Zo organiseer je een muziekfestival
Begin met de datum, locatie en vergunningen voordat je artiesten of techniek vastlegt. Daarna bouw je het festival op in vaste volgorde: programma, kaartverkoop, terreinindeling, leveranciers en vrijwilligers. Werk met een plattegrond waarop podium, bar, publieksroutes en nooduitgangen staan. Plan ook de technische stroomvoorziening vroeg; een aggregaat, kabelgoten en voldoende verlengkabels regel je liever weken vooraf dan op de opbouwdag. De laatste controle draait om weersverwachting, briefings, tickets, voorraad en een vrij terrein.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Artiesten en dj's boeken
2 personen
- 3
Vergunningen controleren
2 personen
- 4
Verzekering bevestigen
- 5
Reserveringen maken
2 personen
- 6
Artiesteninformatie verzamelen
- 7
Programma en timetable maken
2 personen
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Online kaartverkoop openen
- 10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Leveranciers bevestigen
2 personen
- 13
Vrijwilligers werven
2 personen
- 14
Shifts voor vrijwilligers maken
- 15
Artiestencontracten archiveren
- 16
Plattegrond voor terrein maken
2 personen
- 17
Publieksrouting uitwerken
2 personen
- 18
Nooduitgangen bepalen
2 personen
- 19
Weersverwachting controleren
- 20
Podium en techniek bestellen
2 personen
- 21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 22
Voorraad houdbare producten kopen
3 personen
- 23
Polsbandjes en tickets sorteren
2 personen
- 24
Artiestenbriefing versturen
- 25
Terrein vrijmaken
4 personen
- 26
Podium laten opbouwen
6 personen
- 27
Geluid en licht installeren
5 personen
- 28
Tenten en hekken plaatsen
6 personen
- 29
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
- 30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 31
Bar en uitgifte inrichten
4 personen
- 32
Decoratie ophangen
3 personen
- 33
Crewruimte inrichten
2 personen
- 34
Koelingen vullen
3 personen
- 35
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 36
Sanitaire voorzieningen aanvullen
2 personen
- 37
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
- 38
Artiesten ontvangen
2 personen
- 39
Backstage klaarzetten
3 personen
- 40
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 41
Kassa's en scanners testen
2 personen
- 42
Entree en wachtrij inrichten
3 personen
- 43
Eten en drinken klaarzetten
4 personen
- 44
Openingscontrole uitvoeren
3 personen
Event
- 45
Bezoekers ontvangen
6 personen
- 46
Tickets scannen
4 personen
- 47
Polsbandjes uitdelen
3 personen
- 48
Eerste optredens begeleiden
3 personen
- 49
Dranken serveren
5 personen
- 50
Hapjes serveren
4 personen
- 51
Dranken bijvullen
3 personen
- 52
Eten en servies aanvullen
3 personen
- 53
Podiumwissels begeleiden
3 personen
- 54
Artiesten backstage verzorgen
2 personen
- 55
Publieksruimte schoonhouden
3 personen
- 56
Afvalbakken legen
3 personen
- 57
Toiletten controleren
2 personen
- 58
Podiumprogramma aankondigen
- 59
Verloren voorwerpen registreren
- 60
Laatste optreden begeleiden
3 personen
- 61
Uitstroom begeleiden
5 personen
- 62
Bar en kassa sluiten
3 personen
- 63
Techniek veilig uitschakelen
3 personen
Nazorg
- 64
Podium en terrein opruimen
6 personen
- 65
Tenten en hekken afbreken
6 personen
- 66
Geluid en licht afbouwen
5 personen
- 67
Meubilair verzamelen
4 personen
- 68
Afval over het terrein verzamelen
5 personen
- 69
Servies en materialen afwassen
3 personen
- 70
Bar en keuken schoonmaken
4 personen
- 71
Sanitaire ruimtes schoonmaken
3 personen
- 72
Terrein schoon opleveren
4 personen
- 73
Voorraad tellen
2 personen
- 74
Overgebleven eten opslaan
2 personen
- 75
Apparatuur retourneren
3 personen
- 76
Meubilair retourneren
3 personen
- 77
Sleutels en terrein opleveren
2 personen
- 78
Verloren voorwerpen afhandelen
- 79
Leveranciersfacturen verzamelen
- 80
Bezoekersberichten beantwoorden
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podium
- Partytentenaantal 4
- Statafelsaantal 20
- Biertafelsaantal 12
- Bankenaantal 24
- Barbladenaantal 4
- Baliesaantal 3
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 6
- Subwoofersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- Di-boxenaantal 4
- Podiummonitorsaantal 4
- Audiokabelsaantal 20
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 10
- Aggregaat
- Kabelgotenaantal 20
- Gaffer tapeaantal 8
- Portofoonsaantal 8
- Ticketscannersaantal 4
- Kassa'saantal 3
- Betaalterminalsaantal 3
- Dranghekkenaantal 30
- Afzetlintrollenaantal 6
- Verkeerskegelsaantal 12
- EHBO-koffersaantal 3
- Zaklampenaantal 8
- Brandblussersaantal 6
Verlichting
- Ledspotsaantal 12
- Lichtstatievenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 10
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 700
- Wijnglazenaantal 80
- Bordenaantal 300
- Besteksetsaantal 300
- Schaaltjesaantal 40
- Serveerbladenaantal 20
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- Drankkrattenaantal 12
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Snijplankenaantal 6
- Koksmessenaantal 6
- Tangenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 12
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 12
Decoratie
- Festivalvlaggenaantal 12
- Vlaggenlijnenaantal 20
- Podiumdoekenaantal 4
- Menubordenaantal 8
- Routebordenaantal 12
- Programmabordenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 20
- Afvalcontainersaantal 6
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Schoonmaakkarrenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum en locatie eerst vast en controleer direct welke vergunningen en verzekering nodig zijn. Wacht met kaartverkoop tot de publiekscapaciteit en nooduitgangen op de plattegrond zijn afgestemd.
- Boek artiesten en dj’s met duidelijke contracten en verzamel hun technische informatie. Verstuur de artiestenbriefing uiterlijk 7 dagen voor het festival, inclusief aankomst, timetable en contactpersonen.
- Maak de timetable met wisseltijd tussen optredens. Reserveer per podium minimaal 15 minuten voor een change-over, zodat kabels, microfoons en di-boxen niet tijdens het volgende optreden worden verplaatst.
- Werk vrijwilligers in shifts van 3 tot 4 uur in en plan altijd een overlap van 15 minuten. Gebruik portofoons voor coördinatoren en wijs vooraf iemand aan voor artiesten, entree, bar en calamiteiten.
- Test stroom, geluid, verlichting en ticketscanners vóór opening. Houd kabels uit looproutes met kabelgoten en markeer donkere zones met ledspots of batterijlantaarns; dit wordt bij de opbouw vaak te laat ontdekt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een muziekfestival organiseren?
- Begin minimaal 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en artiesten. Start uiterlijk 8 weken voor het festival met kaartverkoop, leveranciers en vrijwilligers.
- Welke vergunningen heb je nodig voor een muziekfestival?
- Dat hangt af van locatie, bezoekersaantal, geluid en openingstijden. Controleer dit minimaal 3 maanden vooraf bij de gemeente en leg ook de verzekering vóór de kaartverkoop vast.
- Hoe maak je een goede timetable voor een muziekfestival?
- Plan per optreden de speeltijd, soundcheck en wissel naar de volgende act. Houd minimaal 15 minuten change-over aan en zet de definitieve timetable uiterlijk 7 dagen vooraf in de artiestenbriefing.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een muziekfestival?
- Maak eerst shifts van 3 tot 4 uur en tel per zone de bezetting op: entree, bar, publieksrouting, artiesten en opbouw. Plan per shift minstens één coördinator en houd 10 procent extra mensen achter de hand voor uitval.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!