Cómo organizar un festival de música sin perder el control

Organizar un festival de música empieza mucho antes de contratar el escenario. Primero fija la fecha y el lugar, comprueba permisos y seguro, y confirma que el recinto permite separar público, artistas, proveedores y salidas de emergencia. Después cierra artistas, reservas, proveedores y venta de entradas antes de construir el programa. Las últimas semanas se centran en horarios, voluntarios, técnica, pulseras, previsión meteorológica y un briefing claro para todos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Contratar artistas y DJ's
2 personas
3
Comprobar permisos
2 personas
4
Confirmar el seguro
5
Hacer reservas
2 personas
6
Recopilar información de los artistas
7
Crear el programa y el timetable
2 personas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Abrir la venta de entradas online
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Confirmar proveedores
2 personas
13
Reclutar voluntarios
2 personas
14
Crear turnos para voluntarios
15
Archivar los contratos de los artistas
16
Hacer el plano del recinto
2 personas
17
Definir la circulación del público
2 personas
18
Determinar las salidas de emergencia
2 personas
19
Comprobar el pronóstico del tiempo
20
Encargar el escenario y la técnica
2 personas
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Comprar provisiones de productos no perecederos
3 personas
23
Clasificar pulseras y entradas
2 personas
24
Enviar briefing a los artistas
25
Despejar el recinto
4 personas
26
Encargar el montaje del escenario
6 personas
27
Instalar sonido e iluminación
5 personas
28
Colocar tiendas y vallas
6 personas
29
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Montar la barra y el punto de entrega
4 personas
32
Colgar la decoración
3 personas
33
Montar la zona del equipo
2 personas
34
Rellenar las neveras
3 personas
35
Preparar aperitivos
4 personas
36
Reponer los servicios sanitarios
2 personas
37
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
38
Recibir a los artistas
2 personas
39
Preparar el backstage
3 personas
40
Instruir a los voluntarios
2 personas
41
Probar las cajas registradoras y los escáneres
2 personas
42
Montar la entrada y la cola
3 personas
43
Preparar la comida y la bebida
4 personas
44
Realizar el control de apertura
3 personas

Evento

45
Recibir a los visitantes
6 personas
46
Escanear entradas
4 personas
47
Repartir pulseras
3 personas
48
Coordinar las primeras actuaciones
3 personas
49
Servir las bebidas
5 personas
50
Servir aperitivos
4 personas
51
Rellenar las bebidas
3 personas
52
Reponer comida y vajilla
3 personas
53
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
54
Atender a los artistas en backstage
2 personas
55
Mantener limpia la zona del público
3 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
3 personas
57
Comprobar los baños
2 personas
58
Anunciar el programa del escenario
59
Registrar objetos perdidos
60
Coordinar la última actuación
3 personas
61
Guiar la salida
5 personas
62
Cerrar el bar y la caja
3 personas
63
Apagar la técnica de forma segura
3 personas

Seguimiento

64
Recoger el escenario y el recinto
6 personas
65
Desmontar las tiendas y las vallas
6 personas
66
Desmontar el sonido y la iluminación
5 personas
67
Recoger el mobiliario
4 personas
68
Recoger la basura por todo el recinto
5 personas
69
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
70
Limpiar el bar y la cocina
4 personas
71
Limpiar los baños
3 personas
72
Dejar el recinto limpio
4 personas
73
Contar el inventario
2 personas
74
Guardar la comida sobrante
2 personas
75
Devolver el equipo
3 personas
76
Devolver el mobiliario
3 personas
77
Entregar las llaves y el recinto
2 personas
78
Gestionar objetos perdidos
79
Recoger facturas de proveedores
80
Responder a los mensajes de los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Escenario
Carpas de fiestacant. 4
Mesas altascant. 20
Mesas de cervezacant. 12
Bancoscant. 24
Bandejas de barcant. 4
Mostradorescant. 3
Percheroscant. 2

Equipo

Altavocescant. 6
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Monitores de escenariocant. 4
Cables de audiocant. 20
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Grupo electrógeno
Canaletas para cablescant. 20
Cinta gaffercant. 8
Walkie-talkiescant. 8
Escáneres de entradascant. 4
Cajas registradorascant. 3
Terminales de pagocant. 3
Vallas de control de multitudescant. 30
Rollos de cinta de balizamientocant. 6
Conos de tráficocant. 12
Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Linternascant. 8
Extintorescant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 8
Linternas a pilascant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 700
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 300
Cubiertoscant. 300
Cuencoscant. 40
Bandejas de serviciocant. 20

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Cajas de bebidascant. 12
Bandejas para mantener calientecant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzascant. 12
Cucharonescant. 12
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 12

Decoración

Banderas del festivalcant. 12
Guirnaldascant. 20
Telones de escenariocant. 4
Carteles del menúcant. 8
Señales de rutacant. 12
Carteles del programacant. 4

Limpieza

Papeleracant. 20
Contenedores de basuracant. 6
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Sets de escobacant. 4
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra permisos, seguro y contratos antes de anunciar el festival. Reserva al menos 8-12 semanas para reunir documentación, confirmar artistas y corregir requisitos del recinto.
Diseña el plano antes de alquilar la técnica. Marca escenario, carpas, barras, mesas, circulación, entradas y salidas de emergencia para saber dónde hacen falta cables, canaletas, iluminación y personal.
Publica el programa cuando los artistas hayan confirmado horarios y necesidades técnicas. Envía el briefing definitivo entre 7 y 10 días antes, con horarios de llegada, pruebas de sonido, accesos y persona de contacto.
Calcula la operación por franjas, no solo por número total de asistentes. Organiza turnos de voluntarios de 4-6 horas y asigna responsables separados para entradas, artistas, barras, circulación y emergencias.
Haz una prueba completa el día anterior: escáneres de entradas, terminales de pago, cajas registradoras, walkie-talkies, grupo electrógeno, sonido, iluminación y cables. Comprueba también la previsión del tiempo y deja preparada la respuesta para lluvia o viento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música?: Empieza entre 4 y 6 meses antes si habrá varios artistas, venta de entradas y permisos. Deja las últimas 2 semanas para confirmar proveedores, turnos, pulseras, horarios y necesidades técnicas.
¿Cuándo hay que contratar el escenario y el equipo de sonido?: Contrátalos en cuanto estén definidos el lugar, el aforo y las necesidades de los artistas, idealmente 8-12 semanas antes. El plano y el programa deben estar suficientemente avanzados para que el proveedor pueda calcular montaje, potencia y tiempos.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de música?: Como punto de partida, asigna 1 voluntario por cada 50-75 asistentes para entradas, orientación, barras y apoyo operativo, además de responsables de área. Para cada turno de 4-6 horas, prepara una lista de sustituciones y un contacto de emergencia.
¿Cuándo se debe enviar el briefing a los artistas?: Envía una versión preliminar 2-3 semanas antes y la versión definitiva entre 7 y 10 días antes. Incluye horario, prueba de sonido, acceso, camerino, contacto técnico, aparcamiento y cualquier cambio del programa.

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