Zo organiseer je een Songfestivalavond
Begin met de locatie, de uitzendrechten en het aantal gasten. Daarna leg je de planning vast: uitnodigen, dieetwensen verzamelen, catering regelen en de techniek testen. Voor een Songfestivalavond zijn beeld en geluid bepalend; een projector, scherm, laptop en speakers moeten ruim vóór de start samen werken. Plan ook de stemronde, naamkaartjes en hapjes vooraf. Op de dag zelf werk je van een lege, schone ruimte naar tafels, stoelen, buffet en decoratie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Uitzendrechten controleren
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Bezoekerslijst maken
- 7
Programma afstemmen
2 personen
- 8
Boodschappenlijst maken
2 personen
- 9
Catering bestellen
- 10
Apparatuur testen
2 personen
- 11
Playlist samenstellen
- 12
Stemformulieren printen
- 13
Naamkaartjes maken
2 personen
- 14
Boodschappen doen
3 personen
- 15
Dranken koelen
2 personen
- 16
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 17
Locatie controleren
2 personen
- 18
Vloer en tafels reinigen
2 personen
- 19
Tafels opstellen
3 personen
- 20
Stoelen plaatsen
3 personen
- 21
Scherm opstellen
2 personen
- 22
Beeldverbinding aansluiten
2 personen
- 23
Geluid aansluiten
2 personen
- 24
Techniek volledig testen
2 personen
- 25
Versiering ophangen
3 personen
- 26
Licht instellen
2 personen
- 27
Buffet klaarzetten
3 personen
- 28
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 29
Stemtafel inrichten
2 personen
- 30
EHBO- en noodinformatie plaatsen
Event
- 31
Entree bemannen
2 personen
- 32
Bezoekers registreren
2 personen
- 33
Naamkaartjes uitdelen
- 34
Welkomstdrank serveren
2 personen
- 35
Hapjes serveren
3 personen
- 36
Dranken bijvullen
2 personen
- 37
Koffie en thee schenken
2 personen
- 38
Stemformulieren uitdelen
2 personen
- 39
Uitslagmoment voorbereiden
2 personen
- 40
Programma aankondigen
- 41
Techniek tijdens uitzending bedienen
2 personen
- 42
Stemformulieren innemen
2 personen
- 43
Publieksstemming tellen
3 personen
- 44
Prijs uitreiken
2 personen
- 45
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 46
Afval verzamelen
3 personen
- 47
Servies afwassen
3 personen
- 48
Buffet opruimen
2 personen
- 49
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 50
Decoratie verwijderen
3 personen
- 51
Locatie schoonmaken
4 personen
- 52
Meubilair terugplaatsen
3 personen
- 53
Boodschappenvoorraad opbergen
2 personen
- 54
Materialen controleren
2 personen
- 55
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 56
Uitslag online delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Biertafelsaantal 8
- Stoelenaantal 65
- Buffettafelsaantal 3
- Krukkenaantal 6
Apparatuur
- Projector
- Projectiescherm
- Laptop
- Back-uplaptop
- Speakersaantal 2
- Audiomixer
- HDMI-kabelsaantal 3
- Verlenghaspelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 6
- Afstandsbedieningenaantal 2
Verlichting
- Sfeerverlichtingaantal 6
- Lichtslingersaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Landenwaaiersaantal 20
- Tafeldecoratieaantal 10
- Naamkaartjesaantal 70
Servies
- Glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 70
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
- Schaaltjesaantal 12
- Tangen en opscheplepelsaantal 10
- Thermoskannenaantal 4
- Flessenopenersaantal 4
- Stemurne
- Stemformulierenaantal 70
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilset
- Schoonmaakemmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie en controleer de uitzendrechten zodra de datum vaststaat. Test minimaal één week vooraf of de uitzending op jouw locatie toegestaan en technisch haalbaar is.
- Stuur uitnodigingen uiterlijk drie weken van tevoren en sluit de aanmeldingen ongeveer zeven dagen voor het feest. Dan heb je tijd om de bezoekerslijst, naamkaartjes en dieetwensen te verwerken.
- Test beeld en geluid niet alleen los, maar samen: laptop, HDMI-kabels, projector, scherm, audiomixer en speakers. Doe dit uiterlijk de dag ervoor en houd een back-uplaptop en extra kabel bij de hand.
- Plan eten en drinken op basis van het aantal aanmeldingen. Koel dranken enkele uren vooraf, zet buffet- en tafels klaar en gebruik schaaltjes, serveerbladen en opscheplepels zodat de eerste pauze niet vastloopt.
- Leg stemformulieren en pennen vóór binnenkomst op een vaste plek. Kondig aan wanneer er gestemd wordt en reserveer minstens 15 minuten om formulieren in te nemen en de uitslag te tellen.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel weken van tevoren moet ik een Songfestivalavond organiseren?
- Begin idealiter 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, uitzendrechten en uitnodigingen. Regel catering en techniek uiterlijk 2 weken van tevoren en doe de volledige technische test de dag vóór het evenement.
- Hoe test ik de techniek voor een Songfestivalavond?
- Sluit laptop, HDMI-kabel, projector, scherm, audiomixer en speakers aan zoals op de avond zelf. Test beeld en geluid minstens 24 uur vooraf gedurende 30 minuten en leg een back-uplaptop en extra kabel klaar.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een Songfestival?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende water en koel de dranken minstens 3 uur vóór de gasten arriveren.
- Wanneer maak ik de stemformulieren en naamkaartjes?
- Maak de stemformulieren en naamkaartjes uiterlijk 3 dagen vooraf, zodra de bezoekerslijst definitief is. Leg de formulieren vóór binnenkomst klaar en houd minimaal 15 minuten vrij voor het verzamelen en tellen van de stemmen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!