Organiser un festival de la chanson, étape par étape

Un festival de la chanson se prépare d’abord comme un événement rythmé par un programme précis, puis comme un accueil du public. Commence par fixer la date, le lieu et le budget avant d’ouvrir les inscriptions. Les droits de diffusion et les droits musicaux doivent être vérifiés avant de confirmer la programmation. Ensuite, organise les votes, le quiz, le catering et les essais techniques : ce sont les points qui prennent le plus facilement du retard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les droits de diffusion
3
Réserver le lieu
4
Définir le budget
2 personnes
5
Rédiger les invitations
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les inscriptions
10
Établir le programme
2 personnes
11
Préparer les questions du quiz
2 personnes
12
Concevoir les bulletins de vote
13
Acheter les lots pour le quiz
14
Calculer les quantités de catering
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Tester la technique
2 personnes
17
Composer la playlist
18
Désigner l’animateur du quiz
19
Vérifier les droits musicaux
20
Faire les courses
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
23
Trier la décoration
2 personnes
24
Imprimer les bulletins de vote
25
Imprimer le matériel de quiz

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
28
Aérer la salle
29
Installer les tables
3 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Mettre en place l’agencement pour les spectateurs
3 personnes
32
Installer la télévision
2 personnes
33
Connecter la liaison vidéo
2 personnes
34
Brancher le son
2 personnes
35
Contrôler la diffusion
2 personnes
36
Suspendre la décoration
3 personnes
37
Installer la décoration lumineuse
2 personnes
38
Mettre le buffet en place
3 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Présenter les amuse-bouches
3 personnes
41
Aménager le stand d’information
42
Installer la table d’accueil
2 personnes
43
Accueillir les invités
3 personnes
44
Présenter le programme
45
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
46
Animer le quiz de l’après-midi
2 personnes
47
Recueillir les réponses
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
52
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
53
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
54
Expliquer le tour de vote
55
Distribuer les bulletins de vote
2 personnes
56
Recueillir les votes
2 personnes
57
Préparer le formulaire de résultats
2 personnes
58
Annoncer la finale
59
Lancer la diffusion finale
2 personnes
60
Maintenir le buffet de snacks ouvert
2 personnes
61
Annoncer les résultats du vote
62
Féliciter le gagnant
63
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

64
Éteindre la technique
2 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
67
Trier les déchets
2 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
70
Nettoyer la salle
3 personnes
71
Nettoyer les toilettes
2 personnes
72
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
73
Fermer le lieu
2 personnes
74
Retourner le matériel
2 personnes
75
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 55
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Portant à vêtements
Cintresqté 60
Caisses de rangementqté 8

Équipement

Télévision
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateur HDMIqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone
Pied de microphone
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Pilesqté 12
Routeur Wi-Fi
Télécommande de rechange
Imprimante
Clé USBqté 2
Batteries externesqté 3
Serre-câblesqté 50
Ruban gafferqté 4
Passe-câblesqté 8
Câbles de rechangeqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6
Rallongesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Fanions de paysqté 30
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Crochets adhésifsqté 30
Guirlandesqté 6
Mur photo
Accessoires photoqté 20
Nappesqté 8
Porte-serviettesqté 8
Urne de vote
Numéros de tableqté 30
Numéros de tableqté 8
Panneau d’accueil
Présentoir des prix
Panneaux en ardoiseqté 3
Marqueurs craieqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 70
Verres à vinqté 40
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 70
Assiettes à dessertqté 60
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillèresqté 70
Louchesqté 8
Petits bolsqté 15
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3
Théièresqté 2
Pailles réutilisablesqté 50
Carafesqté 8
Verres doseursqté 2

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Cuillères de serviceqté 6
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 2
Bacs à glaçonsqté 4
Bac à vaisselleqté 2
Carafes d’eauqté 6
Bacs de stockageqté 10
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Papier cuissonqté 2
Kit de premiers secours
Minuteur de cuisineqté 2
Marqueurs d'étiquetageqté 4
Étiquettesqté 2

Catering

Courses
Boîtes de théqté 3
Plateauxqté 6
Pains de glaceqté 12
Corbeilles à painqté 4
Coupe à dessertqté 8
Filtres à caféqté 100
Caisses d’eau en bouteillesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs de tri des déchetsqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Kit de lavageqté 2
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 2
Savon pour les mainsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 4
Gants en caoutchoucqté 4

Conseils

Bloque le lieu avant d’envoyer les invitations, puis vérifie immédiatement les droits de diffusion et les droits musicaux. Sans cette validation, le programme peut devoir être modifié après les inscriptions.
Prévois le programme avant de concevoir les bulletins de vote et les questions du quiz. Garde un déroulé imprimé pour l’animateur et un exemplaire de secours le jour du festival.
Traite les inscriptions en deux temps : recueille les besoins alimentaires à l’inscription, puis confirme chaque participant après la clôture. Cela évite de calculer le catering sur une liste encore incertaine.
Teste la télévision, l’ordinateur, les câbles HDMI, les adaptateurs, les haut-parleurs et le microphone au moins 24 heures avant. Vérifie aussi les multiprises, rallonges, piles et la télécommande de rechange.
Mets les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et installe les stocks non périssables avant l’arrivée du public. Trie aussi la décoration et imprime les bulletins de vote ainsi que le matériel du quiz avant le jour J.

Questions fréquentes

Par quoi commencer pour organiser un festival de la chanson ?: Commence par fixer la date, le lieu et le budget. Réserve ensuite le lieu, vérifie les droits de diffusion et les droits musicaux, puis seulement après rédige et envoie les invitations.
Quand faut-il tester la technique d’un festival de la chanson ?: Fais un test complet au moins 24 heures avant l’événement. Vérifie l’image sur la télévision, le son des haut-parleurs, le microphone, les câbles HDMI, les adaptateurs et toutes les rallonges.
Combien de temps avant faut-il confirmer les inscriptions ?: Confirme les inscriptions après leur clôture et au moins 5 à 7 jours avant le festival. Tu auras ainsi le temps d’ajuster les quantités de catering, les tables, les chaises et les bulletins de vote.
Quand préparer les bulletins de vote et le quiz ?: Prépare les questions, les lots et les bulletins au plus tard 3 jours avant. Imprime ensuite le matériel et garde quelques exemplaires supplémentaires pour les pertes ou les inscriptions de dernière minute.

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