Cómo organizar una cena benéfica sin dejar cabos sueltos

Una cena benéfica necesita dos planes coordinados: el de la comida y el de la recaudación. Empieza por fijar el objetivo, preparar la lista de invitados y cerrar cuanto antes el lugar, el menú y los proveedores. Después organiza las inscripciones, las preferencias dietéticas y la distribución de las mesas. La última semana se centra en confirmar pagos, subasta, donaciones, materiales impresos y la compra de productos frescos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Elaborar la lista de invitados
2 personas
2
Redactar invitaciones
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
2 personas
5
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
6
Hacer la distribución de las mesas
2 personas
7
Definir el menú
3 personas
8
Calcular las cantidades de catering
2 personas
9
Confirmar acuerdos con proveedores
10
Hacer reservas
11
Contactar con los patrocinadores
2 personas
12
Reunir los artículos de la subasta
2 personas
13
Preparar lista de subasta
2 personas
14
Comprobar la página de donaciones
15
Preparar el método de pago
2 personas
16
Hacer los folletos del programa
2 personas
17
Preparar acreditaciones
2 personas
18
Imprimir menús
19
Crear números de mesa
20
Enviar recordatorio
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Recoger productos frescos
2 personas
24
Enfriar las bebidas
2 personas
25
Comprobar los ingredientes
2 personas
26
Marcar los alérgenos por separado
2 personas
27
Lavar y cortar las verduras
3 personas
28
Preparar el entrante
3 personas
29
Preparar el plato principal
4 personas
30
Porcionar el postre
3 personas
31
Montar la estación de café y té
2 personas
32
Abrir la ubicación
2 personas
33
Comprobar los espacios
2 personas
34
Montar mesas
4 personas
35
Colocar las sillas
4 personas
36
Colocar el mantel
3 personas
37
Colocar la vajilla en la mesa
4 personas
38
Colocar los cubiertos
3 personas
39
Colocar vasos
3 personas
40
Colocar la decoración de la mesa
3 personas
41
Colocar las cartas del menú
2 personas
42
Montar la mesa de registro
2 personas
43
Montar la mesa de subasta
2 personas
44
Preparar el espacio de presentación
2 personas
45
Probar el equipo de sonido
2 personas
46
Comprobar la iluminación
2 personas
47
Configurar música de fondo
48
Preparar los puestos de trabajo de la cocina
3 personas
49
Dar briefing al personal
3 personas

Evento

50
Atender la mesa de registro
2 personas
51
Recibir a los invitados
3 personas
52
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
53
Guiar a los invitados a su mesa
2 personas
54
Servir el entrante
5 personas
55
Rellenar las bebidas
3 personas
56
Retirar el entrante
4 personas
57
Servir el plato principal
5 personas
58
Retirar el plato principal
4 personas
59
Presentar la gala benéfica
2 personas
60
Dirigir la subasta
3 personas
61
Registrar donaciones
2 personas
62
Servir el postre
4 personas
63
Servir café y té
3 personas
64
Despedirse de los invitados
2 personas
65
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

66
Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
67
Preclasificar la vajilla
3 personas
68
Recoger las mesas
4 personas
69
Apilar las sillas
3 personas
70
Desmontar la decoración
3 personas
71
Recoger la basura
3 personas
72
Lavar la vajilla
4 personas
73
Limpiar la cocina
3 personas
74
Limpiar la sala
3 personas
75
Comprobar los baños
76
Apagar el equipo
2 personas
77
Cerrar el recinto
2 personas
78
Devolver los materiales
2 personas
79
Procesar la recaudación de donaciones
2 personas
80
Enviar un mensaje de agradecimiento
2 personas
81
Agradecer a los patrocinadores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 10
Sillascant. 90
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de registro
Mesa de subasta
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6
Mantelescant. 12
Servilletas de telacant. 100

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazones para sopacant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Copas de champáncant. 100
Juegos de cubiertos para cenacant. 100
Cucharonescant. 12
Pinzas para servircant. 8
Cucharillas de cafécant. 100
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras de aguacant. 12
Cestas de pancant. 10

Decoración

Centros de mesa floralescant. 10
Velascant. 40
Portavelascant. 20
Cartel de bienvenida
Números de mesacant. 10
Cartas del menúcant. 90
Programascant. 90
Credencialescant. 90
Portabadgescant. 90
Globoscant. 50
Cinta para globoscant. 2
Photowall
Portapapelescant. 4

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Proyector
Pantalla para proyector
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Placas de induccióncant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Ollas de cocinacant. 6
Sartenes para asarcant. 4
Jarras medidorascant. 4
Pinzas de cocinacant. 6
Fuentes para hornocant. 8
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Bandejas de almacenamientocant. 20
Básculas de cocinacant. 2

Iluminación

Guirnalda de lucescant. 4
Lámparas de piecant. 4

Limpieza

Carro de limpieza
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escoba y recogedorcant. 2
Escobas de manocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el menú y calcula las cantidades antes de confirmar el catering. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y entrega al proveedor una lista final, no cambios dispersos por correo.
Define el recorrido del dinero antes de enviar las invitaciones: método de pago, página de donaciones y responsable de comprobar cada operación. Haz una prueba al menos 7 días antes de la cena.
Reúne los artículos de la subasta con antelación y prepara una lista con el nombre, la descripción y el valor de cada lote. Si faltan artículos, todavía tendrás tiempo para contactar con patrocinadores.
Envía un recordatorio entre 3 y 5 días antes con la hora, la dirección, las preferencias registradas y las instrucciones de pago. Así reduces preguntas de última hora y errores en la mesa de registro.
Haz una comprobación presencial el día anterior: mesas, sillas, manteles, vajilla, copas, números de mesa, menús y programas. Enfría las bebidas y recoge los productos frescos cuando falten entre 4 y 6 horas para servirlos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una cena benéfica?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva el espacio y los proveedores durante las primeras 2 semanas, y deja la última semana para confirmaciones, impresión, compras y ajustes de invitados.
¿Cuándo se debe enviar la invitación para una cena benéfica?: Envíala entre 6 y 8 semanas antes y fija la fecha límite de inscripción unos 10 días antes. Envía un recordatorio entre 3 y 5 días antes con la información práctica y el método de pago.
¿Cuánta comida y bebida se calcula por persona?: Confirma las cantidades con el servicio de catering según el menú, pero usa como control 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora. Añade agua durante toda la cena y separa las necesidades dietéticas antes de cerrar el pedido.
¿Cuándo hay que preparar la subasta y las donaciones?: Contacta con patrocinadores entre 6 y 8 semanas antes y reúne los artículos como mínimo 10 días antes. Prepara la lista de la subasta y comprueba la página de donaciones al menos 7 días antes del evento.

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