Benefizdinner organisieren: der richtige Ablauf

Bei einem Benefizdinner müssen Gästemanagement, Menü, Spenden und Programm gleichzeitig funktionieren. Beginne etwa acht bis zehn Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen und Sponsorenansprache. Danach klärst du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Tischordnung und Cateringmengen, bevor du Drucksachen und Ausstattung bestellst. In der letzten Woche zählen bestätigte Lieferungen, gekühlte Getränke und ein genauer Ablauf für Registrierung, Dinner und Auktion.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
2
Einladungen erstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
6
Tischordnung erstellen
2 Personen
7
Menü finalisieren
3 Personen
8
Cateringmengen berechnen
2 Personen
9
Lieferantenabsprachen bestätigen
10
Reservierungen vornehmen
11
Sponsoren ansprechen
2 Personen
12
Auktionsartikel sammeln
2 Personen
13
Auktionsliste erstellen
2 Personen
14
Spendenseite prüfen
15
Zahlungsart vorbereiten
2 Personen
16
Programmhefte erstellen
2 Personen
17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
18
Menükarten drucken
19
Tischnummern erstellen
20
Erinnerung senden
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Frische Produkte abholen
2 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Zutaten überprüfen
2 Personen
26
Allergene separat kennzeichnen
2 Personen
27
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
28
Vorspeise vorbereiten
3 Personen
29
Hauptgericht vorbereiten
4 Personen
30
Dessert portionieren
3 Personen
31
Kaffee- und Teestation einrichten
2 Personen
32
Location öffnen
2 Personen
33
Räume kontrollieren
2 Personen
34
Tische aufstellen
4 Personen
35
Stühle aufstellen
4 Personen
36
Tischwäsche anbringen
3 Personen
37
Geschirr auf den Tisch stellen
4 Personen
38
Besteck auslegen
3 Personen
39
Gläser aufstellen
3 Personen
40
Tischdekoration aufstellen
3 Personen
41
Menükarten aufstellen
2 Personen
42
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
43
Auktionstisch einrichten
2 Personen
44
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
45
Tonanlage testen
2 Personen
46
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
47
Hintergrundmusik einstellen
48
Küchenarbeitsplätze einrichten
3 Personen
49
Mitarbeiterbriefing geben
3 Personen

Event

50
Anmeldetisch besetzen
2 Personen
51
Gäste empfangen
3 Personen
52
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
53
Gäste zum Tisch begleiten
2 Personen
54
Vorspeise servieren
5 Personen
55
Getränke nachfüllen
3 Personen
56
Vorspeise abräumen
4 Personen
57
Hauptgang servieren
5 Personen
58
Hauptgang abräumen
4 Personen
59
Benefizpräsentation gestalten
2 Personen
60
Versteigerung begleiten
3 Personen
61
Spenden erfassen
2 Personen
62
Dessert servieren
4 Personen
63
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
64
Sich von Gästen verabschieden
2 Personen
65
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

66
Reste sicher verpacken
3 Personen
67
Geschirr vorsortieren
3 Personen
68
Tische abräumen
4 Personen
69
Stühle stapeln
3 Personen
70
Dekoration abbauen
3 Personen
71
Abfall sammeln
3 Personen
72
Geschirr abwaschen
4 Personen
73
Küche reinigen
3 Personen
74
Saal reinigen
3 Personen
75
Toiletten kontrollieren
76
Geräte ausschalten
2 Personen
77
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
78
Materialien zurückgeben
2 Personen
79
Spendenerlös abrechnen
2 Personen
80
Dankesnachricht senden
2 Personen
81
Sponsoren danken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Rechteckige TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
Registrierungstisch
Auktionstisch
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6
TischdeckenAnz. 12
StoffserviettenAnz. 100

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
SuppenschalenAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 100
ChampagnergläserAnz. 100
Abendbesteck-SetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeelöffelAnz. 100
ServiertablettsAnz. 12
WasserkaraffenAnz. 12
BrotkörbeAnz. 10

Dekoration

TischblumenarrangementsAnz. 10
KerzenAnz. 40
KerzenhalterAnz. 20
Willkommensschild
TischnummernAnz. 10
SpeisekartenAnz. 90
ProgrammhefteAnz. 90
NamensschilderAnz. 90
BadgehalterAnz. 90
BallonsAnz. 50
BallonbandAnz. 2
Fotowand
KlemmbretterAnz. 4

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Laptop
Beamer
Projektorleinwand
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
InduktionskochplattenAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
KochtöpfeAnz. 6
BratpfannenAnz. 4
MessbecherAnz. 4
KüchenzangenAnz. 6
AuflaufformenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
AufbewahrungsbehälterAnz. 20
KüchenwaagenAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
StehlampenAnz. 4

Reinigung

Reinigungswagen
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 2
HandfegerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Verschicke die Einladungen spätestens sechs Wochen vor dem Dinner und setze eine Anmeldefrist etwa drei Wochen vorher. So bleibt Zeit, Ernährungswünsche zu erfassen und die Tischordnung zu erstellen.
Finalisiere das Menü spätestens zwei Wochen vor der Veranstaltung und berechne die Cateringmengen erst mit den bestätigten Anmeldungen. Plane dabei getrennt nach Hauptgang, Dessert und Sonderkost.
Sammle Auktionsartikel mindestens vier Wochen vorher und führe eine nummerierte Auktionsliste. Fehlende Beschreibungen, Mindestgebote oder Abholhinweise fallen sonst oft erst während der Registrierung auf.
Bereite Programmhefte, Menükarten, Namensschilder und Tischnummern spätestens fünf Tage vorher vor. Drucksachen werden häufig zu spät erstellt, obwohl sie für Sitzordnung und Ablauf gebraucht werden.
Prüfe zwei Tage vor dem Dinner Einkaufsliste, Zutaten und Lieferantenabsprachen. Getränke sollten spätestens am Vortag gekühlt werden; frische Produkte holst du möglichst am Veranstaltungstag ab.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Benefizdinner planen?: Starte etwa acht bis zehn Wochen vorher. Sechs Wochen vor dem Termin sollten Einladungen verschickt und Sponsoren angesprochen sein; die Anmeldefrist liegt idealerweise drei Wochen vorher.
Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung eines Benefizdinners?: Für ein Dinner mit Auktion solltest du insgesamt 8 bis 10 Wochen einplanen. In den letzten 14 Tagen werden Menü, Cateringmengen, Tischordnung, Spendenabwicklung und Auktionsliste verbindlich festgelegt.
Wann muss das Menü für ein Benefizdinner feststehen?: Finalisiere das Menü spätestens zwei Wochen vor dem Termin. Danach kannst du Cateringmengen berechnen, Ernährungswünsche an das Catering weitergeben und Menükarten drucken.
Wann sollte man die Getränke für ein Benefizdinner kühlen?: Kühle Wasser, Wein und weitere Getränke spätestens am Vortag. Prüfe zusätzlich zwei Tage vorher, ob Gläser, Karaffen und Serviermaterial für die geplante Gästezahl vorhanden sind.

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