Zo organiseer je een benefietdiner zonder losse eindjes
Begin een benefietdiner niet met de tafeldecoratie, maar met het doelbedrag, het aantal gasten en de inkomstenbronnen. Werk daarna in vaste volgorde: uitnodigen en aanmelden, dieetwensen verzamelen, menu en catering vastleggen, sponsoren en veilingitems regelen en pas daarna de zaalindeling uitwerken. De meeste problemen ontstaan doordat betalingen, veilinginformatie en verse producten te laat worden gecontroleerd. Met dit plan houd je zowel het diner als de fondsenwerving beheersbaar.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Gastenlijst samenstellen
2 personen
- 2
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 5
Dieetwensen verzamelen
2 personen
- 6
Tafelindeling maken
2 personen
- 7
Menu definitief maken
3 personen
- 8
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
- 9
Leveranciersafspraken bevestigen
- 10
Reserveringen maken
- 11
Sponsoren benaderen
2 personen
- 12
Veilingitems verzamelen
2 personen
- 13
Veilinglijst opstellen
2 personen
- 14
Donatiepagina controleren
- 15
Betaalwijze voorbereiden
2 personen
- 16
Programmaboekjes maken
2 personen
- 17
Naambadges voorbereiden
2 personen
- 18
Menukaarten printen
- 19
Tafelnummers maken
- 20
Herinnering versturen
- 21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 22
Boodschappen doen
3 personen
- 23
Verse producten ophalen
2 personen
- 24
Dranken gekoeld zetten
2 personen
- 25
Ingrediënten controleren
2 personen
- 26
Allergenen apart markeren
2 personen
- 27
Groenten wassen en snijden
3 personen
- 28
Voorgerecht voorbereiden
3 personen
- 29
Hoofdgerecht voorbereiden
4 personen
- 30
Dessert portioneren
3 personen
- 31
Koffie- en theestation inrichten
2 personen
- 32
Locatie openen
2 personen
- 33
Ruimtes controleren
2 personen
- 34
Tafels opstellen
4 personen
- 35
Stoelen plaatsen
4 personen
- 36
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
- 37
Servies op tafel zetten
4 personen
- 38
Bestek neerleggen
3 personen
- 39
Glazen neerzetten
3 personen
- 40
Tafeldecoratie plaatsen
3 personen
- 41
Menukaarten plaatsen
2 personen
- 42
Registratietafel inrichten
2 personen
- 43
Veilingtafel inrichten
2 personen
- 44
Presentatieruimte inrichten
2 personen
- 45
Geluidsapparatuur testen
2 personen
- 46
Verlichting controleren
2 personen
- 47
Achtergrondmuziek instellen
- 48
Keuken werkplekken inrichten
3 personen
- 49
Personeelsbriefing geven
3 personen
Event
- 50
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
- 51
Gasten ontvangen
3 personen
- 52
Welkomstdrank serveren
3 personen
- 53
Gasten naar tafel begeleiden
2 personen
- 54
Voorgerecht uitserveren
5 personen
- 55
Dranken bijvullen
3 personen
- 56
Voorgerecht afruimen
4 personen
- 57
Hoofdgerecht uitserveren
5 personen
- 58
Hoofdgerecht afruimen
4 personen
- 59
Benefietpresentatie verzorgen
2 personen
- 60
Veiling begeleiden
3 personen
- 61
Donaties registreren
2 personen
- 62
Dessert uitserveren
4 personen
- 63
Koffie en thee serveren
3 personen
- 64
Afscheid nemen van gasten
2 personen
- 65
Gevonden voorwerpen verzamelen
Nazorg
- 66
Restanten veilig verpakken
3 personen
- 67
Servies voorsorteren
3 personen
- 68
Tafels leegruimen
4 personen
- 69
Stoelen stapelen
3 personen
- 70
Decoratie afbreken
3 personen
- 71
Afval verzamelen
3 personen
- 72
Servies afwassen
4 personen
- 73
Keuken schoonmaken
3 personen
- 74
Zaal schoonmaken
3 personen
- 75
Toiletten controleren
- 76
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 77
Locatie afsluiten
2 personen
- 78
Materialen retourneren
2 personen
- 79
Donatieopbrengst verwerken
2 personen
- 80
Dankbericht versturen
2 personen
- 81
Sponsoren bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Rechthoekige tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 90
- Buffettafelsaantal 3
- Registratietafel
- Veilingtafel
- Kledingrekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 6
- Tafelkledenaantal 12
- Servetten van stofaantal 100
Servies
- Dinerbordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 100
- Soepkommenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 90
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 100
- Champagneglazenaantal 100
- Dinerbesteksetsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
- Opscheptangenaantal 8
- Koffielepelsaantal 100
- Serveerbladenaantal 12
- Waterkaraffenaantal 12
- Broodmandenaantal 10
Decoratie
- Tafelbloemstukkenaantal 10
- Kaarsenaantal 40
- Kaarsenhoudersaantal 20
- Welkomstbord
- Tafelnummersaantal 10
- Menukaartenaantal 90
- Programmaboekjesaantal 90
- Naambadgesaantal 90
- Badgehoudersaantal 90
- Ballonnenaantal 50
- Ballonnenlintaantal 2
- Fotowand
- Klembordenaantal 4
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Laptop
- Beamer
- Beamerdoek
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Inductiekookplatenaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 6
- Mengkommenaantal 8
- Kookpannenaantal 6
- Braadpannenaantal 4
- Maatbekersaantal 4
- Keukentangenaantal 6
- Ovenschalenaantal 8
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
- Bewaarbakkenaantal 20
- Keukenweegschalenaantal 2
Verlichting
- Snoerverlichtingaantal 4
- Staande lampenaantal 4
Schoonmaak
- Schoonmaakkar
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezem en blikaantal 2
- Handvegersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg uiterlijk 3 weken voor het diner vast hoeveel gasten je verwacht en wanneer aanmeldingen sluiten. Gebruik dat aantal voor cateringhoeveelheden, tafelindeling, tafelnummers en het aantal menukaarten en programmaboekjes.
- Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en geef de definitieve aantallen minimaal 7 dagen voor het diner door aan de catering. Noteer per tafel welke gasten een aangepast menu krijgen, zodat dit tijdens het serveren niet wordt vergeten.
- Bevestig leveranciers, reserveringen, sponsoren en veilingitems uiterlijk 1 week vooraf schriftelijk. Controleer tegelijk of elk veilingitem op de veilinglijst staat en of de donatiepagina en betaalwijze werken.
- Plan de opbouw in twee rondes: zet tafels, stoelen, buffettafels en registratietafel eerst klaar, en plaats menukaarten, programmaboekjes, naambadges en decoratie pas nadat de tafelindeling definitief is. Zo hoef je niets opnieuw te verplaatsen.
- Doe houdbare boodschappen enkele dagen vooraf, maar haal verse producten op de dag zelf op en zet dranken minstens 2 uur voor ontvangst gekoeld. Controleer vóór opening ook servies, glazen, bestek, waterkaraffen, afvalbakken en de registratieplek.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet je een benefietdiner organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd voor uitnodigingen, aanmeldingen, sponsoren, veilingitems, catering en een laatste herinnering zonder alles in de laatste week te moeten regelen.
- Hoeveel gasten kun je aan per tafel bij een benefietdiner?
- Reken meestal met 6 tot 8 gasten per tafel, afhankelijk van de tafelmaat en de ruimte. Maak de tafelindeling uiterlijk 5 dagen vooraf, nadat dieetwensen en afmeldingen zijn verwerkt.
- Wanneer moet je de catering voor een benefietdiner bevestigen?
- Bevestig menu en hoeveelheden minimaal 2 weken vooraf en geef de definitieve gastenaantallen uiterlijk 7 dagen vooraf door. Controleer 48 uur voor het diner nogmaals de leveringstijd en eventuele aangepaste maaltijden.
- Hoe regel je betalingen en donaties tijdens een benefietdiner?
- Controleer de donatiepagina en test de betaalwijze minimaal 7 dagen vooraf. Leg bij de registratietafel een duidelijke betaalinstructie klaar en wijs minstens 2 personen aan voor registratie, betalingen en vragen tijdens de avond.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!