Organiser un dîner de bienfaisance sans rien oublier

Un dîner de bienfaisance se prépare dans un ordre précis : cadrer les invités et les inscriptions, confirmer le repas, puis organiser les enchères et les dons. Commencez par recueillir les besoins alimentaires avant de finaliser le menu et le plan de table. Les derniers jours servent surtout à vérifier les paiements, les documents imprimés, les produits frais et la mise en place. Le jour même, prévoyez un accueil distinct, des tables clairement identifiées et des boissons déjà rafraîchies.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2 personnes
2
Rédiger les invitations
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
6
Établir le plan de table
2 personnes
7
Finaliser le menu
3 personnes
8
Calculer les quantités de catering
2 personnes
9
Confirmer les accords avec les fournisseurs
10
Faire les réservations
11
Contacter les sponsors
2 personnes
12
Rassembler les articles de la vente aux enchères
2 personnes
13
Établir la liste de vente aux enchères
2 personnes
14
Vérifier la page de dons
15
Préparer le mode de paiement
2 personnes
16
Réaliser les livrets du programme
2 personnes
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Imprimer les menus
19
Créer des numéros de table
20
Envoyer un rappel
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Récupérer les produits frais
2 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Vérifier les ingrédients
2 personnes
26
Marquer séparément les allergènes
2 personnes
27
Laver et couper les légumes
3 personnes
28
Préparer l'entrée
3 personnes
29
Préparer le plat principal
4 personnes
30
Portionner le dessert
3 personnes
31
Installer le point café et thé
2 personnes
32
Ouvrir le lieu
2 personnes
33
Vérifier les espaces
2 personnes
34
Installer les tables
4 personnes
35
Installer les chaises
4 personnes
36
Installer le linge de table
3 personnes
37
Mettre la vaisselle sur la table
4 personnes
38
Disposer les couverts
3 personnes
39
Mettre les verres en place
3 personnes
40
Mettre en place la décoration de table
3 personnes
41
Mettre en place les cartes du menu
2 personnes
42
Installer la table d'inscription
2 personnes
43
Aménager la table des enchères
2 personnes
44
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
45
Tester le matériel sonore
2 personnes
46
Vérifier l'éclairage
2 personnes
47
Régler la musique d'ambiance
48
Aménager les postes de travail en cuisine
3 personnes
49
Faire le briefing du personnel
3 personnes

Événement

50
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
51
Accueillir les invités
3 personnes
52
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
53
Accompagner les invités à table
2 personnes
54
Servir l’entrée
5 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
56
Débarrasser l’entrée
4 personnes
57
Servir le plat principal
5 personnes
58
Débarrasser le plat principal
4 personnes
59
Assurer la présentation caritative
2 personnes
60
Animer la vente aux enchères
3 personnes
61
Enregistrer les dons
2 personnes
62
Servir le dessert
4 personnes
63
Servir le café et le thé
3 personnes
64
Dire au revoir aux invités
2 personnes
65
Rassembler les objets trouvés

Suivi

66
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
67
Pré-trier la vaisselle
3 personnes
68
Dégager les tables
4 personnes
69
Empiler les chaises
3 personnes
70
Démonter la décoration
3 personnes
71
Rassembler les déchets
3 personnes
72
Faire la vaisselle
4 personnes
73
Nettoyer la cuisine
3 personnes
74
Nettoyer la salle
3 personnes
75
Vérifier les toilettes
76
Éteindre l’équipement
2 personnes
77
Fermer le lieu
2 personnes
78
Retourner les matériels
2 personnes
79
Gérer les recettes des dons
2 personnes
80
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
81
Remercier les sponsors

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Table de vente aux enchères
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 6
Nappesqté 12
Serviettes en tissuqté 100

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bol à soupeqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Verres à champagneqté 100
Sets de couverts pour le dînerqté 100
Louchesqté 12
Pince de serviceqté 8
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafes d'eauqté 12
Corbeilles à painqté 10

Décoration

Compositions florales de tableqté 10
Bougiesqté 40
Bougeoirsqté 20
Panneau d’accueil
Numéros de tableqté 10
Cartes de menuqté 90
Brochures du programmeqté 90
Badges nominatifsqté 90
Porte-badgesqté 90
Ballonsqté 50
Ruban à ballonsqté 2
Mur photo
Presse-papiersqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plaques à inductionqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Casserolesqté 6
Sauteusesqté 4
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Plats à gratinqté 8
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Bacs de conservationqté 20
Balances de cuisineqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampadairesqté 4

Nettoyage

Chariot de nettoyage
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 2
Balais à mainqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le dîner. Vous aurez alors le temps de recueillir les allergies, les régimes particuliers et les coordonnées nécessaires aux badges nominatifs.
Ne finalisez pas les quantités du traiteur avant d’avoir traité les inscriptions. Ajoutez une marge définie avec le fournisseur, puis confirmez le menu et les accords au plus tard 7 jours avant l’événement.
Préparez la vente aux enchères plusieurs jours à l’avance : chaque article doit figurer sur la liste, avec son descriptif et son emplacement sur la table. Vérifiez aussi la page de dons et le mode de paiement avant l’arrivée des invités.
Envoyez un rappel 48 à 72 heures avant le dîner, en indiquant l’horaire, l’accès et les éventuelles informations pratiques. Imprimez les livrets, menus, numéros de table et badges après la dernière mise à jour des inscriptions.
Réservez un créneau de 2 à 3 heures le jour même pour installer les tables, le buffet, l’accueil et les enchères. Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant le début et récupérez les produits frais le jour du dîner.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un dîner de bienfaisance ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant le dîner. Fixez la date limite de réponse environ 10 jours avant afin de finaliser les besoins alimentaires, le traiteur et le plan de table.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un dîner de bienfaisance ?: Comptez au minimum 6 semaines pour coordonner les invités, les fournisseurs, les sponsors, les enchères et les dons. Prévoyez une vérification finale 48 à 72 heures avant l’événement.
Quand finaliser le plan de table et le menu ?: Finalisez le menu dès que les besoins alimentaires sont connus, puis établissez le plan de table après la clôture des inscriptions. Faites cette vérification environ 7 à 10 jours avant le dîner.
Que faut-il vérifier le jour d’un dîner de bienfaisance ?: Deux à trois heures avant l’accueil, contrôlez les ingrédients, les produits frais, les boissons, les paiements et les documents imprimés. Vérifiez aussi que les tables, le buffet, l’accueil et la vente aux enchères sont clairement installés.

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