Organiser un festival de chœurs sans perdre le fil
Un festival de chœurs se prépare dans un ordre précis : confirmer les chorales, ouvrir les inscriptions, construire le programme, puis organiser l’accueil et la technique. Commence par fixer les horaires de passage et les besoins de chaque groupe avant de réserver le catering ou d’imprimer les supports. Les points qui posent le plus souvent problème sont les changements de dernière minute, le matériel audio incomplet et l’installation de la scène. Garde une personne responsable par domaine et termine les vérifications au moins la veille.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Envoyer les invitations
2 personnes
- 2
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 3
Contacter les chorales
2 personnes
- 4
Faire les réservations
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Établir le programme
2 personnes
- 8
Confirmer les prestations
2 personnes
- 9
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 10
Coordonner la technique
2 personnes
- 11
Commander le catering
- 12
Imprimer le programme
- 13
Créer des panneaux de direction
2 personnes
- 14
Envoyer les informations aux visiteurs
- 15
Vérifier les prévisions météo
- 16
Appeler les derniers participants
2 personnes
- 17
Faire les courses
3 personnes
- 18
Refroidir les boissons
2 personnes
- 19
Tester l'équipement
2 personnes
- 20
Préparer le matériel
3 personnes
Événement
- 21
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 22
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
- 23
Installer les tables
4 personnes
- 24
Installer les chaises
4 personnes
- 25
Installer les éléments de scène
4 personnes
- 26
Installer les microphones
2 personnes
- 27
Raccorder la sonorisation
2 personnes
- 28
Effectuer la vérification du son
3 personnes
- 29
Installer l'éclairage
2 personnes
- 30
Suspendre la décoration
3 personnes
- 31
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
- 32
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 33
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 34
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
- 35
Accueillir les artistes
2 personnes
- 36
Inscrire les chorales
2 personnes
- 37
Aménager les vestiaires
2 personnes
- 38
Afficher le programme
- 39
Briefing des bénévoles
2 personnes
- 40
Ouvrir l'entrée du public
2 personnes
- 41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 42
Distribuer le programme
2 personnes
- 43
Faire le discours d’ouverture
- 44
Accompagner les spectacles
3 personnes
- 45
Accompagner les chorales jusqu’à la scène
2 personnes
- 46
Gérer les micros
2 personnes
- 47
Annoncer les pauses
- 48
Servir la pause-café
4 personnes
- 49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 50
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
- 51
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 52
Répondre aux questions du public
2 personnes
- 53
Vérifier les toilettes
- 54
Vider les poubelles
2 personnes
- 55
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
- 56
Annoncer la clôture
- 57
Reconduire les visiteurs
3 personnes
- 58
Dire au revoir aux artistes
2 personnes
Suivi
- 59
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
- 60
Démonter le buffet
3 personnes
- 61
Faire la vaisselle
3 personnes
- 62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 63
Retirer la décoration
2 personnes
- 64
Rassembler les déchets
3 personnes
- 65
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 66
Rassembler les objets trouvés
- 67
Retourner le matériel
2 personnes
- 68
Restituer le mobilier
2 personnes
- 69
Ranger le stock restant
2 personnes
- 70
Rapporter les clés du lieu
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Éléments de podiumqté 6
- Tables pliantesqté 10
- Chaisesqté 180
- Tables de buffetqté 4
- Portantsqté 3
- Chaises des vestiairesqté 30
Vaisselle
- Tasses à caféqté 180
- Verres à eauqté 180
- Assiettesqté 180
- Fourchettes à gâteauqté 180
- Cuillères à caféqté 180
- Louchesqté 12
Équipement
- Table de mixage
- Intervenants actifsqté 2
- Microphones sans filqté 4
- Pieds de microqté 4
- Boîtiers DIqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Piles de rechangeqté 16
- Pupitres de musiqueqté 12
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 8
Décoration
- Drapeaux de festivalqté 20
- Ballonsqté 100
- Nappesqté 14
- Tentures de scèneqté 4
- Panneaux directionnelsqté 10
- Panneaux du programmeqté 4
- Badges nominatifsqté 40
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 8
- Projecteurs LEDqté 6
- Lampes à pilesqté 10
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Bacs de rangementqté 12
- Thermomètres de réfrigérationqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Brosses de toilettesqté 3
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Distributeurs de serviettesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmets le nombre définitif au catering 5 à 7 jours avant le festival. Prévois une liste séparée pour les allergies et régimes particuliers.
- Construis le programme après avoir confirmé les prestations de chaque chorale. Laisse au moins 15 minutes entre deux passages pour les déplacements, les pupitres et les réglages de microphones.
- Teste la table de mixage, les microphones sans fil, les pieds de micro, les boîtiers DI et les rallonges la veille. Garde des piles de rechange et un intervenant technique identifié pendant toute la manifestation.
- Répartis les bénévoles par créneau plutôt que par mission vague : accueil, vestiaire, scène, buffet et orientation. Prévois un renfort pour l’ouverture du lieu et les changements entre les chorales.
- Installe d’abord les éléments de scène, puis les tables et les chaises, et seulement ensuite les panneaux du programme et les décorations. Vérifie les prévisions météo avant de placer les drapeaux ou tout équipement prévu à l’extérieur.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un festival de chœurs ?
- Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour contacter les chorales, recueillir les inscriptions, réserver les prestations et établir le programme. Ajoute une semaine pour les confirmations finales et les informations aux visiteurs.
- Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un festival de chœurs ?
- Ouvre le formulaire dès que la date, le lieu et les conditions de participation sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Fixe une date limite environ 3 semaines avant afin de traiter les besoins alimentaires et la répartition des groupes.
- Quand faut-il tester le matériel audio ?
- Fais un premier test complet la veille, puis une vérification rapide 60 à 90 minutes avant l’ouverture. Contrôle chaque microphone, les boîtiers DI, les rallonges, les multiprises et les piles de rechange, même si le matériel a déjà été utilisé.
- Quand imprimer le programme du festival ?
- Imprime le programme seulement après avoir confirmé les horaires et les prestations, généralement 3 à 5 jours avant le festival. Garde une version numérique prête au cas où une chorale ou un horaire changerait au dernier moment.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !