Organiser un événement de speed networking, étape par étape

Un speed networking réussi repose sur un déroulé minuté et une répartition claire des participants. Commence par fixer le format des échanges, puis ouvre les inscriptions pour connaître le nombre réel de présents et leurs besoins alimentaires. Les tables, les badges et les cartes de discussion doivent être prêts avant l’arrivée du premier invité. Le jour J, prévois aussi un accueil fluide, un signal sonore audible et une personne chargée de suivre les rotations.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des participants
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Envoyer un rappel
7
Établir la liste définitive des participants
8
Réserver les tables de networking
9
Réserver le lieu et la salle
10
Commander le catering
11
Établir le programme et les tours
2 personnes
12
Préparer les cartes de discussion
2 personnes
13
Préparer le plan de table
14
Imprimer les badges nominatifs
15
Répartir les participants
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Vérifier le matériel
2 personnes
18
Ouvrir le lieu
2 personnes
19
Installer les tables
4 personnes
20
Installer les chaises
3 personnes
21
Installer la table d'inscription
2 personnes
22
Préparer les badges nominatifs
23
Disposer les cartes de discussion
2 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Préparer le café et le thé
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes
27
Tester la technique
2 personnes

Événement

28
Donner le briefing de bienvenue
2 personnes
29
Accueillir les participants
3 personnes
30
Enregistrer la présence
2 personnes
31
Distribuer les badges
2 personnes
32
Présenter le programme
33
Animer la ronde de speed networking
3 personnes
34
Donner les signaux horaires
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Servir des amuse-bouches
3 personnes
37
Annoncer la pause
38
Animer l'espace ouvert de réseautage
2 personnes
39
Mettre le buffet en place
3 personnes
40
Servir le dîner
4 personnes
41
Annoncer le programme du soir
42
Animer le réseautage libre
2 personnes
43
Annoncer le dernier tour
44
Faire le discours de remerciement
45
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

46
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
47
Faire la vaisselle
2 personnes
48
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
49
Rassembler les déchets
2 personnes
50
Nettoyer la salle
3 personnes
51
Emballer le matériel
2 personnes
52
Rendre les articles empruntés
2 personnes
53
Trier les objets trouvés
54
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables réseauqté 12
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 70
Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Cuillères à caféqté 70

Équipement

Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Écran de présentation
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Plaques de cuissonqté 2
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 80
Numéros de tableqté 12
Nappeqté 15
Stylosqté 80
Blocs pour chevaletqté 4
Marqueursqté 20
Panneaux indicateursqté 8

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaisqté 2
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixe la durée d’un tour et le nombre de rotations avant d’inviter les participants. Prépare ensuite le plan de table en fonction du nombre définitif d’inscrits, plutôt que du nombre de personnes invitées.
Ferme les inscriptions assez tôt pour imprimer les badges et répartir les participants. Un rappel quelques jours avant permet de limiter les absences et de confirmer les besoins alimentaires.
Réserve une table d’inscription distincte des tables de networking. Prépare les badges par ordre alphabétique et garde quelques exemplaires vierges pour les changements de dernière minute.
Teste le micro, les haut-parleurs, l’ordinateur et l’écran avant l’ouverture du lieu. Vérifie aussi les rallonges et multiprises : un câble manquant peut retarder le premier tour de 10 à 15 minutes.
Mets les boissons au frais et installe le café, le thé et le buffet avant l’accueil. Prévois un accès simple aux verres, tasses, assiettes et couverts pour éviter que les participants quittent leur rotation trop longtemps.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour un speed networking ?: Compte généralement 5 à 10 minutes par échange, puis 1 à 2 minutes pour changer de place. Pour 6 rotations, prévois donc environ 45 à 75 minutes, sans compter l’accueil et les consignes.
Quand faut-il fermer les inscriptions à un speed networking ?: Ferme les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement afin d’établir la liste définitive, le plan de table et les badges. Garde ensuite une courte période pour traiter les désistements et ajuster les groupes.
Combien de participants faut-il pour organiser un speed networking ?: Un format peut fonctionner dès 10 à 12 personnes, mais 20 à 40 participants permettent davantage de rencontres. Organise les tables selon le nombre confirmé et prévois des groupes équilibrés, avec au maximum deux personnes par échange.
Que préparer la veille d’un speed networking ?: La veille, finalise les badges, les cartes de discussion, le plan de table et le programme des rotations. Vérifie aussi le matériel audiovisuel et les quantités de boissons, puis garde au moins 60 minutes le jour même pour installer les tables et les chaises.

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