Einen Songfestival-Abend Schritt für Schritt organisieren

Ein Songfestival-Abend braucht mehr als einen Fernseher und eine Playlist. Lege zuerst Termin, Ort, Budget und die Übertragung fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach planst du Anmeldung, Essen, Quiz und Abstimmung so, dass während der Show niemand Kabel sucht oder noch Getränke kühlen muss. Besonders Technik, Rechte und die Auswertung der Stimmzettel werden häufig zu spät geprüft. Mit einem festen Ablauf bleibt der Abend entspannt und die Aufmerksamkeit dort, wo sie hingehört: bei den Auftritten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Ausstrahlungsrechte prüfen
3
Location reservieren
4
Budget festlegen
2 Personen
5
Einladungen erstellen
6
Einladungen verschicken
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Anmeldungen bestätigen
10
Programm zusammenstellen
2 Personen
11
Quizfragen vorbereiten
2 Personen
12
Stimmzettel entwerfen
13
Preise für Quiz einkaufen
14
Cateringmengen berechnen
15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
16
Technik testen
2 Personen
17
Playlist zusammenstellen
18
Quizmoderator bestimmen
19
Musikrechte prüfen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Getränke kühlen
2 Personen
22
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
23
Dekoration sortieren
2 Personen
24
Stimmzettel drucken
25
Quizmaterial ausdrucken

Event

26
Location öffnen
2 Personen
27
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
28
Saal lüften
29
Tische aufstellen
3 Personen
30
Stühle aufstellen
3 Personen
31
Zuschaueraufstellung machen
3 Personen
32
Fernseher aufstellen
2 Personen
33
Bildverbindung anschließen
2 Personen
34
Ton anschließen
2 Personen
35
Übertragung prüfen
2 Personen
36
Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Lichtdekoration anbringen
2 Personen
38
Buffet vorbereiten
3 Personen
39
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
40
Snacks präsentieren
3 Personen
41
Infotisch einrichten
42
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
43
Gäste empfangen
3 Personen
44
Programm vorstellen
45
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
46
Nachmittagsquiz moderieren
2 Personen
47
Antworten sammeln
2 Personen
48
Snacks servieren
3 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Mülleimer leeren
2 Personen
51
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
52
Buffet auffüllen
2 Personen
53
Geschirr abräumen
2 Personen
54
Abstimmungsrunde erklären
55
Stimmzettel austeilen
2 Personen
56
Stimmen sammeln
2 Personen
57
Ergebnisformular vorbereiten
2 Personen
58
Finale ankündigen
59
Finale-Übertragung starten
2 Personen
60
Snackbuffet offen halten
2 Personen
61
Abstimmungsergebnis bekanntgeben
62
Gewinner gratulieren
63
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

64
Technik ausschalten
2 Personen
65
Dekoration abholen
3 Personen
66
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
67
Abfall trennen
2 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
70
Saal reinigen
3 Personen
71
Toiletten reinigen
2 Personen
72
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
73
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
74
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
75
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 55
BuffetischeAnz. 3
StehtischeAnz. 4
Garderobenständer
KleiderbügelAnz. 60
AufbewahrungsboxenAnz. 8

Ausstattung

Fernseher
Laptop
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
BatterienAnz. 12
WLAN-Router
Ersatzfernbedienung
Drucker
USB-StickAnz. 2
PowerbanksAnz. 3
KabelbinderAnz. 50
Gaffer TapeAnz. 4
KabelmattenAnz. 8
ErsatzkabelAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
LänderfähnchenAnz. 30
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
KlebehakenAnz. 30
GirlandenAnz. 6
Fotowand
FotopropsAnz. 20
TischdeckenAnz. 8
ServiettenhalterAnz. 8
Stimmurne
NummerntafelnAnz. 30
TischnummernAnz. 8
Willkommensschild
Preisdisplay
KreidetafelnAnz. 3
KreidestifteAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 70
WeingläserAnz. 40
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 70
DesserttellerAnz. 60
GabelnAnz. 70
MesserAnz. 70
LöffelAnz. 70
ServierlöffelAnz. 8
SchälchenAnz. 15
ServierschalenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 3
TeekannenAnz. 2
Wiederverwendbare StrohhalmeAnz. 50
KaraffenAnz. 8
MessbecherAnz. 2

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 3
KorkenzieherAnz. 2
EiswürfelbehälterAnz. 4
SpülwanneAnz. 2
WasserkannenAnz. 6
VorratsboxenAnz. 10
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
BackpapierAnz. 2
Erste-Hilfe-Set
KüchenweckerAnz. 2
EtikettenstifteAnz. 4
EtikettenAnz. 2

Catering

Einkäufe
TeedosenAnz. 3
TablettsAnz. 6
KühlelementeAnz. 12
BrotkörbeAnz. 4
DessertschalenAnz. 8
KaffeefilterAnz. 100
Kisten mit FlaschenwasserAnz. 4

Reinigung

MülleimerAnz. 6
AbfalltrennbehälterAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischsetAnz. 2
EimerAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 2
HandseifeAnz. 4
HandtuchrollenAnz. 4
GummihandschuheAnz. 4

Tipps

Prüfe die Übertragung mindestens 14 Tage vorher und teste Fernseher, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter und Lautsprecher mit genau der Quelle, die du am Abend verwendest. Halte Batterien und eine Ersatzfernbedienung bereit.
Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vorher und frage dabei direkt nach Zu- oder Absage sowie Ernährungswünschen. Bestätige die Anmeldung spätestens 7 Tage vor dem Abend, damit du Catering und Sitzplätze berechnen kannst.
Plane das Quiz vor der Sendung und bestimme eine moderierende Person. Drucke Fragen und Stimmzettel spätestens am Vortag aus; pro Person brauchst du einen Stimmzettel und einen Stift.
Berechne Getränke für die ersten 3 Stunden mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und kühle nur den erwarteten Bedarf vor. Haltbare Vorräte kannst du bereits 1 bis 2 Tage vorher bereitstellen.
Richte Buffet- und Stehtische mindestens 60 Minuten vor Beginn ein und teste die Technik danach noch einmal. Dekoration wie Länderfähnchen, Wimpelketten und Fotowand sollte fertig sein, bevor die Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Songfestival-Abend planen?: Beginne etwa 4 Wochen vorher mit Termin, Ort, Budget und Einladungen. Die Technik und mögliche Übertragungsrechte solltest du spätestens 14 Tage vor dem Abend prüfen.
Wie viele Getränke brauche ich pro Person beim Songfestival?: Rechne für die ersten 3 Stunden mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Bei längeren Abenden ergänzt du die Menge nach der bestätigten Gästezahl und stellst zusätzlich Wasser bereit.
Wann sollte ich die Technik für den Songfestival-Abend testen?: Führe den ersten vollständigen Test mindestens 7 Tage vorher durch und wiederhole ihn 60 Minuten vor Beginn. Prüfe dabei Bild, Ton, HDMI-Adapter, WLAN und Verlängerungskabel gemeinsam.
Wie organisiere ich die Abstimmung beim Songfestival-Abend?: Bereite die Stimmzettel spätestens am Vortag vor und gib jeder Person einen eigenen Zettel. Lege vorher fest, wann abgestimmt wird und wer die Stimmen innerhalb von 15 bis 20 Minuten auszählt.

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