Cómo organizar un Festival de la Canción sin perder el control
Un Festival de la Canción combina proyecciones, música, votaciones y una comida o cena, así que conviene trabajar por fases. Empieza por reservar el lugar y comprobar los derechos de emisión; después cierra las inscripciones, el programa y las necesidades de los invitados. La parte técnica requiere más tiempo del que parece: pantalla, sonido, videoconferencia y equipos de respaldo deben probarse juntos. El día del evento, deja la decoración y la comida para el final y reserva un margen para los fallos de última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Comprobar los derechos de emisión
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Crear la lista de visitantes
- 7
Ajustar el programa
2 personas
- 8
Hacer la lista de la compra
2 personas
- 9
Pedir el catering
- 10
Probar el equipo
2 personas
- 11
Preparar la lista de reproducción
- 12
Imprimir formularios de votación
- 13
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 14
Hacer la compra
3 personas
- 15
Enfriar bebidas
2 personas
- 16
Preparar aperitivos
3 personas
- 17
Comprobar el lugar
2 personas
- 18
Limpiar el suelo y las mesas
2 personas
- 19
Montar mesas
3 personas
- 20
Colocar las sillas
3 personas
- 21
Montar la pantalla
2 personas
- 22
Conectar la videoconferencia
2 personas
- 23
Conectar el sonido
2 personas
- 24
Probar toda la técnica
2 personas
- 25
Colgar la decoración
3 personas
- 26
Ajustar la iluminación
2 personas
- 27
Preparar el buffet
3 personas
- 28
Montar el punto de café
2 personas
- 29
Montar la mesa de votación
2 personas
- 30
Colocar la información de primeros auxilios y de emergencia
Evento
- 31
Atender la entrada
2 personas
- 32
Registrar a los visitantes
2 personas
- 33
Repartir las tarjetas con nombres
- 34
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
- 35
Servir aperitivos
3 personas
- 36
Rellenar las bebidas
2 personas
- 37
Servir café y té
2 personas
- 38
Repartir las papeletas de votación
2 personas
- 39
Preparar el momento de los resultados
2 personas
- 40
Anunciar el programa
- 41
Operar la técnica durante la transmisión
2 personas
- 42
Recoger las papeletas de voto
2 personas
- 43
Contar la votación del público
3 personas
- 44
Entregar el premio
2 personas
- 45
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
- 46
Recoger la basura
3 personas
- 47
Lavar la vajilla
3 personas
- 48
Recoger el buffet
2 personas
- 49
Apagar el equipo
2 personas
- 50
Retirar la decoración
3 personas
- 51
Limpiar el lugar
4 personas
- 52
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 53
Guardar la reserva de comestibles
2 personas
- 54
Comprobar los materiales
2 personas
- 55
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 56
Compartir el resultado en línea
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de cervezacant. 8
- Sillascant. 65
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetescant. 6
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Portátil de respaldo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables HDMIcant. 3
- Enrollacablescant. 3
- Regletascant. 6
- Mandos a distanciacant. 2
Iluminación
- Iluminación ambientalcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Abanicos de paísescant. 20
- Decoración de mesacant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 70
Vajilla
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 70
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cuencoscant. 12
- Pinzas y cucharonescant. 10
- Termoscant. 4
- Abrebotellascant. 4
- Urna de votación
- Formularios de votacióncant. 70
Limpieza
- Aspiradora
- Juego de fregona
- Cubos de limpiezacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar antes de abrir las inscripciones y comprueba con antelación si puedes proyectar las actuaciones y emitirlas por videoconferencia. Resolver los derechos de emisión tarde puede obligarte a cambiar el programa.
- Cierra la lista de visitantes y las preferencias dietéticas varios días antes de pedir el catering. Calcula las bebidas por persona y enfríalas con tiempo: las neveras portátiles necesitan espacio y no sustituyen a una compra planificada.
- Prepara el programa, la lista de reproducción y los formularios de votación antes de montar la sala. Imprime más papeletas de las previstas y coloca las tarjetas con nombres antes de que lleguen los invitados.
- Haz una prueba técnica completa, no solo una comprobación del proyector. Conecta portátil principal, portátil de respaldo, cables HDMI, mesa de mezclas, altavoces, regletas y mandos, y prueba el sonido desde los asientos más alejados.
- Deja al menos 90 minutos para montar mesas, sillas, pantalla, sonido e iluminación. Comprueba el lugar cuando esté ya preparado: los cables deben quedar asegurados, las mesas limpias y la comida colocada sin bloquear la circulación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Festival de la Canción?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, comprobar los derechos de emisión y enviar las invitaciones. Cierra inscripciones, preferencias dietéticas y programa al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo se debe probar el equipo del Festival de la Canción?
- Haz una primera prueba técnica entre 3 y 7 días antes y otra el mismo día, con todos los cables y equipos conectados. Reserva como mínimo 90 minutos antes de la llegada de los invitados para repetir la prueba completa.
- ¿Cuántas papeletas de votación hay que imprimir?
- Imprime una papeleta por persona inscrita y añade un margen del 10 al 15 % para errores, invitados extra o papeletas dañadas. Prepara también bolígrafos suficientes y deja todo junto antes de abrir las puertas.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering para un Festival de la Canción?
- Pídelo cuando la lista de visitantes y las preferencias dietéticas estén cerradas, normalmente entre 7 y 10 días antes. Confirma las cantidades 48 horas antes y prepara aperitivos y bebidas el mismo día, después de montar la sala.
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