Zo organiseer je een korenfestival
Begin met de koren en de locatie, niet met de aankleding. Open daarna het aanmeldformulier, leg optredens schriftelijk vast en bouw het programma pas wanneer je de beschikbare tijden kent. Regel techniek, catering en vrijwilligers ruim vóór de festivaldag en verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding. Op de dag zelf draait alles om een korte opbouwvolgorde: podium en stoelen plaatsen, geluid testen, dranken koelen en bezoekersinformatie zichtbaar maken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 2
Aanmeldformulier openen
- 3
Koren benaderen
2 personen
- 4
Reserveringen maken
- 5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Programma samenstellen
2 personen
- 8
Optredens bevestigen
2 personen
- 9
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 10
Techniek afstemmen
2 personen
- 11
Catering bestellen
- 12
Programma afdrukken
- 13
Routebordjes maken
2 personen
- 14
Bezoekersinformatie versturen
- 15
Weersverwachting controleren
- 16
Laatste deelnemers bellen
2 personen
- 17
Boodschappen doen
3 personen
- 18
Dranken koelen
2 personen
- 19
Apparatuur testen
2 personen
- 20
Materialen klaarzetten
3 personen
Event
- 21
Locatie openen
2 personen
- 22
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
- 23
Tafels opstellen
4 personen
- 24
Stoelen opstellen
4 personen
- 25
Podiumdelen plaatsen
4 personen
- 26
Microfoons plaatsen
2 personen
- 27
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 28
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
- 29
Verlichting ophangen
2 personen
- 30
Versiering ophangen
3 personen
- 31
Infobalie inrichten
2 personen
- 32
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 33
Koffie en thee zetten
2 personen
- 34
Hapjes schikken
3 personen
- 35
Artiesten ontvangen
2 personen
- 36
Koren aanmelden
2 personen
- 37
Kleedruimtes inrichten
2 personen
- 38
Programma ophangen
- 39
Vrijwilligers briefen
2 personen
- 40
Publieksingang openen
2 personen
- 41
Bezoekers verwelkomen
3 personen
- 42
Programma uitdelen
2 personen
- 43
Openingswoord verzorgen
- 44
Optredens begeleiden
3 personen
- 45
Koren naar podium begeleiden
2 personen
- 46
Microfoons bedienen
2 personen
- 47
Pauzes aankondigen
- 48
Koffiepauze serveren
4 personen
- 49
Dranken bijvullen
2 personen
- 50
Hapjes bijvullen
2 personen
- 51
Servies verzamelen
2 personen
- 52
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
- 53
Toiletten controleren
- 54
Afvalbakken legen
2 personen
- 55
Laatste optreden begeleiden
3 personen
- 56
Afsluiting aankondigen
- 57
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
- 58
Artiesten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 59
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 60
Buffet opruimen
3 personen
- 61
Servies afwassen
3 personen
- 62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 63
Versiering verwijderen
2 personen
- 64
Afval verzamelen
3 personen
- 65
Locatie schoonmaken
4 personen
- 66
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 67
Apparatuur retourneren
2 personen
- 68
Meubilair retourneren
2 personen
- 69
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 70
Locatiesleutels terugbrengen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 6
- Klaptafelsaantal 10
- Stoelenaantal 180
- Buffettafelsaantal 4
- Garderoberekkenaantal 3
- Kleedkamerstoelenaantal 30
Servies
- Koffiekopjesaantal 180
- Waterglazenaantal 180
- Bordenaantal 180
- Gebaksvorkjesaantal 180
- Theelepelsaantal 180
- Opscheplepelsaantal 12
Apparatuur
- Mengpaneel
- Actieve speakersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- DI-boxenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Reservebatterijenaantal 16
- Muzieklessenaarsaantal 12
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
Decoratie
- Festivalvlaggenaantal 20
- Ballonnenaantal 100
- Tafelkledenaantal 14
- Podiumdoekenaantal 4
- Richtingsbordenaantal 10
- Programmabordenaantal 4
- Naamkaartjesaantal 40
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 8
- Ledspotsaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 10
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveerbladenaantal 12
- Opslagbakkenaantal 12
- Koelthermometersaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Toiletborstelsaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
- Handdoekdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Benader koren zodra de locatie en de gewenste festivaldatum vaststaan. Vraag per koor naar bezetting, optreeduur, benodigde microfoons en eventuele pauzes; zonder die gegevens kun je geen betrouwbaar programma maken.
- Sluit de aanmeldingen uiterlijk 3 weken voor het festival en verwerk ze binnen 2 dagen. Bevestig daarna elk optreden afzonderlijk, zodat wijzigingen in tijden of groepsgrootte niet pas tijdens de opbouw opvallen.
- Plan techniek vóór je het programma afdrukt. Test het mengpaneel, de actieve speakers, draadloze microfoons, DI-boxen en bekabeling minimaal 1 dag eerder; leg reservebatterijen klaar voor alle draadloze microfoons.
- Maak een aparte vrijwilligersindeling voor ontvangst, garderobe, podiumwissels, catering en opruimen. Plan per taak minstens 1 aanspreekpunt en laat de eerste vrijwilligers 60 tot 90 minuten vóór de start aanwezig zijn.
- Controleer de laatste praktische details op de ochtend zelf: weersverwachting, routebordjes, stoelen, podiumdelen, programmaborden, koeling en bezoekersinformatie. Bel ontbrekende deelnemers uiterlijk 24 uur van tevoren in plaats van te wachten tot de opbouw.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een korenfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met locatie, koren en reserveringen. Houd de laatste 3 weken vrij voor aanmeldingen verwerken, programma bevestigen, techniek, catering en vrijwilligers.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een korenfestival?
- Reken minimaal 2 uur voor een festival met podiumdelen, tafels, stoelen en geluidsapparatuur. Plan de geluidstest uiterlijk 60 minuten vóór de ontvangst van bezoekers, zodat je nog tijd hebt voor storingen.
- Wanneer maak je het programma van een korenfestival?
- Maak het programma pas nadat de optredens en beschikbare tijden zijn bevestigd, meestal 2 tot 3 weken voor het festival. Druk de programma’s daarna pas af, zodat je geen verouderde tijden uitdeelt.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een korenfestival?
- Plan minimaal 1 coördinator en daarnaast per gelijktijdige taak 1 vrijwilliger voor ontvangst, garderobe, catering en podiumbegeleiding. Bij meerdere korenwissels tegelijk heb je per wissel minstens 1 extra persoon nodig.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!