Zo organiseer je een speednetworkingevent
Begin niet met de tafels, maar met het aantal deelnemers en de duur van de rondes. Open eerst het aanmeldformulier, verzamel dieetwensen en leg vast hoeveel gesprekken iedere deelnemer voert. Daarna reserveer je de locatie, netwerktafels en techniek en maak je de indeling. Op de dag zelf draait alles om een snelle registratie, duidelijke uitleg en een strak tijdschema. Naamkaartjes, gesprekskaartjes en een werkende microfoon voorkomen de meeste vertraging.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Deelnemerslijst opstellen
- 2
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 3
Aanmeldformulier openen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Herinnering versturen
- 7
Definitieve deelnemerslijst maken
- 8
Netwerktafels reserveren
- 9
Locatie en zaal reserveren
- 10
Catering bestellen
- 11
Programma en rondes maken
2 personen
- 12
Gesprekskaartjes voorbereiden
2 personen
- 13
Tafelindeling voorbereiden
- 14
Naamkaartjes printen
- 15
Deelnemers indelen
2 personen
- 16
Boodschappen doen
2 personen
- 17
Materialen controleren
2 personen
- 18
Locatie openen
2 personen
- 19
Tafels opstellen
4 personen
- 20
Stoelen plaatsen
3 personen
- 21
Registratietafel inrichten
2 personen
- 22
Naamkaartjes klaarleggen
- 23
Gesprekskaarten neerleggen
2 personen
- 24
Dranken koud zetten
2 personen
- 25
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 26
Hapjes klaarzetten
3 personen
- 27
Techniek testen
2 personen
Event
- 28
Welkomstbriefing geven
2 personen
- 29
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 30
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 31
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
- 32
Programma toelichten
- 33
Speednetwerkronde begeleiden
3 personen
- 34
Tijdsignalen geven
- 35
Dranken bijvullen
2 personen
- 36
Hapjes serveren
3 personen
- 37
Pauze aankondigen
- 38
Open netwerkgedeelte begeleiden
2 personen
- 39
Buffet klaarzetten
3 personen
- 40
Diner serveren
4 personen
- 41
Avondprogramma aankondigen
- 42
Vrij netwerken begeleiden
2 personen
- 43
Laatste ronde aankondigen
- 44
Bedankwoord geven
- 45
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 46
Eten en drinken opruimen
3 personen
- 47
Servies afwassen
2 personen
- 48
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 49
Afval verzamelen
2 personen
- 50
Zaal schoonmaken
3 personen
- 51
Materialen inpakken
2 personen
- 52
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 53
Gevonden voorwerpen sorteren
- 54
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Netwerktafelsaantal 12
- Stoelenaantal 70
- Registratietafel
- Buffettafelsaantal 3
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 70
- Dinerbordenaantal 80
- Dessertbordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Koffielepelsaantal 70
Apparatuur
- Draadloze microfoonaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Laptop
- Presentatiescherm
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Kookplatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Koelboxenaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveerlepelsaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- IJsblokjesbakkenaantal 4
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 80
- Tafelnummersaantal 12
- Tafelkleedaantal 15
- Pennenaantal 80
- Flip-overblokkenaantal 4
- Stiftenaantal 20
- Pijlbordenaantal 8
Verlichting
- Sfeerverlichtingaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsaantal 2
- Vloertrekkersaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de inschrijving uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor het event. Zo kun je deelnemers indelen, dieetwensen verwerken en naamkaartjes printen zonder last-minute wijzigingen.
- Maak de rondes op basis van het aantal tafels en deelnemers. Test vooraf één wisselmoment met een timer en houd per ronde bijvoorbeeld 5 tot 7 minuten aan, zodat de totale planning haalbaar blijft.
- Zet de registratietafel bij de ingang en leg naamkaartjes alfabetisch klaar. Reken op 1 medewerker per 40 tot 50 deelnemers om ontbrekende aanmeldingen en vragen snel af te handelen.
- Controleer de draadloze microfoon, luidsprekers, laptop en het presentatiescherm minimaal 2 uur voor aanvang. Neem ook verlengkabels en stekkerdozen mee; die ontbreken vaak bij de eerste zaalopstelling.
- Zet koffie, thee en koude dranken pas vlak voor ontvangst klaar en plaats glazen, koffiekopjes en servies op een vaste plek. Reserveer minstens 30 minuten voor het opstellen van tafels, stoelen en gesprekskaarten.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel tijd heb je nodig om een speednetworkingevent te organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf met het aanmeldformulier, de locatie en de uitnodigingen. Plan de definitieve deelnemersindeling en catering 3 tot 5 dagen voor het event en reserveer op de dag zelf minimaal 2 uur voor de opbouw.
- Hoeveel deelnemers passen aan een netwerkt tafel bij speednetworking?
- Houd meestal 4 tot 6 deelnemers per netwerktafel aan, zodat iedereen in één ronde aan bod komt. Tel het aantal tafels en stoelen pas definitief nadat de aanmeldingen zijn gesloten; reken daarnaast op 5 tot 10 procent uitval.
- Hoe lang duurt een ronde bij een speednetworkingevent?
- Een praktische ronde duurt 5 tot 7 minuten, gevolgd door ongeveer 1 minuut om van tafel te wisselen. Bij 8 rondes ben je dan ongeveer 48 tot 64 minuten kwijt, exclusief uitleg en ontvangst.
- Wanneer moet je de herinnering voor een speednetworkingevent versturen?
- Stuur de eerste herinnering ongeveer 7 dagen vooraf en een laatste praktische mail 24 tot 48 uur voor aanvang. Vermeld daarin de starttijd, locatie, registratie-instructie, rondeduur en eventuele dieet- of bereikbaarheidsinformatie.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!