Songfestival organisieren: So gelingt der Abend
Ein Songfestival-Abend steht und fällt mit zwei Dingen: einer stabilen Bild- und Tonübertragung und einem klaren Ablauf. Beginne mehrere Wochen vorher mit dem Veranstaltungsort, den Ausstrahlungsrechten und der Gästeliste. Danach folgen Einladungen, Essensplanung und Technik. Am Veranstaltungstag bleiben Getränke kühlen, Snacks vorbereiten und ein vollständiger Test von Laptop, Bild, Ton und Ersatztechnik. So musst du während der Übertragung nicht improvisieren.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Ausstrahlungsrechte prüfen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Besucherliste erstellen
- 7
Programm abstimmen
2 Personen
- 8
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
- 9
Catering bestellen
- 10
Geräte testen
2 Personen
- 11
Playlist zusammenstellen
- 12
Stimmzettel drucken
- 13
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 14
Einkaufen gehen
3 Personen
- 15
Getränke kühlen
2 Personen
- 16
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 17
Ort überprüfen
2 Personen
- 18
Boden und Tische reinigen
2 Personen
- 19
Tische aufstellen
3 Personen
- 20
Stühle aufstellen
3 Personen
- 21
Bildschirm aufstellen
2 Personen
- 22
Bildverbindung anschließen
2 Personen
- 23
Ton anschließen
2 Personen
- 24
Technik vollständig testen
2 Personen
- 25
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 26
Licht einstellen
2 Personen
- 27
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 28
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 29
Wahltisch einrichten
2 Personen
- 30
Erste-Hilfe- und Notfallinformationen anbringen
Event
- 31
Eingang besetzen
2 Personen
- 32
Besucher registrieren
2 Personen
- 33
Namensschilder verteilen
- 34
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
- 35
Snacks servieren
3 Personen
- 36
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 37
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
- 38
Stimmzettel austeilen
2 Personen
- 39
Preisverkündung vorbereiten
2 Personen
- 40
Programm ankündigen
- 41
Technik während der Übertragung bedienen
2 Personen
- 42
Stimmzettel einsammeln
2 Personen
- 43
Publikumsabstimmung zählen
3 Personen
- 44
Preis überreichen
2 Personen
- 45
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 46
Abfall sammeln
3 Personen
- 47
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 48
Buffet aufräumen
2 Personen
- 49
Geräte ausschalten
2 Personen
- 50
Dekoration entfernen
3 Personen
- 51
Location reinigen
4 Personen
- 52
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 53
Einkaufsvorräte verstauen
2 Personen
- 54
Materialien prüfen
2 Personen
- 55
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 56
Ergebnis online teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BiertischeAnz. 8
- StühleAnz. 65
- BuffetischeAnz. 3
- HockerAnz. 6
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Laptop
- Ersatzlaptop
- LautsprecherAnz. 2
- Audiomischpult
- HDMI-KabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- FernbedienungenAnz. 2
Beleuchtung
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- LänderfächerAnz. 20
- TischdekorationAnz. 10
- NamensschilderAnz. 70
Geschirr
- GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 70
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- SchälchenAnz. 12
- Zangen und ServierlöffelAnz. 10
- ThermoskannenAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 4
- Stimmurne
- StimmzettelAnz. 70
Reinigung
- Staubsauger
- Wischset
- PutzeimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Prüfe die Ausstrahlungsrechte und den Veranstaltungsort mindestens 3 bis 4 Wochen vorher. Kläre dabei auch, ob Bildschirm, Projektor und Lautsprecher passend aufgestellt werden können.
- Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vor dem Abend und frage Ernährungswünsche direkt ab. Eine aktualisierte Besucherliste hilft dir später bei Catering, Sitzplätzen und Namensschildern.
- Teste die komplette Bild- und Tonverbindung spätestens am Vortag und noch einmal 60 Minuten vor Beginn. Schließe HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Laptop, Ersatzlaptop und Lautsprecher vollständig an.
- Plane die Abstimmung vor dem ersten Lied: Drucke Stimmzettel, lege Stifte bereit und bestimme eine feste Abgabezeit. So wird aus dem Zuschauen ein gemeinsamer Programmpunkt statt einer spontanen Unterbrechung.
- Kühle Getränke mindestens 4 Stunden vorher und bereite Snacks 30 bis 60 Minuten vor dem Einlass vor. Stelle Teller, Gläser, Schälchen und Servierbesteck an einen festen Buffetplatz, damit der Technikbereich frei bleibt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Songfestival planen?
- Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Veranstaltungsort, Ausstrahlungsrechte, Einladungen, Catering und Technik ohne Zeitdruck klären.
- Wann muss die Technik für einen Songfestival-Abend getestet werden?
- Führe einen vollständigen Test am Vortag durch und wiederhole ihn 60 Minuten vor dem Einlass. Prüfe Bild, Ton, HDMI-Verbindung, Stromversorgung und den Ersatzlaptop.
- Wie viele Getränke braucht man beim Songfestival?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach etwa 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Wasser sollte zusätzlich jederzeit erreichbar sein.
- Wann soll man Snacks und Getränke vorbereiten?
- Kühle die Getränke mindestens 4 Stunden vorher. Snacks kannst du 30 bis 60 Minuten vor dem Einlass anrichten, damit sie frisch bleiben und das Buffet rechtzeitig bereitsteht.
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