnz. 8
WegweiserAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
AbfallcontainerAnz. 6
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
BesensetsAnz. 4
ReinigungswagenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Gelände zuerst fest und prüfe Genehmigungen sowie Versicherung mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Festival. Ohne diese Grundlage solltest du weder Künstler noch Lieferanten verbindlich einplanen.
Buche Künstler, DJs, Bühne und Tontechnik frühzeitig und archiviere jeden Vertrag. Verschicke das Künstlerbriefing spätestens 7 Tage vor dem Festival mit Auftrittszeit, Anfahrt, Ansprechpartner und technischen Anforderungen.
Erstelle den Geländeplan vor dem Ticketverkauf. Markiere Bühne, Bars, Stehtische, Toiletten, Notausgänge, Kabelkanäle und Besucherwege, damit du Engstellen nicht erst beim Aufbau bemerkst.
Plane Helfer in Schichten von höchstens 4 bis 6 Stunden ein und teile für Einlass, Kassen, Technik, Künstlerbetreuung und Besucherlenkung jeweils eine verantwortliche Person ein. Funkgeräte erleichtern die Abstimmung auf einem großen Gelände.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und lege dann fest, wo Partyzelte, Batterielaternen und Stromaggregate stehen. Sortiere Tickets und Armbänder am Vortag und teste Ticketscanner, Kartenterminals, Mikrofone und Lautsprecher vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Musikfestival organisieren?: Beginne mindestens 6 Monate vorher mit Datum, Gelände, Budget und Künstlern. Genehmigungen, Versicherung, Technik und Lieferanten sollten idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Festival verbindlich geklärt sein.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Musikfestival starten?: Starte den Online-Ticketverkauf, sobald Datum, Ort, Programmrahmen und Einlassregeln feststehen, meist 8 bis 12 Wochen vorher. So kannst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und die erwartete Besucherzahl rechtzeitig auswerten.
Wie viele Helfer braucht ein Musikfestival?: Plane pro Schicht mindestens eine verantwortliche Person für Einlass, Kasse, Technik, Künstlerbetreuung und Besucherlenkung ein. Bei wechselnden Aufgaben sollten die Schichten 4 bis 6 Stunden dauern, damit die Ablösung zuverlässig funktioniert.
Was muss man beim Musikfestival am Vortag prüfen?: Prüfe am Vortag Gelände, Bühne, Strom, Kabel, Notausgänge, Licht, Ton und Wetterplanung. Teste außerdem Ticketscanner und Kartenterminals, sortiere Armbänder und verschicke letzte Künstler- und Helferinformationen spätestens 24 Stunden vor Beginn.

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