Ein Chorfestival Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Frage die Chöre mindestens 8 bis 12 Wochen vorher an und setze eine klare Anmeldefrist. So bleibt Zeit, Absagen zu ersetzen und das Programm mit bestätigten Auftritten zusammenzustellen.
• Erfasse Ernährungswünsche direkt im Anmeldeformular und prüfe die Angaben spätestens 14 Tage vor dem Festival. Bestelle das Catering erst, wenn Teilnehmerzahl und Sonderkost feststehen.
• Plane für die Tontechnik einen vollständigen Test am Vortag oder mindestens 90 Minuten vor Einlass ein. Prüfe Mischpult, aktive Lautsprecher, Funkmikrofone, DI-Boxen, Mikrofonständer und Ersatzbatterien gemeinsam.
• Teile Helfer festen Zeitfenstern zu: Aufbau, Einlass, Garderobe, Catering, Bühnenwechsel und Abbau. Für jede Schicht sollte eine verantwortliche Person erreichbar sein, statt Aufgaben nur allgemein zu verteilen.
• Versende Besucherinformationen spätestens 5 Tage vorher und stelle Wegweiser, Programmschilder und Namensschilder vor dem Einlass bereit. Am Veranstaltungstag kommen außerdem Wettercheck, Getränke kühlen und der Anruf bei fehlenden Teilnehmern auf den Plan.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Chorfestival organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit den Anfragen an die Chöre. Spätestens 14 Tage vor dem Termin sollten Programm, Catering, Helfer und Technik bestätigt sein.

Wie viele Helfer braucht man für ein Chorfestival?

Plane mindestens eine Person für Einlass und Besucherfragen, eine für Catering, eine für die Bühne und zwei bis vier Personen für Aufbau und Abbau ein. Bei mehreren Bühnenwechseln oder vielen Chören brauchst du pro Wechsel zusätzliche Unterstützung.

Wann sollte man die Technik für ein Chorfestival testen?

Führe den vollständigen Techniktest am Vortag oder mindestens 90 Minuten vor dem Einlass durch. Teste jedes Mikrofon, die Lautsprecher, das Mischpult, die DI-Boxen und die Stromversorgung mit angeschlossenen Kabeln.

Wie viel Catering braucht man pro Teilnehmer bei einem Chorfestival?

Plane pro Person mindestens eine Portion für die Hauptverpflegung sowie zwei bis drei Getränke für die ersten drei Stunden ein. Bestelle nach Ablauf der Anmeldefrist und ergänze bei warmem Wetter zusätzlich Wasser.

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