Cómo organizar un evento de speed networking sin tiempos muertos

Un evento de speed networking funciona cuando las personas saben con quién hablar, durante cuánto tiempo y adónde deben ir después. Empieza cerrando el perfil y el número de participantes; después organiza las inscripciones, las mesas y las rondas antes de pedir el catering. La parte que más se retrasa suele ser la asignación final, porque siempre hay cancelaciones o preferencias dietéticas pendientes. Deja preparada la sala, las etiquetas y el equipo con antelación para que el registro no se convierta en un cuello de botella.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Elaborar la lista de participantes
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Abrir el formulario de inscripción
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Enviar recordatorio
7
Crear la lista final de participantes
8
Reservar mesas de networking
9
Reservar la sede y la sala
10
Pedir el catering
11
Preparar el programa y las rondas
2 personas
12
Preparar tarjetas para conversar
2 personas
13
Preparar la distribución de las mesas
14
Imprimir etiquetas con nombres
15
Asignar participantes
2 personas
16
Hacer la compra
2 personas
17
Comprobar los materiales
2 personas
18
Abrir la ubicación
2 personas
19
Montar mesas
4 personas
20
Colocar las sillas
3 personas
21
Montar la mesa de registro
2 personas
22
Preparar tarjetas con nombres
23
Colocar las tarjetas de conversación
2 personas
24
Enfriar las bebidas
2 personas
25
Preparar café y té
2 personas
26
Preparar los aperitivos
3 personas
27
Probar la técnica
2 personas

Evento

28
Dar la sesión de bienvenida
2 personas
29
Recepción de participantes
3 personas
30
Registrar la asistencia
2 personas
31
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
32
Presentar el programa
33
Coordinar la ronda de speed networking
3 personas
34
Dar avisos de tiempo
35
Rellenar las bebidas
2 personas
36
Servir aperitivos
3 personas
37
Anunciar el descanso
38
Acompañar la zona abierta de networking
2 personas
39
Preparar el buffet
3 personas
40
Servir la cena
4 personas
41
Anunciar el programa de la noche
42
Facilitar el networking libre
2 personas
43
Anunciar la última ronda
44
Dar palabras de agradecimiento
45
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

46
Recoger comida y bebida
3 personas
47
Lavar la vajilla
2 personas
48
Desmontar mesas y sillas
4 personas
49
Recoger la basura
2 personas
50
Limpiar la sala
3 personas
51
Empaquetar materiales
2 personas
52
Devolver los objetos prestados
2 personas
53
Clasificar los objetos perdidos
54
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de networkingcant. 12
Sillascant. 70
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 70
Platos de cenacant. 80
Platos de postrecant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Cucharillas de cafécant. 70

Equipo

Micrófono inalámbricocant. 2
Altavocescant. 2
Portátil
Pantalla de presentación
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Placas de cocinacant. 2
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cucharones de servircant. 8
Termoscant. 6
Cubiterascant. 4

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 80
Números de mesacant. 12
Mantelcant. 15
Bolígrafoscant. 80
Bloc de rotafoliocant. 4
Rotuladorescant. 20
Carteles direccionalescant. 8

Iluminación

Iluminación ambientalcant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobascant. 2
Limpiacristalescant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista definitiva de participantes al menos 24 horas antes. Usa esa versión para asignar las mesas y preparar las etiquetas; no trabajes con la lista de inscritos inicial.
Diseña las rondas antes de distribuir las mesas. Para un grupo de 40 personas, prepara 20 mesas de networking si las conversaciones son por parejas y deja visible el orden de cambio.
Envía un recordatorio entre 24 y 48 horas antes con la hora de llegada, el lugar y las preferencias dietéticas registradas. Así reduces las ausencias sin aviso y los cambios de última hora en el catering.
Reserva 30 minutos antes del inicio para montar mesas, sillas, registro, tarjetas de conversación y nombres. Comprueba también micrófono, altavoces, portátil, pantalla, cables y regletas antes de abrir la sala.
Prepara bebidas frías, café y té antes de que lleguen los participantes, pero no coloques todo el servicio en la mesa de registro. Mantén el registro despejado para que cada persona tarde menos de 2 minutos en identificarse.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas personas hacen falta para organizar un speed networking?: Una persona puede coordinar un grupo de hasta 20 participantes si el programa es sencillo. A partir de 30 personas, cuenta con al menos 2 personas: una para el registro y otra para controlar las rondas y los cambios de mesa.
¿Cuánto dura una ronda de speed networking?: Calcula entre 5 y 8 minutos por conversación y añade 1 o 2 minutos para cambiar de mesa. Con 6 rondas, el bloque de networking dura aproximadamente entre 45 y 60 minutos, sin contar la bienvenida.
¿Con cuánta antelación hay que abrir las inscripciones?: Abre el formulario entre 2 y 3 semanas antes del evento. Cierra las inscripciones 48 horas antes para poder confirmar preferencias dietéticas, preparar las etiquetas y hacer la asignación definitiva.
¿Cuándo hay que preparar la sala para un speed networking?: Empieza el montaje al menos 60 minutos antes y reserva los últimos 30 minutos para la comprobación final. Las mesas, sillas y la mesa de registro deben estar listas antes de colocar las tarjetas y encender el equipo.

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