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Ein Chorfestival organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Chorfestival steht und fällt mit einem belastbaren Ablaufplan. Lege zuerst Termin, Programm und Auftrittsrahmen fest, bevor du Chöre einlädst und Anmeldungen öffnest. Danach folgen Teilnehmerliste, Repertoire, Notenmaterial, Verpflegung und Technik. Plane außerdem genug Zeit für Anreise, Umkleiden, Soundcheck und den Wechsel zwischen den Auftritten ein – diese Übergänge werden bei Chorfestivals besonders häufig unterschätzt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • 1

    Datum und Programm festlegen

    3 Personen

  • 2

    Chöre einladen

    2 Personen

  • 3

    Anmeldeformular öffnen

  • 4

    Einladungen verschicken

    2 Personen

  • 5

    Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • 6

    Ernährungswünsche erfassen

  • 7

    Teilnehmerliste aktualisieren

  • 8

    Auftritte endgültig einteilen

    3 Personen

  • 9

    Repertoire zusammentragen

    2 Personen

  • 10

    Notenmaterial prüfen

    2 Personen

  • 11

    Programmhefte gestalten

    2 Personen

  • 12

    Programmhefte drucken

    2 Personen

  • 13

    Reservierungen bestätigen

  • 14

    Catering bestellen

    2 Personen

  • 15

    Technik testen

    3 Personen

  • 16

    Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • 17

    Ablaufplan verteilen

  • 18

    Wegbeschreibung versenden

  • 19

    Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • 20

    Einkaufen gehen

    3 Personen

  • 21

    Getränke kühlen

    2 Personen

  • 22

    Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • 23

    Empfangsbereich einrichten

    3 Personen

  • 24

    Bühnenbereich freiräumen

    3 Personen

  • 25

    Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • 26

    Mikrofone aufstellen

    2 Personen

  • 27

    Licht installieren

    2 Personen

  • 28

    Technik erneut testen

    3 Personen

  • 29

    Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • 30

    Programmhefte auslegen

    2 Personen

  • 31

    Namensschilder bereitlegen

  • 32

    Catering bereitstellen

    3 Personen

  • 33

    Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • 34

    Künstlerraum einrichten

    2 Personen

Event

  • 35

    Chöre empfangen

    4 Personen

  • 36

    Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • 37

    Chöre in den Umkleideraum bringen

    2 Personen

  • 38

    Publikum begrüßen

    3 Personen

  • 39

    Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • 40

    Eröffnungsrede halten

  • 41

    Auftritte betreuen

    3 Personen

  • 42

    Mikrofone anpassen

    2 Personen

  • 43

    Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • 44

    Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • 45

    Snacks servieren

    3 Personen

  • 46

    Pausenraum aufräumen

    2 Personen

  • 47

    Abendprogramm ankündigen

  • 48

    Gemeinsame Probe begleiten

    3 Personen

  • 49

    Gemeinsames Konzert begleiten

    3 Personen

  • 50

    Publikumsfragen betreuen

    2 Personen

  • 51

    Dankesrede halten

  • 52

    Publikum verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • 53

    Anlage ausschalten

    2 Personen

  • 54

    Abfall sammeln

    3 Personen

  • 55

    Geschirr sammeln

    3 Personen

  • 56

    Tische abräumen

    3 Personen

  • 57

    Beschallungsanlage abbauen

    3 Personen

  • 58

    Lichtanlage abbauen

    2 Personen

  • 59

    Dekoration entfernen

    2 Personen

  • 60

    Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • 61

    Räume reinigen

    4 Personen

  • 62

    Toiletten reinigen

    2 Personen

  • 63

    Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • 64

    Geliehene Gegenstände überprüfen

    2 Personen

  • 65

    Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • 66

    Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

  • 67

    Fotos teilen

  • 68

    Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 180
  • UmkleidetischeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 150
  • WassergläserAnz. 180
  • TellerAnz. 180
  • GabelnAnz. 180
  • MesserAnz. 180
  • LöffelAnz. 180
  • ServiertablettsAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8

Ausstattung

  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • BühnenlautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 6
  • MikrofonkabelAnz. 8
  • DI-BoxenAnz. 2
  • Laptop
  • NotenpultAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-BühnenlichterAnz. 6
  • StimmungsleuchtenAnz. 12
  • KabelmattenAnz. 10

Dekoration

  • FestivalsbannerAnz. 8
  • BallonbögenAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 12
  • NamenskartenständerAnz. 12
  • ProgrammschilderAnz. 4

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 24
  • ThermobecherAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Büro

  • ProgrammhefteAnz. 250
  • NamensschilderAnz. 150
  • BadgehalterAnz. 150
  • KugelschreiberAnz. 30
  • DruckpapierAnz. 2
  • KlebebandAnz. 6
  • SchreibblöckeAnz. 12
  • StiftehalterAnz. 6

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 4
  • AbsperrbandAnz. 2
  • KabelbrückenAnz. 8

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • BodenabzieherAnz. 3
  • GummihandschuheAnz. 12

Tipps

  • Lege Termin und Programm fest, bevor die Einladungen verschickt werden. Gib den Chören dabei eine klare Anmeldefrist von mindestens 4 bis 6 Wochen und frage direkt Besetzung, Auftrittsdauer und Ernährungswünsche ab.
  • Teile die Auftritte erst endgültig ein, wenn die Anmeldungen geprüft sind. Plane zwischen zwei Chören mindestens 10 bis 15 Minuten für Bühnenwechsel, Mikrofone und Notenpulte ein.
  • Prüfe das Repertoire und das Notenmaterial spätestens 2 Wochen vor dem Festival. Lege fest, welche Noten auf der Bühne benötigt werden und wer zusätzliche Exemplare mitbringt.
  • Teste Mischpult, Lautsprecher, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Kabel und DI-Boxen mindestens 1 Tag vorher. Am Veranstaltungstag sollte der vollständige Soundcheck 2 bis 3 Stunden vor dem ersten Auftritt beginnen.
  • Verteile Ablaufplan, Wegbeschreibung und Helfer-Einteilung spätestens 3 Tage vor dem Festival. Richte Empfang, Garderobe und Umkleiden frühzeitig ein und kühle Getränke mindestens 2 Stunden vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Chorfestival organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher mit Termin, Programm und Einladungen. Öffne das Anmeldeformular spätestens 8 Wochen vor dem Festival, damit Nachfragen und Änderungen noch eingeplant werden können.
Wie viel Zeit braucht ein Soundcheck bei einem Chorfestival?
Plane für die gesamte Technik mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem ersten Auftritt ein. Jeder Chor sollte zusätzlich 10 bis 15 Minuten für Mikrofonposition, Lautstärke und einen kurzen Ausschnitt aus dem Programm erhalten.
Wann sollte man die Auftritte beim Chorfestival einteilen?
Die endgültige Einteilung sollte etwa 2 Wochen vor dem Festival stehen. So bleiben noch 10 bis 14 Tage, um Rückfragen zu klären, das Programmheft zu gestalten und den Ablaufplan zu verteilen.
Wie viele Helfer braucht ein Chorfestival?
Plane mindestens 1 Person für den Empfang, 1 für die Garderobe, 1 für die Bühne und 1 für die Technik ein. Bei mehreren Chören oder mehr als 100 Teilnehmenden sind zusätzliche Helfer für Catering, Wegweisung und Umbauten sinnvoll.

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