Cómo organizar un Festival de la Canción sin perder el control

Organizar un Festival de la Canción requiere coordinar inscripciones, votaciones, emisión y entretenimiento en un mismo programa. Empieza por fijar la fecha, reservar el lugar y comprobar los derechos de emisión antes de enviar invitaciones. Después cierra el presupuesto, confirma asistentes y preferencias dietéticas, y prepara el quiz, las votaciones y la técnica. El día del evento, la prueba de sonido y de imagen debe estar terminada antes de que llegue el público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Comprobar los derechos de emisión
3
Reservar el lugar
4
Establecer el presupuesto
2 personas
5
Redactar invitaciones
6
Enviar invitaciones
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Confirmar inscripciones
10
Elaborar el programa
2 personas
11
Preparar preguntas del quiz
2 personas
12
Diseñar los formularios de votación
13
Comprar premios para el quiz
14
Calcular las cantidades de catering
15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
16
Probar la técnica
2 personas
17
Crear la lista de reproducción
18
Designar al presentador del quiz
19
Comprobar los derechos de música
20
Hacer la compra
3 personas
21
Enfriar bebidas
2 personas
22
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
23
Clasificar la decoración
2 personas
24
Imprimir formularios de votación
25
Imprimir el material del quiz

Evento

26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Realizar el control de seguridad
2 personas
28
Ventilar la sala
29
Montar mesas
3 personas
30
Colocar las sillas
3 personas
31
Montar la disposición para espectáculos
3 personas
32
Colocar la televisión
2 personas
33
Conectar la videoconferencia
2 personas
34
Conectar el sonido
2 personas
35
Comprobar la emisión
2 personas
36
Colgar la decoración
3 personas
37
Colocar la decoración de luces
2 personas
38
Preparar el buffet
3 personas
39
Preparar café y té
2 personas
40
Presentar los aperitivos
3 personas
41
Montar la mesa de información
42
Preparar la mesa de recepción
2 personas
43
Recibir a los invitados
3 personas
44
Presentar el programa
45
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
46
Presentar el quiz de la tarde
2 personas
47
Recoger las respuestas
2 personas
48
Servir aperitivos
3 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
51
Abrir el bufé de la cena
3 personas
52
Reponer el bufé
2 personas
53
Recoger la vajilla
2 personas
54
Explicar la ronda de votación
55
Repartir las papeletas de votación
2 personas
56
Recopilar los votos
2 personas
57
Preparar el formulario de resultados
2 personas
58
Anunciar la final
59
Iniciar la emisión final
2 personas
60
Mantener abierto el buffet de aperitivos
2 personas
61
Anunciar el resultado de la votación
62
Felicitar al ganador
63
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

64
Apagar la técnica
2 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Recoger comida y bebida
3 personas
67
Clasificar residuos
2 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Recoger mesas y sillas
4 personas
70
Limpiar la sala
3 personas
71
Limpiar los baños
2 personas
72
Recoger los artículos prestados
2 personas
73
Cerrar el recinto
2 personas
74
Devolver el equipo
2 personas
75
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 55
Mesas de buffetcant. 3
Mesas altascant. 4
Perchero
Perchascant. 60
Cajas de almacenamientocant. 8

Equipo

Televisión
Portátil
Cables HDMIcant. 3
Adaptador HDMIcant. 2
Altavocescant. 2
Micrófono
Soporte de micrófono
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 6
Bateríascant. 12
Router wifi
Mando a distancia de repuesto
Impresora
Memoria USBcant. 2
Baterías externascant. 3
Bridascant. 50
Cinta gaffercant. 4
Alfombrillas para cablescant. 8
Cables de repuestocant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Lámparas LEDcant. 6
Cables alargadorescant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 6
Banderines de paísescant. 30
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Ganchos adhesivoscant. 30
Guirnaldascant. 6
Photowall
Accesorios para fotoscant. 20
Mantelescant. 8
Porta-servilletascant. 8
Urna de votación
Placas numeradascant. 30
Números de mesacant. 8
Cartel de bienvenida
Expositor de premios
Pizarrascant. 3
Rotuladores de tizacant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 70
Copas de vinocant. 40
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 70
Platos de postrecant. 60
Tenedorescant. 70
Cuchilloscant. 70
Cucharascant. 70
Cucharonescant. 8
Cuencoscant. 15
Bandejas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 3
Teterascant. 2
Pajitas reutilizablescant. 50
Jarrascant. 8
Jarras medidorascant. 2

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 6
Cucharones de servircant. 6
Abrebotellascant. 3
Sacacorchoscant. 2
Cubiterascant. 4
Palangana para lavarcant. 2
Jarras de aguacant. 6
Cajas de almacenamientocant. 10
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Papel de hornocant. 2
Set de primeros auxilios
Temporizador de cocinacant. 2
Rotuladores para etiquetascant. 4
Etiquetascant. 2

Catering

Compras
Cajas de técant. 3
Bandejascant. 6
Acumuladores de fríocant. 12
Cestas de pancant. 4
Cuencos de postrecant. 8
Filtros de cafécant. 100
Cajas de agua embotelladacant. 4

Limpieza

Papelelerascant. 6
Contenedores de separación de residuoscant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Juego de fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Paños de microfibracant. 12
Escobillas de bañocant. 2
Jabón de manoscant. 4
Rollos de toallacant. 4
Guantes de gomacant. 4

Consejos

Comprueba los derechos de emisión y de música al principio, antes de anunciar el evento. Deja al menos dos semanas para resolver permisos o cambios de formato.
Cierra las inscripciones con una fecha límite clara y confirma el número final de asistentes entre 5 y 7 días antes. Ese dato determina las cantidades de catering, las mesas y las sillas.
Haz una prueba completa de televisión, portátil, cables HDMI, adaptador, altavoces y micrófono al menos un día antes. Ten baterías, regletas y cables alargadores de repuesto: suelen faltar justo cuando empieza la emisión.
Prepara las votaciones y el material del quiz en papel aunque uses herramientas digitales. Imprime los formularios y las preguntas el día anterior, y designa a una persona para recoger y contar los votos.
Organiza la sala en tres zonas: pantalla y sonido, mesas de buffet y espacio para sentarse o estar de pie. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y coloca la decoración, los banderines y el photowall antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Festival de la Canción?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, fijar el presupuesto y comprobar los derechos de emisión. Envía las invitaciones cuando el lugar y el formato estén confirmados.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del evento. Así puedes confirmar asistentes, recoger preferencias dietéticas y calcular el catering sin comprar cantidades a ciegas.
¿Cuándo se debe probar la técnica?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela entre 60 y 90 minutos antes de recibir al público. Comprueba imagen, sonido, conexión, cables, adaptadores y micrófono, no solo que los equipos se enciendan.
¿Cuántas bebidas hay que calcular por persona?: Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona; después, aproximadamente 1 por persona y hora. Ajusta la compra al número final de inscritos y reserva agua además de las demás bebidas.

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