Zo organiseer je een koorfestival zonder last-minute chaos
Begin met de datum, locatie en opbouw van het programma voordat je koren uitnodigt. Daarna verzamel je aanmeldingen, repertoire en dieetwensen op één plek, zodat je optredens en catering tijdig kunt vastleggen. Plan vervolgens techniek, ruimtes en vrijwilligers rond het definitieve programma. De meeste problemen ontstaan doordat bladmuziek, microfoons, kleedkamers en route-informatie pas in de laatste week worden gecontroleerd.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
3 personen
- 2
Koren uitnodigen
2 personen
- 3
Aanmeldformulier openen
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Deelnemerslijst bijwerken
- 8
Optredens definitief indelen
3 personen
- 9
Repertoire verzamelen
2 personen
- 10
Bladmuziek controleren
2 personen
- 11
Programmafolders ontwerpen
2 personen
- 12
Programmafolders printen
2 personen
- 13
Reserveringen bevestigen
- 14
Catering bestellen
2 personen
- 15
Techniek testen
3 personen
- 16
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 17
Draaiboek uitdelen
- 18
Routebeschrijving versturen
- 19
Naambadges maken
2 personen
- 20
Boodschappen doen
3 personen
- 21
Dranken koelen
2 personen
- 22
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
- 23
Ontvangstruimte inrichten
3 personen
- 24
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
- 25
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
- 26
Microfoons plaatsen
2 personen
- 27
Licht installeren
2 personen
- 28
Techniek opnieuw testen
3 personen
- 29
Decoratie ophangen
3 personen
- 30
Programmafolders neerleggen
2 personen
- 31
Naambadges klaarleggen
- 32
Catering klaarzetten
3 personen
- 33
Koffie en thee bereiden
2 personen
- 34
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Event
- 35
Koren ontvangen
4 personen
- 36
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 37
Koren naar kleedruimte brengen
2 personen
- 38
Publiek verwelkomen
3 personen
- 39
Programmafolders uitdelen
2 personen
- 40
Openingswoord verzorgen
- 41
Optredens begeleiden
3 personen
- 42
Microfoons aanpassen
2 personen
- 43
Dranken bijvullen
2 personen
- 44
Koffie en thee serveren
3 personen
- 45
Hapjes serveren
3 personen
- 46
Pauzeruimte opruimen
2 personen
- 47
Avondprogramma aankondigen
- 48
Gezamenlijke repetitie begeleiden
3 personen
- 49
Gezamenlijk concert begeleiden
3 personen
- 50
Publieksvragen begeleiden
2 personen
- 51
Bedankwoord uitspreken
- 52
Publiek uitgeleiden
3 personen
Nazorg
- 53
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
- 54
Afval verzamelen
3 personen
- 55
Servies verzamelen
3 personen
- 56
Tafels leegruimen
3 personen
- 57
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
- 58
Lichtinstallatie afbreken
2 personen
- 59
Decoratie verwijderen
2 personen
- 60
Servies afwassen
3 personen
- 61
Ruimtes schoonmaken
4 personen
- 62
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 63
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 64
Geleende spullen controleren
2 personen
- 65
Materialen retourneren
2 personen
- 66
Deelnemers bedanken
2 personen
- 67
Foto's delen
- 68
Gevonden voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 180
- Kleedkamertafelsaantal 6
- Kledingrekkenaantal 4
- Garderoberekkenaantal 3
- Afvalbakkenaantal 8
Servies
- Herbruikbare koffiekopjesaantal 150
- Waterglazenaantal 180
- Bordenaantal 180
- Vorkenaantal 180
- Messenaantal 180
- Lepelsaantal 180
- Serveerbladenaantal 12
- Koffiepottenaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
Apparatuur
- Mengpaneel
- Luidsprekersaantal 2
- Podiumluidsprekersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 6
- Microfoonkabelsaantal 8
- DI-boxenaantal 2
- Laptop
- Muzieklessenaaraantal 12
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
Verlichting
- LED-podiumlampenaantal 6
- Sfeerlampenaantal 12
- Kabelmattenaantal 10
Decoratie
- Festivalbanierenaantal 8
- Ballonnenbogenaantal 2
- Tafelkledenaantal 12
- Naamkaartstandaardsaantal 12
- Programmabordenaantal 4
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Waterkokersaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Koelelementenaantal 24
- Thermosbekersaantal 20
Catering
- Boodschappen
Kantoor
- Programmaboekjesaantal 250
- Naambadgesaantal 150
- Badgehoudersaantal 150
- Balpennenaantal 30
- Printpapieraantal 2
- Plakbandaantal 6
- Schrijfblokkenaantal 12
- Pennenbakjesaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 4
- Afzetlintaantal 2
- Kabelbruggenaantal 8
Schoonmaak
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Vloertrekkersaantal 3
- Rubberen handschoenenaantal 12
Tips
- Open het aanmeldformulier zodra datum en programma-opzet vaststaan. Vraag meteen naar koorgrootte, contactpersoon, repertoire en dieetwensen; die gegevens heb je later nodig voor de indeling, catering en deelnemerslijst.
- Maak de optredens pas definitief nadat alle koren hun repertoire en beschikbare tijd hebben bevestigd. Controleer de bladmuziek minimaal 2 weken vooraf en lever het definitieve programma daarna aan voor de programmafolders.
- Plan een technische test op een apart moment vóór de festivaldag. Test het mengpaneel, de luidsprekers, draadloze microfoons, microfoonkabels, DI-boxen en laptop samen; leg verlengkabels en stekkerdozen vervolgens vast in het draaiboek.
- Geef vrijwilligers per taak een duidelijke starttijd en locatie, bijvoorbeeld ontvangst, garderobe, kleedkamers, catering en podium. Deel het draaiboek uiterlijk 3 dagen vooraf uit, samen met de deelnemerslijst en routebeschrijving.
- Richt de locatie in volgens de bezoekersstroom: eerst ontvangst en naambadges, daarna garderobe en kleedkamers, vervolgens catering en podium. Zet tafels, stoelen, waterglazen en koffie klaar en koel de dranken uiterlijk de avond ervoor.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een koorfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Open het aanmeldformulier uiterlijk 12 weken voor het festival, zodat je tijd hebt voor indeling, catering en techniek.
- Wanneer moet het programma van een koorfestival definitief zijn?
- Maak de optredens ongeveer 3 weken vooraf definitief. Controleer daarna repertoire en bladmuziek en laat de programmafolders uiterlijk 1 week voor het festival printen.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een koorfestival?
- Reken minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst, 1 voor garderobe en kleedkamers, 1 voor catering en 1 voor podiumbegeleiding. Bij meerdere zalen of meer dan 100 deelnemers heb je per extra ruimte minstens 1 extra aanspreekpunt nodig.
- Wanneer test je de techniek voor een koorfestival?
- Test geluidsinstallatie en podiumverlichting uiterlijk 1 week vooraf en nogmaals op de festivaldag vóór ontvangst. Reserveer minimaal 90 minuten voor microfoons, luidsprekers, mengpaneel, kabels en laptop.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!