Organiser un festival de la chanson sans perdre le fil

Pour organiser un festival de la chanson, commencez par le lieu, les droits de diffusion et le nombre de participants attendus. Ensuite, verrouillez les inscriptions, les besoins alimentaires et le programme avant de commander le catering et de préparer les bulletins de vote. La technique demande une vraie répétition : écran, liaison vidéo, son, câbles et ordinateur de secours doivent être testés ensemble. Le jour J, prévoyez assez de temps pour installer la salle, refroidir les boissons et vérifier chaque poste avant l’arrivée des invités.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Vérifier les droits de diffusion
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Créer la liste des visiteurs
7
Coordonner le programme
2 personnes
8
Faire la liste des courses
2 personnes
9
Commander le catering
10
Tester l'équipement
2 personnes
11
Composer la playlist
12
Imprimer les bulletins de vote
13
Créer des badges nominatifs
2 personnes
14
Faire les courses
3 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Préparer les en-cas
3 personnes
17
Vérifier le lieu
2 personnes
18
Nettoyer le sol et les tables
2 personnes
19
Installer les tables
3 personnes
20
Installer les chaises
3 personnes
21
Installer l’écran
2 personnes
22
Connecter la liaison vidéo
2 personnes
23
Brancher le son
2 personnes
24
Tester entièrement la technique
2 personnes
25
Suspendre la décoration
3 personnes
26
Régler l’éclairage
2 personnes
27
Mettre le buffet en place
3 personnes
28
Mettre en place le point café
2 personnes
29
Aménager la table de vote
2 personnes
30
Installer les informations de premiers secours et d’urgence

Événement

31
Tenir l'entrée
2 personnes
32
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
33
Distribuer les badges
34
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
35
Servir des amuse-bouches
3 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Servir le café et le thé
2 personnes
38
Distribuer les bulletins de vote
2 personnes
39
Préparer le moment des résultats
2 personnes
40
Annoncer le programme
41
Gérer la technique pendant la diffusion
2 personnes
42
Recueillir les bulletins de vote
2 personnes
43
Compter le vote du public
3 personnes
44
Remettre le prix
2 personnes
45
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

46
Rassembler les déchets
3 personnes
47
Faire la vaisselle
3 personnes
48
Démonter le buffet
2 personnes
49
Éteindre l’équipement
2 personnes
50
Retirer la décoration
3 personnes
51
Nettoyer le lieu
4 personnes
52
Remettre le mobilier en place
3 personnes
53
Ranger les provisions de courses
2 personnes
54
Vérifier le matériel
2 personnes
55
Rendre les articles empruntés
2 personnes
56
Partager les résultats en ligne

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 65
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 6

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Ordinateur portable de secours
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Câbles HDMIqté 3
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 6
Télécommandesqté 2

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Éventails de paysqté 20
Décoration de tableqté 10
Badges nominatifsqté 70

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Pinces et cuillères de serviceqté 10
Thermosqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Urne de vote
Bulletins de voteqté 70

Nettoyage

Aspirateur
Kit de lavage
Seaux de nettoyageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu avant d’envoyer les invitations et vérifiez les droits de diffusion dès que le programme musical est défini. Ces deux points peuvent modifier la date ou le contenu de la soirée.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le festival. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, de relever les besoins alimentaires et d’établir la liste des visiteurs.
Testez toute la chaîne technique 24 à 48 heures avant : ordinateur, projecteur, écran, liaison vidéo, mixeur audio, haut-parleurs et câbles. Gardez un ordinateur portable de secours prêt à être branché.
Installez les tables, les chaises, l’écran et le son au moins 2 heures avant l’accueil. Faites ensuite un essai complet avec la playlist, les vidéos et les télécommandes, plutôt qu’un simple contrôle visuel.
Refroidissez les boissons la veille et préparez les en-cas avant l’arrivée des participants. Les verres, assiettes, couverts, bols et ustensiles de service sont souvent oubliés jusqu’au moment où le buffet ouvre.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de la chanson ?: Prévoyez au minimum 4 semaines pour réserver le lieu, vérifier les droits, gérer les inscriptions et coordonner le programme. Comptez davantage si la liaison vidéo ou le catering dépend de prestataires extérieurs.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un festival de la chanson ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec une date limite de réponse fixée 7 jours avant l’événement. Ce délai permet de commander les repas et d’imprimer les badges et bulletins de vote.
Quand tester le matériel d’un festival de la chanson ?: Faites un premier test 48 heures avant, puis un essai complet le jour même, au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Testez ensemble le son, l’image, la liaison vidéo et l’ordinateur de secours.
Combien de boissons prévoir par personne ?: Pour la première heure, prévoyez 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge pour les personnes qui restent pendant tout le programme et gardez les boissons au frais dès la veille.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.