LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Zo organiseer je een Songfestivalavond

Een Songfestivalavond valt of staat met een betrouwbare uitzending, goed geteste techniek en een strak programma tussen de optredens door. Begin met datum, locatie, budget en uitzendrechten; regel daarna de gastenlijst, catering en materialen. Plan quizrondes en stemmen vooraf, zodat de avond niet stilvalt tijdens technische wissels. Test televisie, laptop, HDMI-kabels, geluid en microfoon minstens één keer op locatie. Met dit plan houd je overzicht van de voorbereiding tot het opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • 1

    Datum en locatie vastleggen

    2 personen

  • 2

    Uitzendrechten controleren

  • 3

    Locatie reserveren

  • 4

    Budget vaststellen

    2 personen

  • 5

    Uitnodigingen opstellen

  • 6

    Uitnodigingen versturen

  • 7

    Aanmeldingen verwerken

  • 8

    Dieetwensen verzamelen

  • 9

    Aanmeldingen bevestigen

  • 10

    Programma samenstellen

    2 personen

  • 11

    Quizvragen voorbereiden

    2 personen

  • 12

    Stemformulieren ontwerpen

  • 13

    Prijzen voor quiz inkopen

  • 14

    Cateringhoeveelheden berekenen

  • 15

    Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • 16

    Techniek testen

    2 personen

  • 17

    Afspeellijst samenstellen

  • 18

    Quizpresentator aanwijzen

  • 19

    Muziekrechten controleren

  • 20

    Boodschappen doen

    3 personen

  • 21

    Dranken koelen

    2 personen

  • 22

    Houdbare voorraad klaarzetten

    2 personen

  • 23

    Versiering sorteren

    2 personen

  • 24

    Stemformulieren printen

  • 25

    Quizmateriaal printen

Event

  • 26

    Locatie openen

    2 personen

  • 27

    Veiligheidscontrole uitvoeren

    2 personen

  • 28

    Zaal ventileren

  • 29

    Tafels opstellen

    3 personen

  • 30

    Stoelen opstellen

    3 personen

  • 31

    Kijkopstelling maken

    3 personen

  • 32

    Televisie plaatsen

    2 personen

  • 33

    Beeldverbinding aansluiten

    2 personen

  • 34

    Geluid aansluiten

    2 personen

  • 35

    Uitzending controleren

    2 personen

  • 36

    Versiering ophangen

    3 personen

  • 37

    Lichtdecoratie plaatsen

    2 personen

  • 38

    Buffet klaarzetten

    3 personen

  • 39

    Koffie en thee zetten

    2 personen

  • 40

    Hapjes presenteren

    3 personen

  • 41

    Informatietafel inrichten

  • 42

    Ontvangsttafel klaarzetten

    2 personen

  • 43

    Gasten ontvangen

    3 personen

  • 44

    Programma toelichten

  • 45

    Welkomstdrankjes serveren

    3 personen

  • 46

    Middagquiz presenteren

    2 personen

  • 47

    Antwoorden verzamelen

    2 personen

  • 48

    Hapjes serveren

    3 personen

  • 49

    Dranken bijvullen

    2 personen

  • 50

    Afvalbakken legen

    2 personen

  • 51

    Dinerbuffet openen

    3 personen

  • 52

    Buffet aanvullen

    2 personen

  • 53

    Servies afruimen

    2 personen

  • 54

    Stemronde uitleggen

  • 55

    Stemformulieren uitdelen

    2 personen

  • 56

    Stemmen verzamelen

    2 personen

  • 57

    Uitslagformulier voorbereiden

    2 personen

  • 58

    Finale aankondigen

  • 59

    Finale-uitzending starten

    2 personen

  • 60

    Snackbuffet openhouden

    2 personen

  • 61

    Stemuitslag bekendmaken

  • 62

    Winnaar feliciteren

  • 63

    Gasten uitzwaaien

    3 personen

Nazorg

  • 64

    Techniek uitschakelen

    2 personen

  • 65

    Versiering afhalen

    3 personen

  • 66

    Eten en drinken opruimen

    3 personen

  • 67

    Afval sorteren

    2 personen

  • 68

    Servies afwassen

    3 personen

  • 69

    Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • 70

    Zaal schoonmaken

    3 personen

  • 71

    Toiletten schoonmaken

    2 personen

  • 72

    Geleende spullen verzamelen

    2 personen

  • 73

    Locatie afsluiten

    2 personen

  • 74

    Apparatuur retourneren

    2 personen

  • 75

    Overgebleven voorraad opbergen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Klaptafelsaantal 8
  • Klapstoelenaantal 55
  • Buffettafelsaantal 3
  • Statafelsaantal 4
  • Garderoberek
  • Kledinghangersaantal 60
  • Opbergkrattenaantal 8

Apparatuur

  • Televisie
  • Laptop
  • HDMI-kabelsaantal 3
  • HDMI-adapteraantal 2
  • Luidsprekersaantal 2
  • Microfoon
  • Microfoonstandaard
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Batterijenaantal 12
  • Wifirouter
  • Reserveafstandsbediening
  • Printer
  • USB-stickaantal 2
  • Powerbanksaantal 3
  • Kabelbindersaantal 50
  • Gaffer tapeaantal 4
  • Kabelmattenaantal 8
  • Reservekabelsaantal 4

Verlichting

  • Lichtslingersaantal 4
  • Ledlampenaantal 6
  • Verlengsnoerenaantal 4

Decoratie

  • Vlaggenlijnenaantal 6
  • Landenvaantjesaantal 30
  • Ballonnenaantal 100
  • Ballonpompaantal 2
  • Plakhaakjesaantal 30
  • Slingersaantal 6
  • Fotowand
  • Fotopropsaantal 20
  • Tafelkledenaantal 8
  • Servettenhoudersaantal 8
  • Stemurne
  • Nummerbordjesaantal 30
  • Tafelnummersaantal 8
  • Welkomstbord
  • Prijzendisplay
  • Krijtbordenaantal 3
  • Krijtstiftenaantal 6

Servies

  • Herbruikbare glazenaantal 70
  • Wijnglazenaantal 40
  • Koffiekopjesaantal 50
  • Bordenaantal 70
  • Dessertbordjesaantal 60
  • Vorkenaantal 70
  • Messenaantal 70
  • Lepelsaantal 70
  • Opscheplepelsaantal 8
  • Schaaltjesaantal 15
  • Serveerschalenaantal 8
  • Koffiekannenaantal 3
  • Theepottenaantal 2
  • Herbruikbare rietjesaantal 50
  • Karaffenaantal 8
  • Maatbekersaantal 2

Keuken

  • Koelboxenaantal 4
  • Thermoskannenaantal 4
  • Warmhoudbakkenaantal 4
  • Snijplankenaantal 4
  • Keukenmessenaantal 4
  • Tangenaantal 6
  • Serveerlepelsaantal 6
  • Flessenopenersaantal 3
  • Kurkentrekkersaantal 2
  • IJsblokjesbakkenaantal 4
  • Afwasteilaantal 2
  • Waterkannenaantal 6
  • Voorraadbakkenaantal 10
  • Aluminiumfolieaantal 2
  • Vershoudfolieaantal 2
  • Bakpapieraantal 2
  • Eerstehulpset
  • Keukenwekkeraantal 2
  • Labelstiftenaantal 4
  • Etikettenaantal 2

Catering

  • Boodschappen
  • Theedozenaantal 3
  • Dienbladenaantal 6
  • Koelelementenaantal 12
  • Broodmandenaantal 4
  • Dessertschalenaantal 8
  • Koffiefiltersaantal 100
  • Flessenwaterkrattenaantal 4

Schoonmaak

  • Vuilnisbakkenaantal 6
  • Afvalscheidingsbakkenaantal 3
  • Bezemaantal 2
  • Stoffer en blikaantal 2
  • Dweilsetaantal 2
  • Emmersaantal 3
  • Microvezeldoekenaantal 12
  • Toiletborstelsaantal 2
  • Handzeepaantal 4
  • Handdoekrollenaantal 4
  • Rubberen handschoenenaantal 4

Tips

  • Test de volledige beeld- en geluidsketen uiterlijk één dag vooraf: televisie, laptop, HDMI-adapter, luidsprekers, microfoon en reserveafstandsbediening. Leg ook batterijen en verlengkabels klaar; juist die worden vaak pas na een storing gezocht.
  • Werk met vaste deadlines voor uitnodigingen en aanmeldingen. Verzamel dieetwensen uiterlijk één week voor de avond en bevestig daarna het definitieve aantal gasten, zodat je catering en zitplaatsen niet op aannames baseert.
  • Plan quiz en stemmomenten tussen de optredens en wijs één quizpresentator aan. Print quizmateriaal en stemformulieren minstens één dag eerder; een printer op de avond zelf is geen betrouwbare laatste stap.
  • Koel dranken enkele uren voor ontvangst en zet houdbare voorraad al eerder klaar. Bereken catering op basis van het bevestigde aantal gasten plus een kleine marge, niet op basis van het aantal verstuurde uitnodigingen.
  • Maak techniek en versiering logisch bereikbaar: houd stekkerdozen en verlengkabels vrij, sorteer vlaggenlijnen en landenvaantjes per ruimte en richt een vaste plek in voor stemformulieren. Zo voorkom je kabels over looproutes en zoekwerk tijdens de uitzending.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Songfestivalavond organiseren?
Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, budget en uitnodigingen. Plan de technische test uiterlijk 1 dag vooraf en controleer dan ook de volledige opstelling.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een Songfestivalavond?
Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon. Tel daarna gemiddeld 1 drankje per persoon per uur op en pas de verdeling aan op alcoholvrij, fris en water.
Wanneer moet ik de catering voor het Songfestival regelen?
Vraag dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf op en leg de hoeveelheden daarna definitief vast. Doe houdbare boodschappen eerder; haal gekoelde en verse producten bij voorkeur op de dag zelf.
Hoe test ik de techniek voor een Songfestivalavond?
Test minstens 1 dag vooraf met dezelfde televisie, laptop, HDMI-kabels, adapter, luidsprekers en microfoon die je tijdens de avond gebruikt. Controleer ook wifi, stroompunten en de reserveafstandsbediening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!