Speed-Networking-Event organisieren: der Ablauf

Bei einem Speed-Networking-Event entscheidet die Vorbereitung darüber, ob die Gespräche pünktlich wechseln und alle passenden Kontakte finden. Starte mit Anmeldeformular und Teilnehmerliste, bevor du Raum, Tische und Catering endgültig festlegst. Plane die Runden erst, wenn die Anmeldungen weitgehend vollständig sind, und teile die Teilnehmer anschließend verbindlich ein. Am Veranstaltungstag brauchst du vor Beginn Zeit für Registrierung, Namensschilder, Gesprächskarten, Technik sowie kalte Getränke und Kaffee.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Teilnehmerliste erstellen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldeformular öffnen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Erinnerung senden
7
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
8
Netzwerk-Tische reservieren
9
Veranstaltungsort und Saal reservieren
10
Catering bestellen
11
Programm und Runden erstellen
2 Personen
12
Gesprächskärtchen vorbereiten
2 Personen
13
Tischaufstellung vorbereiten
14
Namensschilder drucken
15
Teilnehmer einteilen
2 Personen
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Materialien prüfen
2 Personen
18
Location öffnen
2 Personen
19
Tische aufstellen
4 Personen
20
Stühle aufstellen
3 Personen
21
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
22
Namensschilder bereitlegen
23
Gesprächskarten auslegen
2 Personen
24
Getränke kalt stellen
2 Personen
25
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
26
Snacks bereitstellen
3 Personen
27
Technik testen
2 Personen

Event

28
Begrüffungsbriefing geben
2 Personen
29
Teilnehmende empfangen
3 Personen
30
Anwesenheit erfassen
2 Personen
31
Namensschilder verteilen
2 Personen
32
Programm vorstellen
33
Speed-Networking-Runde betreuen
3 Personen
34
Zeitsignale geben
35
Getränke nachfüllen
2 Personen
36
Snacks servieren
3 Personen
37
Pause ankündigen
38
Offenen Networking-Bereich betreuen
2 Personen
39
Buffet vorbereiten
3 Personen
40
Abendessen servieren
4 Personen
41
Abendprogramm ankündigen
42
Offenes Netzwerken begleiten
2 Personen
43
Letzte Runde ankündigen
44
Dankeswort sprechen
45
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

46
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
47
Geschirr abwaschen
2 Personen
48
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
49
Abfall sammeln
2 Personen
50
Saal reinigen
3 Personen
51
Materialien einpacken
2 Personen
52
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
53
Gefundene Gegenstände sortieren
54
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

NetzwerktischeAnz. 12
StühleAnz. 70
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 70
Dinner-TellerAnz. 80
DesserttellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeelöffelAnz. 70

Ausstattung

Kabelloses MikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Laptop
Präsentationsbildschirm
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KochplattenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlboxenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4

Dekoration

NamensschilderAnz. 80
TischnummernAnz. 12
TischdeckeAnz. 15
StifteAnz. 80
Flipchart-BlöckeAnz. 4
StifteAnz. 20
WegweiserAnz. 8

Beleuchtung

StimmungsbeleuchtungAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesenAnz. 2
BodenabzieherAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Anmeldefrist mindestens 7 Tage vor dem Termin fest. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und sende 2 bis 3 Tage vorher eine Erinnerung, damit du Catering und endgültige Teilnehmerzahl verlässlich planen kannst.
Erstelle das Rundenschema erst nach Ablauf der Anmeldung. Bei 20 Teilnehmenden sind beispielsweise 10 Zweiertische sinnvoll; plane pro Gespräch 5 bis 7 Minuten und zusätzlich 1 bis 2 Minuten für den Wechsel ein.
Reserviere Veranstaltungsort, Netzwerktische und Sitzplätze frühzeitig, spätestens 4 Wochen vor dem Event. Prüfe, ob die Tischaufstellung genügend Durchgänge lässt und der Registrierungstisch direkt am Eingang stehen kann.
Bereite Namensschilder und Gesprächskärtchen spätestens am Vortag vor und ordne die Teilnehmenden nach deinem endgültigen Sitzplan. Lege pro Tisch nur die benötigten Karten aus, damit beim Wechsel nichts durcheinandergerät.
Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor Beginn. Stelle Tische und Stühle auf, teste Mikrofon, Lautsprecher, Laptop und Präsentationsbildschirm und stelle Getränke, Kaffee und Tee erst danach bereit, damit der Empfangsbereich frei bleibt.

Häufige Fragen

Wie viele Personen braucht man für ein Speed-Networking-Event?: Mit 12 bis 24 Personen lässt sich ein Speed-Networking-Event gut durchführen. Bei einer geraden Teilnehmerzahl kannst du alle Personen direkt an Zweiertische setzen; bei ungerader Zahl brauchst du eine Dreiergruppe oder eine moderierte Lösung.
Wie lange dauert eine Runde beim Speed-Networking?: Plane pro Gespräch 5 bis 7 Minuten und 1 bis 2 Minuten für den Tischwechsel ein. Bei sechs Runden dauert der reine Netzwerkteil damit etwa 36 bis 54 Minuten, ohne Begrüßung und Pausen.
Wann sollte man die Teilnehmer für Speed Networking einteilen?: Teile die Teilnehmer nach Ende der Anmeldung ein, idealerweise 2 bis 3 Tage vor dem Termin. So kannst du Absagen berücksichtigen und Namensschilder, Gesprächskarten sowie den Sitzplan rechtzeitig fertigstellen.
Wie früh muss man ein Speed-Networking-Event vorbereiten?: Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Veranstaltungsort, Tischen und Anmeldung. In der letzten Woche folgen Catering, Teilnehmerliste und Programm; am Vortag prüfst du Materialien und bereitest Namensschilder und Karten vor.

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