Organiser un festival de chorales, étape par étape
Un festival de chorales se prépare d’abord avec une date claire, un programme réaliste et une liste fiable des groupes participants. Ensuite, il faut coordonner les inscriptions, le répertoire, les besoins alimentaires et la répartition des prestations. La technique, l’accueil et les bénévoles se règlent avant l’installation, pas le jour même. Ce plan vous aide à suivre le bon ordre et à éviter les oublis qui ralentissent les arrivées ou les changements de scène.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
3 personnes
- 2
Inviter les chorales
2 personnes
- 3
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Mettre à jour la liste des participants
- 8
Répartir définitivement les prestations
3 personnes
- 9
Rassembler le répertoire
2 personnes
- 10
Vérifier les partitions
2 personnes
- 11
Concevoir les brochures du programme
2 personnes
- 12
Imprimer les programmes
2 personnes
- 13
Confirmer les réservations
- 14
Commander le catering
2 personnes
- 15
Tester la technique
3 personnes
- 16
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 17
Distribuer le déroulé
- 18
Envoyer les indications d'accès
- 19
Créer les badges nominatifs
2 personnes
- 20
Faire les courses
3 personnes
- 21
Refroidir les boissons
2 personnes
- 22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 23
Aménager l’espace d’accueil
3 personnes
- 24
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
- 25
Installer le système de sonorisation
3 personnes
- 26
Installer les microphones
2 personnes
- 27
Installer l’éclairage
2 personnes
- 28
Revérifier la technique
3 personnes
- 29
Installer la décoration
3 personnes
- 30
Déposer les brochures du programme
2 personnes
- 31
Préparer les badges nominatifs
- 32
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
- 33
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 34
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Événement
- 35
Accueillir les chorales
4 personnes
- 36
Enregistrer la présence
2 personnes
- 37
Conduire les chorales au vestiaire
2 personnes
- 38
Accueillir le public
3 personnes
- 39
Distribuer les programmes
2 personnes
- 40
Faire le discours d’ouverture
- 41
Accompagner les spectacles
3 personnes
- 42
Ajuster les microphones
2 personnes
- 43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 44
Servir le café et le thé
3 personnes
- 45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 46
Ranger la salle de pause
2 personnes
- 47
Annoncer le programme du soir
- 48
Animer la répétition générale
3 personnes
- 49
Accompagner le concert commun
3 personnes
- 50
Animer les questions du public
2 personnes
- 51
Prononcer le discours de remerciement
- 52
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Suivi
- 53
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
- 54
Rassembler les déchets
3 personnes
- 55
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 56
Dégager les tables
3 personnes
- 57
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
- 58
Démonter l’installation lumineuse
2 personnes
- 59
Retirer la décoration
2 personnes
- 60
Faire la vaisselle
3 personnes
- 61
Nettoyer les espaces
4 personnes
- 62
Nettoyer les toilettes
2 personnes
- 63
Remettre le mobilier en place
4 personnes
- 64
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
- 65
Retourner les matériels
2 personnes
- 66
Remercier les participants
2 personnes
- 67
Partager les photos
- 68
Gérer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 180
- Tables de logeqté 6
- Portants à vêtementsqté 4
- Portantsqté 3
- Poubellesqté 8
Vaisselle
- Tasses à café réutilisablesqté 150
- Verres à eauqté 180
- Assiettesqté 180
- Fourchettesqté 180
- Couteauxqté 180
- Cuillèresqté 180
- Plateaux de serviceqté 12
- Cafetièreqté 6
- Thermosqté 8
Équipement
- Table de mixage
- Haut-parleursqté 2
- Enceintes de scèneqté 2
- Microphones sans filqté 4
- Pieds de microqté 6
- Câbles de microqté 8
- Boîtiers DIqté 2
- Ordinateur portable
- Pupitre de musiqueqté 12
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
Éclairage
- Projecteurs LED de scèneqté 6
- Lampes d'ambianceqté 12
- Passe-câblesqté 10
Décoration
- Banderoles du festivalqté 8
- Arches de ballonsqté 2
- Nappesqté 12
- Présentoirs pour cartes nominativesqté 12
- Panneaux du programmeqté 4
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Bouilloiresqté 4
- Machines à caféqté 3
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Pinces de serviceqté 8
- Pains de glaceqté 24
- Mugs isothermesqté 20
Catering
- Courses
Bureau
- Brochures du programmeqté 250
- Badges nominatifsqté 150
- Porte-badgesqté 150
- Stylos à billeqté 30
- Papier d’impressionqté 2
- Ruban adhésifqté 6
- Bloc-notesqté 12
- Pots à stylosqté 6
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Lampes de pocheqté 4
- Ruban de balisageqté 2
- Passages de câblesqté 8
Nettoyage
- Aspirateurqté 2
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Raclettes de solqté 3
- Gants en caoutchoucqté 12
Conseils
- Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations, puis prévoyez une date limite d’inscription d’au moins 4 à 6 semaines avant le festival. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et de répartir définitivement les prestations.
- Demandez les besoins alimentaires dans le formulaire d’inscription et fermez les réponses au plus tard 10 jours avant l’événement. Transmettez ensuite le nombre final de repas au traiteur plutôt que de commander selon une estimation.
- Rassemblez le répertoire et vérifiez les partitions avant d’imprimer les brochures du programme. Faites relire les noms des chorales, les titres et l’ordre des prestations au moins une semaine avant l’impression.
- Testez la table de mixage, les haut-parleurs, les microphones sans fil, les enceintes de scène et les câbles lors d’une répétition technique. Prévoyez aussi les rallonges, multiprises et passe-câbles : les connexions manquantes sont souvent découvertes au moment de l’installation.
- Envoyez le déroulé et les indications d’accès 3 à 5 jours avant le festival, puis attribuez chaque bénévole à un poste précis. Préparez les badges nominatifs, l’espace d’accueil, les loges et la scène avant l’arrivée des premières chorales.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un festival de chorales ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les invitations et inscriptions peuvent commencer au début de cette période, tandis que la technique, le catering et le programme doivent être confirmés au moins 10 jours avant le festival.
- Quand faut-il inviter les chorales ?
- Envoyez les invitations 6 à 8 semaines avant la date prévue. Laissez ensuite 2 à 3 semaines pour les réponses, puis gardez au moins 4 semaines pour traiter les inscriptions et répartir les prestations.
- Quand commander le catering pour un festival de chorales ?
- Commandez le catering après avoir recueilli les besoins alimentaires et confirmé la liste des participants. Faites parvenir le nombre final de repas au traiteur au plus tard 7 à 10 jours avant l’événement.
- Quand tester la sonorisation et installer la scène ?
- Effectuez le test technique au moins une semaine avant, puis refaites une vérification complète le jour même. Installez la scène, les microphones, les enceintes et les passe-câbles suffisamment tôt pour terminer avant l’accueil des chorales.
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