Cómo organizar un festival de coros sin perder el control

Organizar un festival de coros requiere coordinar actuaciones, participantes, técnica y atención a los invitados en un mismo día. Empieza fijando la fecha y el programa, y después abre las inscripciones con un plazo claro. Cuando sepas cuántos grupos participan, podrás cerrar el repertorio, las reservas, el catering y la distribución de actuaciones. El montaje final debe dejar tiempo para probar el sonido, preparar la recepción y resolver cambios de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
3 personas
2
Invitar coros
2 personas
3
Abrir el formulario de inscripción
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Actualizar la lista de participantes
8
Distribuir definitivamente las actuaciones
3 personas
9
Reunir el repertorio
2 personas
10
Revisar las partituras
2 personas
11
Diseñar folletos del programa
2 personas
12
Imprimir folletos del programa
2 personas
13
Confirmar las reservas
14
Pedir el catering
2 personas
15
Probar la técnica
3 personas
16
Asignar voluntarios
2 personas
17
Repartir el programa
18
Enviar indicaciones
19
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Enfriar bebidas
2 personas
22
Montar mesas y sillas
4 personas
23
Montar la zona de recepción
3 personas
24
Despejar el espacio del escenario
3 personas
25
Montar el sistema de sonido
3 personas
26
Colocar los micrófonos
2 personas
27
Instalar la iluminación
2 personas
28
Probar de nuevo la técnica
3 personas
29
Colgar la decoración
3 personas
30
Colocar los folletos del programa
2 personas
31
Colocar las acreditaciones
32
Preparar la restauración
3 personas
33
Preparar café y té
2 personas
34
Montar la zona de artistas
2 personas

Evento

35
Recibir a los coros
4 personas
36
Registrar la asistencia
2 personas
37
Llevar a los coros al vestuario
2 personas
38
Dar la bienvenida al público
3 personas
39
Repartir folletos del programa
2 personas
40
Dar el discurso de apertura
41
Coordinar las actuaciones
3 personas
42
Ajustar los micrófonos
2 personas
43
Rellenar las bebidas
2 personas
44
Servir café y té
3 personas
45
Servir aperitivos
3 personas
46
Ordenar la sala de descanso
2 personas
47
Anunciar el programa de la noche
48
Coordinar el ensayo conjunto
3 personas
49
Acompañar el concierto conjunto
3 personas
50
Gestionar las preguntas del público
2 personas
51
Dar el discurso de agradecimiento
52
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

53
Apagar el sistema de sonido
2 personas
54
Recoger la basura
3 personas
55
Recoger la vajilla
3 personas
56
Recoger las mesas
3 personas
57
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
58
Desmontar la instalación de luces
2 personas
59
Retirar la decoración
2 personas
60
Lavar la vajilla
3 personas
61
Limpiar espacios
4 personas
62
Limpiar los baños
2 personas
63
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
64
Comprobar los objetos prestados
2 personas
65
Devolver los materiales
2 personas
66
Agradecer a los participantes
2 personas
67
Compartir fotos
68
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 180
Mesas de vestuariocant. 6
Percheroscant. 4
Percheroscant. 3
Papeleracant. 8

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 150
Vasos para aguacant. 180
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 180
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 8

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Altavoces del escenariocant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 6
Cables de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 2
Portátil
Atril para músicacant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 6
Luces decorativascant. 12
Alfombrillas para cablescant. 10

Decoración

Banderolas del festivalcant. 8
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 12
Soportes para tarjetas de nombrecant. 12
Carteles del programacant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 8
Acumuladores de fríocant. 24
Vasos térmicoscant. 20

Catering

Compras

Oficina

Programascant. 250
Credencialescant. 150
Portabadgescant. 150
Bolígrafoscant. 30
Papel de impresióncant. 2
Cinta adhesivacant. 6
Bloc de notascant. 12
Portalápicescant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Cinta de balizamientocant. 2
Puentes de cablecant. 8

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 3
Guantes de gomacant. 12

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de enviar invitaciones. Deja al menos 6 semanas para recibir inscripciones y confirmar qué coros participarán.
Pide las preferencias dietéticas junto con la inscripción, no durante la semana del festival. Fija una fecha límite y entrega al catering el número final de comensales con varios días de margen.
Distribuye las actuaciones definitivamente cuando tengas el repertorio reunido y las partituras revisadas. Así puedes preparar los folletos sin rehacerlos por cambios de última hora.
Haz la prueba técnica antes de que lleguen los coros: comprueba mesa de mezclas, altavoces, micrófonos, cables, cajas DI y atriles. Reserva al menos 60 minutos para probar el sistema completo.
Asigna voluntarios con funciones concretas y horarios de llegada. Necesitarás cubrir como mínimo recepción, escenario, catering y apoyo técnico, además de preparar identificaciones, indicaciones y programas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de coros?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite fijar el programa, invitar a los coros, gestionar inscripciones, cerrar reservas y pedir el catering sin trabajar con cifras provisionales.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un festival de coros?: Cierra el formulario entre 3 y 4 semanas antes del festival. Después actualiza la lista de participantes, confirma las preferencias dietéticas y distribuye definitivamente las actuaciones.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar la técnica?: Reserva al menos 2 horas para montar sonido, iluminación y cableado, y añade 60 minutos de prueba. Comprueba los micrófonos, altavoces, soportes, cables y conexiones antes de abrir la recepción.
¿Cuándo se prepara el catering para un festival de coros?: Confirma el número final de asistentes entre 5 y 7 días antes. Haz la compra y enfría las bebidas con tiempo, pero evita preparar alimentos perecederos demasiado pronto.

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