Cómo organizar un festival de coros sin perder el control
Organizar un festival de coros exige coordinar actuaciones, participantes, público, técnica y comidas en un mismo día. Empieza por confirmar qué coros participan y cuántas personas trae cada uno; esa cifra condiciona las reservas, las sillas, el catering y los horarios. Después, cierra el programa y asigna responsables antes de preparar el recinto. La última semana sirve para confirmar datos, probar el sonido y resolver ausencias, no para tomar decisiones básicas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
2 personas
- 2
Abrir el formulario de inscripción
- 3
Contactar a los coros
2 personas
- 4
Hacer reservas
- 5
Gestionar inscripciones
2 personas
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Elaborar el programa
2 personas
- 8
Confirmar las actuaciones
2 personas
- 9
Asignar voluntarios
2 personas
- 10
Coordinar la técnica
2 personas
- 11
Pedir el catering
- 12
Imprimir el programa
- 13
Hacer carteles de ruta
2 personas
- 14
Enviar información a los visitantes
- 15
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 16
Llamar a los últimos participantes
2 personas
- 17
Hacer la compra
3 personas
- 18
Enfriar bebidas
2 personas
- 19
Probar el equipo
2 personas
- 20
Preparar los materiales
3 personas
Evento
- 21
Abrir la ubicación
2 personas
- 22
Despejar el espacio del escenario
3 personas
- 23
Montar mesas
4 personas
- 24
Colocar las sillas
4 personas
- 25
Colocar las piezas del escenario
4 personas
- 26
Colocar los micrófonos
2 personas
- 27
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 28
Realizar la prueba de sonido
3 personas
- 29
Colgar la iluminación
2 personas
- 30
Colgar la decoración
3 personas
- 31
Montar el mostrador de información
2 personas
- 32
Montar el buffet de catering
3 personas
- 33
Preparar café y té
2 personas
- 34
Disponer los aperitivos
3 personas
- 35
Recibir a los artistas
2 personas
- 36
Inscribir a los coros
2 personas
- 37
Montar los vestuarios
2 personas
- 38
Colgar el programa
- 39
Informar a los voluntarios
2 personas
- 40
Abrir la entrada para el público
2 personas
- 41
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 42
Repartir el programa
2 personas
- 43
Dar el discurso de apertura
- 44
Coordinar las actuaciones
3 personas
- 45
Guiar a los coros hasta el escenario
2 personas
- 46
Operar los micrófonos
2 personas
- 47
Anunciar pausas
- 48
Servir la pausa para el café
4 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Reponer aperitivos
2 personas
- 51
Recoger la vajilla
2 personas
- 52
Responder preguntas del público
2 personas
- 53
Comprobar los baños
- 54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 55
Coordinar la última actuación
3 personas
- 56
Anunciar el cierre
- 57
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
- 58
Despedir a los artistas
2 personas
Seguimiento
- 59
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 60
Recoger el buffet
3 personas
- 61
Lavar la vajilla
3 personas
- 62
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 63
Retirar la decoración
2 personas
- 64
Recoger la basura
3 personas
- 65
Limpiar el lugar
4 personas
- 66
Recoger objetos perdidos
- 67
Devolver el equipo
2 personas
- 68
Devolver el mobiliario
2 personas
- 69
Guardar el stock restante
2 personas
- 70
Devolver las llaves del recinto
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Mesas plegablescant. 10
- Sillascant. 180
- Mesas de buffetcant. 4
- Percheroscant. 3
- Sillas del vestuariocant. 30
Vajilla
- Tazas de cafécant. 180
- Vasos para aguacant. 180
- Platoscant. 180
- Tenedores de postrecant. 180
- Cucharillascant. 180
- Cucharonescant. 12
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavoces activoscant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Baterías de repuestocant. 16
- Atriles de músicacant. 12
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 8
Decoración
- Banderas del festivalcant. 20
- Globoscant. 100
- Mantelescant. 14
- Telones de escenariocant. 4
- Señales direccionalescant. 10
- Carteles del programacant. 4
- Tarjetas de nombrecant. 40
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Focos LEDcant. 6
- Linternas a pilascant. 10
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Bandejas de serviciocant. 12
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Termómetros para refrigeracióncant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Escobillas de bañocant. 3
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Dispensadores de toallascant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Abre el formulario de inscripción con varias semanas de margen y pide desde el principio el número de cantantes, acompañantes y preferencias dietéticas. Cierra las inscripciones al menos 7 días antes para poder calcular el catering y las reservas.
- Elabora el programa cuando tengas confirmadas todas las actuaciones y deja entre 10 y 15 minutos entre coros para cambios de micrófonos, atriles y entradas. Envía la versión final a participantes y visitantes antes del último día laborable.
- Asigna voluntarios a funciones concretas, no solo a turnos: recepción, vestuario, escenario, catering y orientación. Prepara una persona de reserva por cada bloque de 3 o 4 voluntarios para cubrir retrasos o ausencias.
- Haz una prueba completa de la técnica al menos 2 horas antes de abrir el recinto. Comprueba mesa de mezclas, altavoces, micrófonos inalámbricos, soportes, cajas DI, cables y baterías de repuesto con el mismo montaje que usarás durante las actuaciones.
- Monta primero el escenario y despeja sus accesos; después coloca sillas, mesas y señalización de ruta. Reserva entre 60 y 90 minutos para el montaje y enfría las bebidas con antelación, porque las neveras portátiles tardan en bajar la temperatura cuando se llenan de golpe.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de coros?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes, sobre todo si participan varios coros o necesitas reservas y técnica. Deja cerradas las inscripciones y el programa al menos 7 días antes del festival.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un festival de coros?
- Cierra el formulario entre 7 y 10 días antes. Así puedes confirmar el número de personas, recoger las últimas preferencias dietéticas, pedir el catering y preparar las tarjetas de nombre.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un festival de coros?
- Calcula entre 60 y 90 minutos para colocar las piezas del escenario, mesas, sillas, atriles y señalización. Haz la prueba de sonido durante los 30 minutos siguientes y termina todo al menos 30 minutos antes de la apertura.
- ¿Cómo se organiza el sonido para un festival de coros?
- Define las necesidades de cada coro antes de contratar o preparar el equipo y prueba todos los canales 2 horas antes. Ten preparados micrófonos, soportes, cajas DI, cables alargadores, regletas y baterías de repuesto para evitar cambios improvisados.
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