Organiser un dialogue sur la durabilité, étape par étape

Un dialogue sur la durabilité demande plus qu’une bonne liste d’intervenants. Commencez par fixer le lieu, la date, le programme et les thèmes, puis avancez dans cet ordre : intervenants, invitations, inscriptions, contenu et logistique. Prévoyez assez tôt les besoins alimentaires, les supports de présentation et les tests techniques. Le jour même, gardez du temps pour aérer la salle, installer l’accueil et vérifier le son avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Définir le programme et les thèmes de discussion
2 personnes
3
Réserver l’animateur de discussion
4
Inviter les intervenants et les panélistes
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Vérifier les inscriptions et les besoins alimentaires
2 personnes
11
Envoyer un rappel aux participants
12
Confirmer la réservation du lieu
13
Confirmer la réservation du matériel
14
Rassembler les présentations et les vidéos
2 personnes
15
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
16
Préparer les questions de discussion
2 personnes
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Imprimer les programmes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Refroidir les boissons et les aliments
2 personnes
21
Étiqueter le catering par régime alimentaire
2 personnes
22
Récupérer les clés du lieu
23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Aérer la salle
2 personnes
25
Installer la table d'accueil
2 personnes
26
Disposer les chaises en cercle
4 personnes
27
Installer les tables de catering
3 personnes
28
Préparer le matériel d’inscription
2 personnes
29
Préparer les badges nominatifs et les programmes
2 personnes
30
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
31
Raccorder la sonorisation
2 personnes
32
Tester les microphones
2 personnes
33
Préparer les présentations
34
Installer les paperboards et le matériel
2 personnes
35
Préparer le café et le thé
3 personnes
36
Disposer le buffet et les snacks
3 personnes
37
Mettre en place le tri des déchets de façon visible
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
39
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

40
Accueillir les intervenants
2 personnes
41
Enregistrer les participants
3 personnes
42
Servir le café et le thé
3 personnes
43
Présenter l’ouverture et le programme
44
Présenter les intervenants
45
Animer la première session de contenu
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner les snacks de pause
2 personnes
48
Encadrer la pause
3 personnes
49
Animer les tables de discussion
6 personnes
50
Recueillir les résultats des échanges
6 personnes
51
Ouvrir le buffet
2 personnes
52
Servir le buffet et les boissons
4 personnes
53
Réapprovisionner le buffet et les tables
3 personnes
54
Rassembler la vaisselle
2 personnes
55
Animer la deuxième session de fond
2 personnes
56
Noter les actions sur le paperboard
2 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Animer la séance de questions en plénière
2 personnes
59
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
60
Résumer les recettes
2 personnes
61
Présenter la clôture et les prochaines étapes
62
Guider les participants vers la sortie
2 personnes

Suivi

63
Emballer en toute sécurité le catering restant
3 personnes
64
Éteindre l’équipement
2 personnes
65
Faire la vaisselle
4 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
68
Nettoyer la cuisine
3 personnes
69
Nettoyer l’espace
3 personnes
70
Nettoyer les toilettes
2 personnes
71
Effectuer le contrôle du site
2 personnes
72
Fermer le lieu
73
Retourner le matériel
2 personnes
74
Retourner le matériel restant
2 personnes
75
Envoyer un message de remerciement aux intervenants
76
Partager les recettes avec les participants
2 personnes
77
Envoyer les actions aux personnes concernées
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 80
Tablesqté 10
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portableqté 2
Microphones sans filqté 2
Câble HDMIqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Piles rechargeablesqté 12

Présentation

Chevalets de conférenceqté 6
Papier pour chevaletqté 8
Tableaux blancsqté 3
Marqueursqté 30
Post-itqté 12
Stylosqté 80
Ruban adhésifqté 6
Chemises à pinceqté 70

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 80
Formulaires d’inscriptionqté 90
Flyers du programmeqté 90
Panneaux de directionqté 8

Décoration

Chemins de tableqté 10
Plantesqté 8

Éclairage

Lampes de table LEDqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 8
Étiquettes alimentairesqté 40

Nettoyage

Bacs de tri des déchetsqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balais à mainqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’inviter les intervenants. Faites confirmer la réservation du lieu et du matériel au moins 3 semaines avant la rencontre, surtout si vous utilisez un vidéoprojecteur et plusieurs microphones.
Donnez une structure précise aux échanges. Préparez les questions de discussion et le déroulé au moins 7 jours avant, puis envoyez aux panélistes les horaires, le format et la durée prévue de chaque intervention.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est assez stable. Demandez les besoins alimentaires dans le formulaire, contrôlez-les une deuxième fois 3 à 5 jours avant et étiquetez clairement le catering par régime alimentaire.
Rassemblez les présentations et les vidéos plusieurs jours à l’avance. Testez chaque fichier sur l’ordinateur portable prévu, avec le câble HDMI, l’écran de projection et les enceintes, puis gardez une copie de secours.
Réservez un vrai créneau pour l’installation. Récupérez les clés, ouvrez et aérez la salle au moins 90 minutes avant l’arrivée du public, installez la table d’accueil, les badges, les programmes et vérifiez les piles rechargeables des microphones.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un dialogue sur la durabilité ?: Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer le lieu, réserver l’animateur, inviter les panélistes, ouvrir les inscriptions et régler les besoins alimentaires.
Quand envoyer les invitations pour un dialogue sur la durabilité ?: Envoyez une première invitation environ 4 semaines avant l’événement, avec la date, le lieu, les thèmes et le formulaire d’inscription. Faites partir un rappel 5 à 7 jours avant, en demandant de signaler toute modification alimentaire.
Combien de temps prévoir pour tester le matériel audiovisuel ?: Prévoyez au moins 45 minutes de test avant l’ouverture des portes, en plus du temps d’installation. Vérifiez les présentations, les vidéos, le câble HDMI, le vidéoprojecteur, les enceintes et chaque microphone sans fil.
Quand préparer les badges et les programmes ?: Préparez les badges nominatifs et imprimez les programmes 2 à 3 jours avant, une fois les inscriptions suffisamment stabilisées. Gardez quelques supports de badges et feuilles vierges pour les changements de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.